最近メールに代わって使われているビジネスチャットですが、100％メールの代わりに使えるかと言えばまだまだメールでなくては困る場面があったりするものです。そこで今回はビジネスチャットとメールの違いや使い分けについて説明していきたいと思います。
ビジネスチャットを使用するメリット
業務効率化を進める目的のツールであるビジネスチャットは今後更に普及が進む事は間違いありません。それではどのようなメリットがあるか見て行きましょう。
多人数でのコミュニケーションが取りやすい
ビジネスチャットは部署単位・プロジェクト単位でチームを作り、チームメンバーで情報を共有することが出来ます。宛先を何度も選択することなくメンバー全員に対してコミュニケーションを取る事が出来るためチームで仕事をする時にメリットを感じる事が出来るでしょう。
結論を素早く出す事が出来る
ビジネスチャットは直接話をしているのと同じくらいのコミュニケーションが取れますのでメールを送り合うより圧倒的に早く結論が出る事は当然です。特にテレワークが進む現在の環境ではチームで情報を共有しながら気軽に意見言い合い結論を導き出すにはうってつけのツールとなります。
情報共有が簡単でスピーディー
「お疲れ様です」や「お世話になっております」等の定型文書はビジネスチャットでは不要とされる事が大半です。また宛先の選択や画像や動画の添付もメールと比べると非常に簡単です。1回だけの作業であれば大した差ではありませんが、何度も作業する人にとってこの積み重ねは大きな時間短縮となります。
ビジネスチャットのデメリット
良い事ばかりのように見えるビジネスチャットですが、実はデメリットもあります。
チーム内での過剰なコミュニケーションによる生産性の低下
ビジネスチャットはコミュニケーションが簡単に取れるとても便利なツールでありますが、仕事以外のコミュニケーションも簡単に取れてしまいます。過剰なコミュニケーションにより仕事以外のやり取りが発生して生産性の低下を招く原因となるので注意が必要です。
対面でのコミュニケーションの減少
ビジネスチャットでコミュニケーションをとる場合、文面の言い回しによっては本当に伝えたい事が正しく伝わらないリスクがあります。気軽に相手に伝えることができる反面、相手を不快にさせてしまうリスクを理解して利用する必要があります。詳細を伝えたい時や文面では表現しづらい案件は対面や電話でコミュニケーションをとる事も大事です。
社内で隣に座っている同僚にビジネスチャットで連絡する方もいるようですが、対面でのコミュニケーションが可能な場合は相手の顔を見てお話しした方が正しく意図が伝わるでしょう。
情報漏洩のリスク
簡単に情報共有ができるビジネスチャットでは情報漏えいのリスクがあります。社内メールでは中々起こり難いですがハッキングや機密情報を誤って顧客などに送ってしまったというトラブル事例がたくさんあります。送信先の確認には十分注意して使用する必要があります。
メールを使用するメリット
ビジネスチャットの浸透によってメールは廃れていくのか？とお思いの方、そんな事はありません。状況によってはまだまだメールが活躍する場面がありますのでメールのメリットについて確認してみましょう。
フォーマルな場面での利用
顧客に対する謝罪文や報告書などはビジネスチャットでお伝えすると失礼に受け取られてしまう場合があります。その点、メールでの報告は一般的には失礼に当たらないと言われておりますのでフォーマルな場面ではメールでの報告が良いとされています。
相手の時間を拘束する事が無い
ビジネスチャットは会話をしている様にやり取りされますがメールは相手が見たい時・見る事が出来る時に見るものです。忙しいお相手や遅い時間に送ってもさほど失礼には当たりません。急ぎの案件でなければ相手の都合も考慮してメールでお伝えする気遣いも大事です。
簡単に検索・履歴確認ができる
ビジネスチャットはドンドン会話が進んでいきますので過去の案件を見直したい時に遡って検索する事が手間となってしまいます。メールでは受信日時や相手の名前、キーワードなどで検索する機能がありますので過去の案件を素早く探し出す事が可能です。
メールのデメリット
ビジネスチャットと比較してメールのデメリットも紹介します。
相手が見てくれたかどうか分からない
ビジネスチャットでは相手がメッセージを読んだかどうかの“既読”機能が備わっている場合がありますが、メールにはその機能がありません。忙しい相手を気遣ってメールで送ったとしてもメールを見た上で返信を検討中なのかそもそも見ていないのかがわからず、相手からの返信を待っているのにメールを見たかどうかの確認をするにも気が引けてしまい案件が中々進まないというデメリットがあります。
メッセージの削除ができない＜
ビジネスチャットにはメッセージの取り消し機能があり、送ったメッセージに誤りや間違った表現があった場合に相手が見る前であればメッセージを取り消すことが出来ますがメールは一度送ってしまうと取り消す事が出来ません。送信前は内容に不備が無いか必ず確認してから送信するようにしましょう。
事ではどのように使い分けたらいいの？
ビジネスチャットとメールのメリット・デメリットについてご理解頂けたかと思います。そこで、仕事ではどんな場面で使い分けるのかを説明致します。
チーム内で連絡を取る場合
社内チームでの情報共有はビジネスチャットでのコミュニケーションが非常に有効です。積極的に活用し業務効率化を図ると良いでしょう。
社内での文書を共有する
比較的規模の大きな会社ではあまり親しくない方もいる場合がほとんどです。
そんな場面ではどちらかと言うとフォーマルな使い方として社内メールを使う方が間違いないかと思います。
謝罪の挨拶など
謝罪の挨拶などは前述でお伝えした通りメールでの報告が基本です。ビジネスチャットでお伝えする事は失礼と受け取られる場合が多いのでメールで連絡する方が無難です。
送る相手や内容によっての使い分け
重要なクライアントや役員報告などはビジネスチャットではなくメールで報告するようにしましょう。最終的な決定事項を伝える時などもメールで最終報告をする事が一般的です。
履歴を残すかどうかで使い分ける
ビジネスチャットは過去の送信履歴を削除する機能が備わっています。その点メールには送信履歴が残りCCで送った関係者のメールは他人が消す事が出来ません。重要な案件などはメールで伝えると安心です。
急ぎ案件である場合
ビジネスチャットにはプッシュ通知機能が備わっています。スマホでも確認することが出来るため出張先でもリアルタイムに確認する事が出来るため急ぎ案件を伝えたい時はビジネスチャットでの伝達が有効です。
まとめ
ビジネスチャットとメールの違いと使い分けについてご理解頂けたでしょうか？どちらも一長一短ありますがテレワーク化が進んだ現在ではビジネスチャット導入による業務の効率化は必須条件となってきております。リスクを理解し未然に防ぐ体制を整えた上でビジネスチャットとメールを上手に使い分けましょう！
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