ビジネスの基本！伝言メモをもっとスマートで効率的に

ビジネスにとって伝言メモは、誰もが覚える基本中の基本となるでしょう。仕事は電話を取るところからスタートしたりします。仕事の内容を覚えるきっかけにもなりますし、どのように伝えていくのか、考えなければいけないのも伝言メモの特徴です。

ただ紙に書いて渡すだけではありません。もっとスマートで効率的に運用できるように進めることが、仕事を効率化できるポイントです。

1 ビジネスの伝言メモの基本
2 効率化を進めるビジネスの伝言メモのポイント
3 ビジネスの伝言メモをグループウェアで改革

ビジネスの伝言メモの基本

ビジネスで、伝言メモを使う機会は非常に多いはずです。どのように活用するのか、基本的な方法があるでしょう。基本を理解しているかで違いが出るため、効率的に利用するためにも、覚えておく必要があります。

どんなことを伝言メモに記載するか

伝言メモの役割は、伝えたい相手に正確に情報を伝達することです。正確な情報が伝わらなければ、伝言メモの意味がありません。必要な情報は何かを精査し、分かりやすく作る必要があるのです。自分だけが分かるのではなく、受け取った相手が分かるように作るのがポイントです。

そこで伝言メモに必要な項目がいくつか挙げられます。一体いつ連絡が入ったのか、それは誰か、用件はどうだったか、相手の連絡先と受け取った自分の名前が基本情報です。並べてみると難しく感じるかもしれませんが、これらが最低要件であるのは間違いありません。何のために伝言メモを残さなければいけないか、それを考えればこの5つの項目に行き着きます。

初めのうちは、わからないかもしれません。伝言メモを作るうちに、この5つの項目がいかに重要なのかも理解できるようになるでしょう。慣れるまでは雛形を用意して、それに沿って伝言メモを作るのも有効です。

トラブルにならないコツ

伝言メモは、うまく内容が伝わらなければ、トラブルになるケースが出てきます。ビジネスとして成立しないような伝言をしても意味がないからです。

トラブルに発展するケースはある程度決まってきます。単純に考えれば伝言メモに記載する情報が足りないからです。

伝言メモとして残すのに、相手の名前は欠かせません。連絡をしてくださった相手が分からなければ、そもそも意味を失います。しかし、現実問題として正確に名乗ってもらえないケースもあるのです。このような場合には、こちら側から、「お名前をお伺いできますか」と丁寧に問わなければいけません。

データとして残すのが伝言メモとなるため、相手の声が不明瞭な場合は困るでしょう。どうしても聞きにくい場合には、相手に対し失礼のない言葉で声を大きくしてもらったりすることも必要です。大事なことは、相手に失礼がないように、自然に促すところにあります。

伝言メモでの失敗

伝言メモを作るとき、非常に多くの情報が必要です。この情報をはき違え、失敗してしまうケースも少なくありませ。必要な情報が伝わらず、酸素を失う結果になる例です。

よくあるのは伝言メモを取ろうとしたら、間に合わなかったという状況です。相手の言葉が早く、伝言メモがついていけないこともあります。対応策もいろいろとありますが、箇条書きはスピードアップできる方法です。

文字が汚すぎて読み取れないこともよく出てきます。ビジネスとして提出するものでなければ、殴り書きにする人も多いのがメモです。相手に対する伝言をイメージし、丁寧に書くようにすれば解決できるでしょう。どんなに急ぎの中でメモをとっても、伝言メモに仕上げる時には、意味が繋がるようにしなければいけません。自分で読んでみて、わからないようでは役割を果たさないことを理解すると違いが出てきます。

よくある「電話があったことをお伝えください」の対応

伝言メモで対応力が問われるのが、「電話があったことをお伝えください」と言われた時です。伝言を承ろうとした時に言われてしまうフレーズで、非常に対応力が問われます。伝言メモに「電話があったことをお伝えください」と残すわけにもいきません。これが何を意味しているのかを理解して、初めて伝言メモが完成します。

一般的によくあるのが、担当者以外には伝えられない内容だったケースです。他の人には伝えられないため電話があったことだけを伝えて欲しいと思っています。

すでにやりとりが進んでいるケースであれば、余計なことを言う必要もないでしょう。このような情報は自分たちで理解しておかなければいけませんが、グループウェアなどで情報の共有が進んでいないとなかなか把握しづらい問題です。

不在着信に対し折り返しただけで、話が済んでいない時もこのように答えられます。ただし、前置きとして「お電話をいただいたのですが」と言った一言があったはずです。ここに注目すれば、対応しやすくなります。

こちらもよくあるケースですが、電話をする約束をしていたのでそれを果たしただけという場合も、これといって内容がありません。約束を守ったという意味が込められているだけです。

内容が理解できたなら、伝言メモにもそう記すべきですが、分からない時にはどこの誰から電話があったことだけをシンプルに伝えるといいでしょう。余計な主観的内容は、混乱をもたらすだけだからです。

効率化を進めるビジネスの伝言メモのポイント

電話対応が非常に多い仕事となると、伝言メモの重要性は非常に高まります。確実に伝わらなければいけない状況も多く、ミスは許されません。効率化も進める必要性も高く、ツールの導入も視野に入れ対応方法の検討するべきす。

連絡の効率化に情報共有を進める

伝言メモを使った効率化はさまざまな方法がありますが、ツールをどのように活用するかが大きなカギを握ります。情報共有を進めることで素早く伝達もできるからです。

これまでの伝言メモは、紙に残し対応する人に渡さなければいけませんでした。つまり、紙に書く工程と渡す工程が存在し、途中で失くしてしまったり、受け取る時に分からなくなったりすると伝言メモの役割を果たしません。何よりも工程が2つ存在することで、迅速に対応ができないのです。特に電話連絡の多い仕事となれば、伝言メモを整理するだけでも仕事になってしまいます。

問題点は情報共有のスピードです。ツールを導入し、情報共有を進めていけば、電話を受け取って入力するだけで伝言メモができあがります。工程が少なくなり、非常に素早く業務が進んでいくのです。

紙の管理からの脱却

伝言メモの最大の欠点は、紙に残していることです。紙に書き渡さなければならない伝言メモは、誰が書いたのかにより精度が変わります。テンプレートのようなもので書けば、内容は一定の品質を保てるかもしれません。しかし、文字の上手い下手が関わります。字が下手な場合、読み取れないことが出てきて、内容が伝わらないかもしれません。これが誤解を生む可能性もあります。

紙ですので、渡したつもりになり、なくなってしまうかもしれません。このような問題が生じるため、紙の管理から脱却するのが、現在の伝言メモの大事なポイントです。

パソコンが普及している現在では、ツールを使ってインターネット上のやり取りをすれば、どこにいても伝言メモが受け取れます。伝言メモの整理も簡単で、文字の上手い下手は関係がなくなるのです。