ビジネスチャットで大切な5つのマナーとは?おすすめツールも紹介

現代のビジネスでは、業務効率化の重要性が高まっています。そんな中で、「ビジネスチャット」を導入する企業が職種を問わず増えています。ビジネスチャットは、オンラインで離れた社員と手軽に会話が行えるツールです。

ビジネスチャットを使いこなすことで意思疎通の無駄が減り、業務効率化につながります。しかし、手軽に使えるビジネスチャットにも、知っておくべきマナーが存在します。マナーを知らずにビジネスチャットを使うと、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。

そこで、本記事ではビジネスチャットで気を付けるべきマナーや、ビジネスチャットが使えるおすすめツールをご紹介します。ビジネスチャットで快適なコミュニケーションを実現したい方は、ぜひご覧ください。

なお、これからビジネスチャットの導入を考えている方は、こちらの記事で基本事項を押さえておくと良いでしょう。

導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは?

ビジネスチャットで気を付けるべき5つのマナー

ビジネスチャットは、メールよりも手軽に意思疎通が行える便利なツールです。しかしマナーに気を付けずに使うと、相手に迷惑をかけてしまうことも。ここでは、ビジネスチャットで気を付けるべき5つのマナーをご紹介します。

マナー1:ビジネスの会話であることを意識する

ビジネスチャットはその名の通り、あくまでビジネス向けの会話ツールです。しかし意思疎通の手軽さゆえに、馴れ馴れしい言葉づかいや失礼な発言をしてしまうことも。ビジネスマナーに欠けたやり取りは、相手に不快な思いをさせるだけでなく、自分の社内評価を下げる恐れもあります。

ビジネスチャットであっても口頭での会話と同じように、基本的なビジネスマナーを意識しましょう。目上の相手はもちろん、同期や後輩にも丁寧な言葉づかいを心がけるべきです。とはいえ必要以上にかしこまり過ぎると、会話のテンポが悪くなってしまいます。「お疲れ様です」といった定型挨拶の多用は避けましょう。

マナー2:情報を小出しにしない

ビジネスチャットだと、メッセージを入力して送信ボタンを押すだけで相手に情報伝達できます。だからといって、情報を小出しにして展開するのは避けましょう。たとえば、伝えるべき内容が3点あるのに1点ずつ細かく分けて送信するのは、おすすめしません。

情報を小出しにすると、何度も送信ボタンを押すこととなります。すると相手のデスクトップに何度もメッセージの通知が表示されてしまい、煩わしく思われるでしょう。相手にストレスを与えないように、情報は極力まとめて送信することをおすすめします。

マナー3:レスポンスは迅速に

相手からのメッセージには、できる限りスピーディーに返信することを心がけましょう。ビジネスチャットは、緊急性の高い依頼や問い合わせに使われることも多くあります。すぐに返信しないと、相手の業務に支障が出るかもしれません。

とはいえ、正確な回答をすぐに出せない問い合わせも、時にはありますよね。そういった場合でも、「5時までに回答します」などと回答期限を明記して返信するべきです。そうすることで、相手がこちらの動きを把握でき、連携がスムーズになります。

マナー4:グループチャットの使い方に気を付ける

3人以上のメンバー間でやり取りする「グループチャット」の使い方には、注意が必要です。相手が複数いるので、うまく情報共有しないと誤解が発生する恐れもあります。特定の相手に質問する場合は、必ず個人名を記載しましょう。

また、グループチャットで特定の相手との個人的な会話は、極力避けるべきです。グループ全体に展開する必要のないやり取りは、1対1の「ダイレクトチャット」で行いましょう。もちろん雑談用のチャットルームなどの場合は、多少の個人的な会話があっても問題ありません。

マナー5:口頭やメールでのやり取りと使い分ける

便利なツールとはいえ、いつでもビジネスチャットを使えば良いという考えは禁物です。たとえば、役員クラスの相手へビジネスチャットで重要な報告を行うのは、失礼だと感じる方が多いでしょう。このようなケースは、口頭またはメールを使う方が無難です。

また、同じオフィスで近い席にいる相手にビジネスチャットを使うと、「顔を合わせるのが嫌なのか」と受け取られてしまうことも。個人的な相談で他の社員に聞かれたくない場合などを除き、口頭で行えるレベルのやり取りは口頭で行いましょう。

ただし最近ではコロナウイルスの感染が拡大しており、口頭のやり取りだと感染リスクを高めてしまいます。こうしたリスクを低減すべきという共通理解があれば、近い席の相手とビジネスチャットでやり取りするのも良いでしょう。

ビジネスチャットを導入するなら「グループウェア」がおすすめ

これからビジネスチャットを導入するという方には、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションに特化したITツールで、ビジネスチャットを始めとした豊富な機能があります。

ビジネスチャットを導入する方のほとんどは、業務効率化が目的ですよね。グループウェアを導入すると、ビジネスチャットはもちろん下記の機能も利用できます。結果として、飛躍的に業務効率をアップさせることが可能です。

この他にも、さまざまなシーンで業務効率化できる機能が存在します。グループウェアでできることを詳しく知りたい方は、次の記事をご一読ください。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

グループウェアで、ビジネスの無駄をなくしましょう!

今回は、ビジネスチャットで気を付けるべきマナーや、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。

ビジネスチャットはマナーを守って、正しく使うことが大切です。そうすることで、お互いが快適に仕事できるのはもちろん、業務効率のアップも期待できます。

そして、ビジネスチャットを導入するならグループウェアが最もおすすめです。幅広いビジネスシーンの無駄をなくしたい方は、ぜひグループウェアをご利用ください。

アイポの「ビジネスチャット」

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