ビジネスにおけるコミュニケーションロスとは?対策の方法もご紹介

2021/11/15

新たに顕在化してきたコミュニケーションロス

企業の置かれている状況は年々変化します。以前は顕在化していなかった問題も、現在ではとても大きな影響を与えている場合も少なくありません。

コミュニケーションロスもそんな影響を与える要因のひとつです。どこでも起こりうる可能性がある以上、ビジネスとしてコミュニケーションロスとは何かを理解し解決策を打っていかなければいけません。

ビジネスにおけるコミュニケーションロスとは何か

コミュニケーションロスという言葉から想像するのは何でしょうか。多くの人がコミュニケーションをしていない状況と考えがちですが、これは勘違いです。コミュニケーションロスとはコミュニケーション不足から起きるミスや失敗のことを指しています。
代表的な例は昔からあることです。情報伝達がうまくいっておらず、結果に問題を生じたのなら、これはコミュニケーションロスといえます。

学校を例にとると、父兄が集まり何かの会議をしなければいけなかったとします。子どもたちに対し先生が会議をする旨を伝えて欲しいと話しました。子どもたちはすっかりと忘れ、父兄はその事実を知らなかったというのはよくある話でしょう。プリントを作って渡しても、父兄に渡さなければいけない事実すら忘れていれば、このような問題が発生します。

ビジネスでもこのような状況はよくあるはずです。報告・連絡・相談といった言葉が重要視されますが、これもコミュニケーションロスを防ぐために使われるようになりました。しかし、これだけがコミュニケーションロスを防ぐわけではありません。報告・連絡・相談を完璧にしたとしても、実はコミュニケーションロスが起こるからです。

コミュニケーションロスという言葉に隠れた事実

人間は何事も完璧にこなすことはできません。完璧を目指す気持ちは姿勢があるのが人間ですが、常に結果として現れるわけではないからです。報告・連絡・相談という重要な行動がありますが、これでヒューマンエラーがゼロになったビジネスは存在しません。それは人間だからです。

ヒューマンエラーは100%防ぐ方法がありません。どんなに科学的な方法があったとしても、決してゼロにはできないものです。
報告・連絡・相談が行われていても、その内容に問題があれば結果としてコミュニケーションロスが発生します。もちろん最小限に抑えるために報告・連絡・相談は重要ですが、あくまでも手段のひとつであると理解しておく必要があるでしょう。

コミュニケーション能力とコミュニケーションロス

コミュニケーションロスとは、コミュニケーション不足によって引き起こされる問題です。つまり、コミュニケーションがしっかり取れていれば、問題は抑えられます。ここでポイントとなるのが、ビジネスにおけるコミュニケーション能力です。

コミュニケーション能力の高い人は、情報をただ伝達するだけではなく、どのように伝えれば正しく伝わるかを理解して行動します。例えば自分がこう思っているからといって、相手に正しく理解してもらえるとは限りません。Aということが見方を変えると実はBに見えることはビジネスでもよくあります。ここでコミュニケーション能力の高い人は、どうやってAとして認識してもらうか、Aと認識していることの確認までするのです。

コミュニケーションとは一方通行ではありません。伝えた側からも本当に伝わったか理解したかのリアクションをとらなければいけないからです。双方向のコミュニケーションが取れて、コミュニケーションロスを防ぐ結果に繋がることがわかるでしょう。

コミュニケーションロスとはこんなところで防ぐ

現在の社会的状況はコミュニケーションロスを引き起こしやすい問題を抱えています。コミュニケーションがうまく取れていないからこそ起こるため、テレワークに頼っている現状は非常にリスクがあるからです。このような社会情勢も含め、コミュニケーションロスをいかに少なくするか、ビジネスで重要なポイントになってきます。

コミュニケーションロスを防ぐ対策

コミュニケーションロスを防ぐためには情報が正しく伝わる必要があります。情報が伝わっていれば、ヒューマンエラーとしてのコミュニケーションロスのリスクを大幅に下げられるからです。

現在では情報を伝えるよりも、共有する方法がとられてきました。テレワークの中でも起こりやすい状況ですが、例えばスケジュール管理をツールで行うと、誰もが現在の状況を理解しやすくなります。

情報を伝える意味では承認システムも同様です。承認の書類を作り上司に提出するとしても、何を伝えたいかはっきりしなければ承認されません。それだけの時間も取ってしまいます。承認システムを構築すると、素早く上申できるようになり、時間のロスがなくなります。さらに修正しなければいけない状況が生まれても、リアルタイムで直すこともできるのです。これもテレワークの時代だからこそ注目しなければいけない技術でしょう。

ただし、ツールがあるだけでは情報の共有がうまくいくとは限りません。必ず自社の中でのルールを作り、コミュニケーションロスとは何かをお互いで理解した上での利用が必要です。

コミュニケーション事態の改善

社員同士でのコミュニケーションがしっかり取れていると、意思疎通がしやすくなり、コミュニケーションロスが発生しにくくなります。コミュニケーションロスとはあくまでも情報の伝達の齟齬に問題があるため、お互いの意思疎通は重要な要件です。ビジネスの環境としての改善も必要となります。

普段業務を行っている中で、話を禁止していたとしましょう。業種によっては十分に考えられますが、隣にいる人も誰だか分からない状況が出来上がり、普段からコミュニケーションが取れない可能性が出てきます。

従業員のモチベーションにも影響する問題です。お互いで会話のひとつもできない状況は、ビジネスとして常にメリットがあるわけではありません。業務を行っている中で会話ができないなら、普段から意思疎通しやすくなるよう、休み時間や職場の改善を目指すべきです。レクリエーションやイベントといったこともコミュニケーションの改善に役立つため積極的に取り入れていくべきでしょう。

プロジェクトの俯瞰

コミュニケーションロスの問題として、現状の把握がうまくいかない場合が出てきます。状況の俯瞰ができないと、この次にしなければいけない行動が正しいか判断できない場合があるからです。

プロジェクト単位としてみた場合、これまでどんなことをしたか、現在どのような内容が進んでいるのか、将来的な状況に影響する進捗状況なども知らなければいけません。このような情報を共有できると、コミュニケーションロスが確実に減っていきます。なぜなら自分たちが何をしなければいけないのか情報共有によってわかるからです。

コミュニケーションロスが起こっても、情報の共有が進んでいると、何が正しいか必要なことも見えてきます。これが完璧でなくても、伝えられた情報に不足している部分があるか判断しやすくなるからです。業務の担当者が誰かも分かるようになるため、プロジェクトの管理ツールなどを利用し俯瞰できる準備をしましょう。

ビジネスのコミュニケーションロスと技術の活用

IT技術はさまざまなビジネスで取り入れられてきました。コミュニケーションロスで見ると、テレワークの中でチャットなどの活用で対策を打てるように変わってきています。リアルタイムで連絡が取りやすく、プロジェクトの情報などをもタスク管理として載せられるものがあるからです。ビジネスチャットであればビデオ通話なども搭載しています。ステータス管理などもできるように作られてきているため、うまく活用してコミュニケーションロスをなくしていきましょう。

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