これでビジネスも変わる!押さえておきたいスケジュール管理術のポイント

ビジネスの成果につながるスケジュール管理術

ビジネスの場でできる人は、自分なりのスケジュール管理術を持っています。自分の能力を発揮するだけではなく、スケジュール管理ができなければ、仕事の成果につながりません。取引先などからの信用にも影響してきます。

スケジュール管理術を身につけると、ビジネスの見方も変わってきます。日ごろの仕事の取り組みにも変化を見せるため、苦手な人も自分を振り返ることが大切です。

ゴールをはっきりさせ効率化を目指す

スケジュール管理術を身につけていない人の特徴は、仕事の効率が悪いだけではありません。常に結果も出せないでいるでしょう。

理由は明白で、単純にゴールが見えておらず、何をしたらいいのかわからない状態に陥っているからです。ゴールが分からなければ、何から手をつけていいのかはっきりしませんし、必要なタスクが何かが見えてきません。常にズルズルとした状態の中でビジネスを進めるのです。

どんな仕事にも締め切りがついてきますか、ゴールから逆算してこなければスケジュールが立てられません。行き当たりばったりになりやすい要因です。ここからスケジュールを立てても、結論が見えてこないあいまいなものになります。つまり、まったく優先順位が分からない状態なのであり、改善していかなければいけません。

なぜスケジュール管理術を身に着けるべきか

ビジネスにおいて、効率化は永遠のテーマです。常に追いかけていくポイントですが、効率化を目指す根幹はスケジュールにあります。無駄をなくし優先順位をはっきりさせ、必要な時に必要なことができるからです。スケジュールをうまく組み立てられると、予期しない事態が起きても、対応しやすくなります。どのような角度から見ても、生産性を最大化するためにはスケジュール管理術が必要なのです。

残業負担の軽減にも役立ちます。スケジュールを管理する術を持つと、どのような組み立てをすればいいのかが分かり、できることとできないことがはっきりするのです。もちろん、急ぎの仕事があればスケジュールの変更を余儀なくされます。それでも残業負担は最小限にできるでしょう。就業時間内でどのようにやりくりするべきか、すぐに見えるからです。

ビジネスのスケジュール管理術のポイント

IT化が進む中、ビジネスのスケジュール管理術のポイントは変わりません。問題はポイントを押さえて、どのようなツールを選び使っていくかにかかっています。このポイントを理解していないと、ITツールも活用できずに終わってしまうのです。できる人は、このポイントをうまく活用していくからこそ、ビジネスでも差がつきます。

仕事の優先順位

仕事には必ず優先順位が存在します。優先順位を左右する要因にもいろいろとあり、緊急性を要するものや、納期が近いもの、単価で選択する場合もあるでしょう。そこで重要度と緊急度で判断しなければいけません。

考え方の根幹にあるのは、あとに回したらどのようなリスクが発生するのか、ミスの許容範囲、優先したことでのメリットなどがあげられます。しかし、こんな簡単に分けられない場合もあるはずです。つまり、こうした基準は最初に判断する条件であり、そのほかのことも加味して優先順位を決めなければいけません。

時間の正確な見積もり

スケジュール管理術として重要なのは、このタスクがどれぐらいの時間を必要とするか正確な見積もりです。正確にどれぐらい時間が必要か、それは自分だけではなく他の人も影響されるかを判断しなければいけません。
ビジネスにおいて、誰もが同じ速度でタスクをこなせるわけではありません。得意なものもあれば、苦手なものもあるでしょう。さまざまな要因で変動する可能性もあるはずです。

スケジュール管理術を身につけている人は、正確に見積もりを出していきます。さらに、リスクを含めた計算もしており、何かあった時にすぐに対応できる余裕を持たせているのがポイントです。あまりにもタイトな時間設定は、どこかで破綻をきたすリスクを増やします。

時間の正確な見積もりは、ITツールを使っても行わなければいけません。どんなに高機能なITツールを使っていても、これは解消できる問題ではないからです。
正確な見積もりができる人は、将来にわたってもデータを生かします。過去にこれぐらいの速度でタスクができたことを新たに生かすからです。経験が生きてくる部分ですが、リスクマネジメントの部分でも、優れた能力を発揮するでしょう。優先順位を生かすためにも、時間の見積もりはできるだけ正確に行えることがスケジュール管理術では重要になるのです。

シンプルな形の追求

スケジュール管理術というと、さぞかし細かなスケジュールが書き込まれており、事細かに注釈が入っているだろうと想像するでしょう。しかし、どんな優れたITツールを使ったとしても、シンプルな形のスケジュールにかなうものはありません。理由は分かりやすくなるからです。

細かなスケジュールを作り上げるのは、現在のITツールから見ても難しいことではありません。さまざまなITツールなどを組み合わせる方法もあります。アナログな方法の組み合わせもあるでしょう。複雑に組み合わせていくと、だんだんとスケジュール管理をするために管理している状況になるのです。これが落とし穴といっていいでしょう。どんなツールでも同じですが、ツールを使うために管理をするのではありません。スケジュールが管理できればいいのです。

プライベートの管理も同様です。ビジネスのスケジュール管理術にたけた人は、プライベートも分けません。すべて同じ形で一元管理してしまいます。もちろん、職場のITツールでプライベートの管理まで手を伸ばすのはプライバシー漏洩の危険性もはらみますので、すべて一元化するべきではありません。しかし、手慣れた人はできるだけ手間を減らせる方法を考えています。スケジュール管理に時間をかけるのではなく、シンプルで分かりやすく素早くできる方法を選ぶのです。

習慣化する

どんなにうまくスケジュール管理ができても、続かなければ意味がありません。スケジュール管理術とは、習慣化することなのです。

習慣化にもいろいろなポイントがありますが、なによりもすぐに記録することです。やれることはすぐにでも始めることが大切ですが、予定が入ったらすぐに記録しなければいけません。ここがスタート地点だからです。スケジュール管理ができない人は、あとでいいと思うでしょう。それが習慣化を妨げるのです。あとではなく、今が重要なのを忘れてはいけません。

ITツールをうまく使ってスケジュール管理術を身につける

現在のITツールを使うと、特別なスケジュール管理術はいりません。基本的な機能は、どのようなものを使ってもそろっているからです。ポイントになるのは、使う側の意識と行動にかかっています。優先順位をつけるとしても、時間のかかり方を理解するとしても、入力する側の判断に大きく左右されるからです。

ITツールの能力もあるでしょう。単一の機能の問題ではなく、複数のツールとともに使えるかも検討しなければいけません。単一のスケジュール管理ソフトだけでは、横断的な使用は難しくなります。操作も違いますし、入力データの違いも生まれるからです。こうした問題は、入力に時間をかけることにつながります。スケジュール管理術の足を引っ張ることになるので、ITツール選びは十分に注意しましょう。

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