ビジネスにおいて、コミュニケーションはとても重要です。これまでさまざまな手法が考えられてきましたが、スピーディな展開を求められる時代となり、円滑かつ効率的な方法をとらなければいけません。
その方法として、掲示板の利用や書類の回覧も使われてきましたが、情報伝達の漏れなどが生じるケースが多く、狙い通りの効果が期待できなかった部分があります。そこで活用が進んだのがビジネスでチャットであり、グループウエアの活用とともに広がりました。ビジネスチャット導入で、多くの変化をもたらしますが、しっかりとメリットがあるかを判断しなければいけません。
目次
ビジネスチャット導入で何が変わるか
コミュニケーションツールとしてビジネスチャットを導入すると、情報伝達がスピーディで効率的に変化します。これまでになかった効果を生み出したため、多くの企業が利用するようになりました。テレワークへの活用も進んできている中、どのような変化をもたらしてくれるのかを知るのが導入の大事なポイントです。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、コミュニケーションツールとして使われているチャットのシステムを指します。現在ほとんどの企業で、業務にパソコンが使われるようになりました。そこで一般的にはメールでやり取りをするようになりましたが、どうしても時差が生まれる問題を抱えます。コミュニケーションにはリアルタイム性が重要です。時間がかかれば、それだけ効率が下がります。
チャットでは、メールのような挨拶など、本来無駄な文章も省けるため、即時性にも違いが生まれるのです。業務効率を引き上げるためにビジネスに特化しています。さまざまな機能がありますが、セキュリティ面も向上しているのが、一般的なソフトとの違いです。
ビジネスチャットの基本機能
ビジネスチャットが持つ機能は、一般のチャット機能だけではありません。
他にもさまざまな機能が集約されており、ビジネスで活用できるシステムが構築されてきました。
・チャット機能
メールとは異なりリアルタイムでコミュニケーションがとれる機能です。
素早くメッセージのやり取りできるため、メールよりも時間効率が格段にアップします。
・グループ作成機能
ビジネスとして、個人単位ではなくチームやプロジェクト単位でコミュニケーションをとる機能です。
必要に応じてメンバーを入れ替えられるため、必要な情報伝達に活用しやすくなります。
・ファイル共有機能
メールと同じように、さまざまな情報を共有できる機能です。
画像や動画も共有できるため、チャットを活用する際にも、情報を伝達しやすくなります。
・タスク管理機能
タスク管理機能は進行状態の把握に活用できます。
カレンダーなどと連動させれば、スケジュール管理をさらに効率化できるでしょう。
グループウエアなどとの連携で、さらに幅が広がる機能です。
・音声チャットビデオチャット
文字だけのコミュニケーションではなく、音声や映像でのやり取りができる機能です。
ビジネスチャットとして重要な意味を持っており、会議などでも活用できます。
・ビジネスチャットで得られる効果とメリット
ビジネスチャット導入することでさまざまな効果を発揮しますが、中で重要なのは、会話形式でメッセージをやり取りすることです。リアルタイムで、会話をキャッチボールするため、コミュニケーションに重要な意味を持ちます。短い言葉で済ませるため、素早く情報伝達ができるのもメリットです。
その分だけ意思決定のスピードが速くなります。ファイル共有機能を活用すれば会議をしなくても、素早く済ませられるケースが増えるのです。それだけ生産性の向上に寄与してくれる機能と言えるでしょう。実際に音声チャットやビデオチャットの機能も含めて活用すれば、さらに高い効果を得られます。
素早く意思伝達ができる点でコミュニケーションを活発化できます。メールではどんなに機能を使っても最終的に一対一の形ですが、グループチャット機能なら複数の人と情報共有が可能です。チャットに参加しなくても、どのようなやり取りが行われているか分かります。会話調で利用するとルールを定めれば、これまでのような堅苦しさもありません。どうしても壁となる部分を取り払えるため、コミュニケーションを向上させるきっかけとなるでしょう。
一般的なチャット機能とは違い、ビジネスチャットにはセキュリティ面も考慮されています。ビジネスで活用する以上、情報漏洩の危険は限りなくゼロに近づけなければいけません。安全性の高いセキュリティシステムが組まれており、他にシステムを構築したりする必要もなくなります。
ビジネスチャットのデメリットと注意点
ビジネスチャット導入すれば、優れたメリットが生まれるのは間違いありません。しかし、どんなものでもメリットばかりではなくデメリットも生じます。
問題はデメリットを解消できるかにかかるため、内容を理解しておく必要があります。
ビジネスチャットの教育とコスト
ビジネスチャットを活用するためには必ずイニシャルコストがかかります。
さらに毎月ランニングコストが発生するため、コストの工面はデメリットです。
実際にビジネスチャット導入したから誰でも使えるわけではありません。ルールの設定も必要ですし、自社の環境に合わせた教育も施す必要があります。このような教育コストもデメリットですが、グループウエアなどを同時に導入すれば、一緒に教育を施せます。教育コストを有効活用するポイントです。
情報の確認が難しい
ビジネスチャットの最大のメリットはリアルタイム性にあります。メールよりも即時対応がしやすくなりますが、多くのメッセージを受け取ってしまうと確認が難しくなるのがデメリットです。情報の確認が難しくなれば、業務効率はアップしません。そのため管理機能が重要であり、適切な状態で利用できる環境整備が必要です。グループウエアを活用することで、スマートな利用ができます。
目的に合わせて導入する
ビジネスチャット導入する場合には、どのような目的があるのかはっきりさせなければいけません。これまでメールでのやり取りや会議での不満は何かを明確にします。その結果、ビジネスチャットが有用である結論に結びつくかどうかです。他の問題が解決できないのなら、ビジネスチャットは有効活用できません。費用対効果も下がるため、目的に合わせた導入が大切です。
組織と機能のマッチ
自社の組織と機能がマッチするかも検討しなければいけません。ビジネスチャットにはさまざまな機能がありますが、どんな企業でもメリットが生まれるとは限らないからです。グループウエアの一つとしてビジネスチャット導入する方が、効率的な場合も少なくありません。単一の機能だけでは組織にマッチしない可能性もあるため、導入前には十分な検討が必要です。
使いやすさ
新しいシステムを導入するにあたって、使いやすいかどうかは非常に大きなポイントです。慣れた人でもシステムを使いこなすために時間がかかります。これまでチャットシステムを使ってこなかった人にとって、さらに大きなハードルが待っているでしょう。どんなに優れた機能があっても、使いにくいものであれば宝の持ち腐れです。
システム側で改善できない場合には、社内で教育会などを開き、サポートする体制づくりも必要になります。問題点を事前に把握するために、ヒアリングするなど準備も欠かせません。
ビジネスチャットはグループウエアとともに
ビジネスチャット導入する上で重要なことは、自社の業務効率が改善できるかです。効率がアップしないのなら、費用対効果もあがらず、導入する理由がありません。幅広い面でカバーする必要も出るため、ビジネスチャット単一ではなく、ツールが詰まったグループウエアの利用を検討するべきです。
ビジネスチャットの使い方も広がりますし、効率化も強力に推進できます。特にテレワークを進めるのなら、ビジネスチャット単体よりもグループウエアと共に活用する方がいいでしょう。
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