まざまな機能を使用することで、無駄をなくし業務の効率化を実現できる「ビジネスチャット」。ビジネスチャットの導入により生じるメリットはたくさんあります。一方で、ビジネスチャットを使用すさることで生じるデメリットがあることも知っておかなければなりません。
本記事では、以下の流れでビジネスチャットについてご紹介しています。
- ビジネスチャットの課題
- ビジネスチャットの注意点
- ビジネスチャットの問題点
- ビジネスチャットを活用するリスクを踏まえた上での導入を検討
これからビジネスチャットを利用する人は、本記事を参考にリスクがあることを深く理解し、導入するのか否かの検討をしてみてください。
目次
ビジネスチャットの課題
チャットが続いて息抜きができない
ビジネスチャットで気軽なやり取りが可能になったことでコミュニケーションの量は増えますが、チャットの返事に追われ自身の仕事がはかどらないというデメッリトがあります。
一日中チャットを使用しているうちに、仕事をした気になって業務が進まず、また継続的にメッセージが続けば息抜きをする時間がなくなり、窮屈さ感じることもあります。
情報が流れてしまい見落としが発生する
グループチャットへの参加人数が多くなれば自然とメッセージのやり取りも多くなり、重要な情報が流れてしまう可能性があります。
仕事やほかの要件で少し離れていた間にグループチャット内でメッセージが溜まっているということもあるでしょう。そういった場合に自身に関連する情報を探すのに時間がかかってしまったり、情報を見落としてしまう恐れがあります。
返信しなければいけないというプレッシャーが生じる
ビジネスチャットではリアルタイムなコミュニケーションが可能になりました。迅速なコミュニケーションが期待されているので、見たらすぐ返事をするという意識がプレッシャーになることもあります。
また、返事を待たずに気軽にメッセージを送ることができるため、受け取った相手は催促されていると感じることもあります。
ビジネスチャットの注意点
導入コストが生じる
ビジネスチャットを導入する際にはソフトのダウンロード費用、さらに社内に定着するまで継続的に研修や周知を行う必要があるので手間とコストがかかります。
若手から年配社員まで個人の適応能力も様々なので、すぐに適応する人もいれば使いこなすまでに時間がかかる場合もあります。浸透させるまでに経営陣や人事にはそれなりの時間がかかります。
また、ビジネスチャットソフトには無料のものもあれば月々の利用料も発生する場合もあので、導入する際は機能や使い勝手と時間的・経済的コストの費用対効果を考える必要があるでしょう。
情報漏洩に注意する
ビジネスチャットは社内外関係なくネット環境かあればどこからでも利用ができます。また、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスからのアクセスも可能です。
そのためセキュリティが弱いとパスワードが盗まれるというケースも発生するので、セキュリティ対策はしっかりと行う必要があります。
基本的に備えたいセキュリティ対策としては以下が挙げられます。
- ユーザー認証：IDやパスワード以外の多要素認証やユーザーごとのアクセス制限ができること
- 情報漏洩対策：端末紛失時の情報漏洩を防ぎ端末にデータが残らないこと
- 監査機能：管理者が監査用にログを保存や出力ができること
- パスワード暗号化：パスワードが暗号化された状態でデータベースに保存されていること
- ウイルス対策：添付されたファイルなどに対して常にウイルス監視がおこなわれていること
- サーバー環境：通信やデータが暗号化されていること
- キャッシュ削除：キャッシュ（一時的にためておいたデータ）を残さないこと
社内ルールを決めておく
ビジネスチャットを使用する際に従業員それぞれの伝達方法や使用方法が違うと、便利なはずの機能が複雑化し余計なコストが発生します。そこでビジネスチャットを効率的に使用するためにあらかじめ社内でルールを決めて、ビジネスチャットに対する共通の認識を作っておくことが大切です。
例えば、チャットの利用時間を決め勤務時間外の使用を控えて、仕事とプライベートのメリハリをつける。個人的な指摘はグループではなく個人チャットを使用する、など相手の気持ちも配慮して使用しましょう。ルールを守り有効的に活用すれば無駄なコストが省け、作業も効率化し円滑なコミュニケーションにつながります。
ビジネスチャットの問題点
必要のないコミュニケーションが発生する
気軽なやり取りができるようになったことで、必要のないコミュニケーションが発生するというリスクもあります。例えば、初めは仕事の話をしていたのにだんだんと話が脱線し関係のない会話が続いてしまう。また自分で資料を見て確認できるような内容をメンバーに気軽に問いかけてしまったりするなど、無駄なやり取りが増えてしまいます。
リアルタイムで行われることで一部の人が業務に関係のない会話をしてしまうと、ほかのメンバーも作業を中断し、メッセージを確認しなければいけなくなります。その度に集中力も途切れ全体の作業効率が下がってしまいます。
こういった事態を避けるための対策としては、チャットでのプライベートなやり取りは禁止し、上役がグループ内にいる状態にすることが有効的です。送る側は相手の都合や状況も考えて本当に必要な内容なのかを確かめ、送るようにしましょう。
社内への浸透が難しい
ビジネスチャットが社内へ浸透するまでには時間がかかります。システムに柔軟に対応できる社員もいれば、新しいシステムに慣れるまでに時間がかかる社員もいます。一部の社員だけが積極的に利用しても、社員間での情報格差が生まれてしまうため効率的に作業を行うことはできません。
そのため導入して終わりではなく、社員全員がシステムを理解し使いこなせるようになるまで適宜、研修などの機会を作ることが重要です。
また、導入する際には目的を明確にし社員全体に共有することで、積極的に学び活用しようという雰囲気がつくられます。
対面コミュニケーションができなくなる
チャットでは資料や画像ファイルなど、言葉で表現するのが難しい情報を共有できる便利な機能です。ですが、テキストのみのやり取りになるので細かなニュアンスや雰囲気が伝わりにくく誤解をまねき大きなトラブルにつながる危険性もあります。
使用する際は相手の気持ちを十分配慮して文章に絵文字を加えるなど、相手へ正確に感情が伝わるように意思疎通をはかりましょう。また定期的に対面コミュニケーションの機会をつくり誤解やトラブルを回避できるよう、社員間の交流を深めることも重要となっていきます。
ビジネスチャットを活用するリスクを踏まえた上での導入を検討
本記事ではビジネスチャットにおけるデメリットや注意点についてご紹介しました。
迅速なコミュニケーションや情報共有が可能になり、うまく活用できれば大幅な作業効率アップにつながります。ですが使用方法を理解していないと作業の邪魔になってしまう可能性もあります。
グループウェアの導入にはリスクもありますが、どのような費用対効果が生まれるかなどを理解し、自社にあったグループウェアを検討してみてください。
なお、ビジネスチャットツールには無料で始められるものもあります。まずは一部の部署やメンバーで気軽に試してみるのもいいでしょう。
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