ビジネスの活性化につながる!今注目の社内ブログとは

2021/06/21

社内ブログの活用と成功のポイント

ブログという言葉が一般化し、誰でも使うようになりました。個人の日記としてよく使われてきたブログですが、現在ではビジネスシーンでも利用され、多くの企業が成功へと導いています。

便利だといわれても、社内ブログというだけで自社に導入するとなれば、不安が残る部分もあるでしょう。社内ブログとはなにかを理解できれば、現代のビジネスの重要ツールとして社員のモチベーション管理にも役立つのです。

社内ブログとは

社内ブログとは、一般的に公表されているブログとは目的も用途も異なります。浸透したことで忘れられつつありますが、ブログの意味は掲示板であり、社内ブログとは社員が閲覧できる掲示板と解釈できるでしょう。そのため、オープンに公開される目的で運用されるブログではなく、社内限定でコミュニケーションをとる場として活用されています。対外的に公開せず閲覧者を限定できるため、社員同士の情報交換や活性化が主な目的であり、経営方針の浸透など幅広く使われてきました。

これまで社内に情報を発信しようと思えば、回覧できる紙媒体などで作るのが主な方法でした。 目につきやすい場所に設置した掲示板に張り出すといった方法も、多くの企業で活用されてきたでしょう。時代が変わり、メールで一斉送信するケースも増えています。

紙媒体で回覧すると、見落とすケースも出てきます。掲示板に張り出したとすれば、必要以外のところに情報が漏れる可能性もあるのです。メールは手軽ですが一方通行になりやすく、メールが蓄積して埋もれ発見されないケースまであります。それぞれメリットもデメリットもありますが、効率的ではない点は共通しているのです。

社内ブログの持つメリット

社内ブログで重要なポイントが、双方向のコミュニケーションが可能になる機能です。
これまで使われてきた方法は、どんなに重要な情報を発信しても、どのように受け取られたのかは判断が難しいところでした。リアクションが必要な内容でも、発信側は本人に聞かなければ簡単に知ることができなかったからです。1人2人ならまだ手間はかかりませんが、部署単位などになれば、そう簡単にはいきません。確認作業だけでも時間をとられていたのです。

社内ブログは、発信した情報に対しコメントを書き込めます。このコメントも他の第三者が閲覧可能であり、リアルタイムな反応を受け取れるのです。社内ブログで発信すれば、高い情報共有効果が期待できます。

メールなどよりも気軽に活用できる印象が社内ブログにはあるでしょう。これも重要なメリットで、コミュニケーションを活性化させやすい部分となるからです。信頼関係の構築にも役立ち、経営陣が状況の確認にも活用できます。数字では現れてこない部分であり、現場でどのようなコミュニケーションがとられているのかを判断できるのです。

社内ブログで活性化を成功させるために

社内ブログはただ設置すればいいわけではありません。成功させるためにはさまざまなノウハウがあります。

社内ブログは情報の蓄積も容易であり、これまでどのようなことが起きたのか発信させ検索もできます。ナレッジデータベースとしての活用が期待できるため、部署ごとに設置するなど要件定義をしっかりまとめ、活用方法を考えなければいけません。これにはどのような主旨で社内ブログをスタートさせたのか、その意味を浸透させる目的にもつながります。

要件定義はしっかりとしていれば、何を書き込む場所になるのかがハッキリするでしょう。定義が曖昧だと、誰も活用しない社内ブログになりかねません。何でもありでは、活用する意図がわからず誰も活用しないからです。特に社内ツールとして利用する以上、ルールを設定しなければ混沌とした状態になる可能性も出てきます。

社内ブログ通して、どのような方法で活用するかも成功のポイントです。普段から社員がパソコンを活用しているなら、そのままでもいいでしょう。アクセスできる準備をすればいいからです。しかし、フレキシブルに活動している職場はそうは簡単ではありません。いつでも社内ブログを見れる環境を作らなければ、形骸化してしまうからです。タブレットやスマホも活用できる環境を整え、運用する必要が出てきます。環境整備は、社員すべてが社内ブログを使えるかどうかにかかっているのです。

社内ブログとグループウェア

社内の業務効率化を目指し、社内ブログやグループウェアを導入する企業が増えました。この2つは違う機能と目的を持っており、自社に合った形で導入を進めなければいけません。

社内ブログとグループウェアの違い

社内ブログはコミュニケーションツールとしての役割が強く、チャットや画像を中心にビデオ通話なども活用されています。グループウェアはもっと大きな枠組みであり、ビジネスを管理するために利用されているツールです。スケジュールや業務の進捗をリアルタイムで管理する方法も、グループウェアで行えます。社内ブログを含めチャットツールなどもグループウェアの機能として取り込まれているものもあるほどです。それだけ大きな枠組みを持ったツールであり、統一されたプラットフォーム上で利用できるメリットがあります。

社内ブログが及ぼすデメリット

社内ブログにはデメリットも存在するのを忘れてはいけません。社内ブログだけでは、言葉のニュアンスを正確に伝えるのは不可能といっていいでしょう。文章だけでは細かな説明は伝わりにくく、誤解を生むケースも少なくありません。特に攻撃的意志が存在しないでも、受け取り側がそう捉える可能性も出てきます。これが大きな問題になりかねません。解決方法として音声通話やビデオ通話も活用する必要がありますし、共通の情報としてスケジュール管理なども含め行わなければ、正確な情報伝達ができないのです。

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアは、さまざまなツールがひとつに集まっています。社内ブログも含めていますし、通話機能なども持っているのです。大きなメリットは、紙を使った資料の配布などが電子化できる点にあります。これまでさまざまな情報が紙でやり取してきましたが、電子化でコストダウンを図れるのです。管理スペースもいらなくなり、遠距離でもリアルタイムのやり取りができます。ルールを決めておけば情報伝達が漏れるケースも抑えられ、ヒューマンエラーの発生の抑制も可能です。

グループウェアのデメリットは、全員が使えるように浸透させるまでには時間がかかります。高い機能を持たせれば、それだけ理解が浸透するまで時間も必要です。もちろん、これを解決できるように設計されたグループウェアも存在しています。自分たちにマッチするものを見つけられるのなら、社内ブログを単一で使うよりも大きな効果を発揮するでしょう。

社内ブログとは何かを理解しグループウェアと合わせた活用

社内ブログは、さまざまな活用性があります。単純に情報を流すだけのツールではありません。過去の情報を検索することも容易ですし、利用者の範囲を絞り込むことも可能です。必要なところに、必要な情報を流すのも活用方法になります。社内ブログとは何かを理解することで、大きな効果を発揮できるのです。

グループウェアはもっと大きく包括して活用できるため、社内ブログとは何かを理解できれば更なる可能性を秘めています。ワークフローシステムなどの同時活用で、社内ブログの効果はさらに高まるからです。情報共有にも高い力を発揮するため、グループウェアと合わせて活用の道を作るのが、これからの効率化の手法といえるでしょう。

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