複数の拠点の勤怠管理をシンプルにするには

仕事するうえで必ず発生するのが勤怠管理です。勤怠管理は毎月の給与計算につながるため、正確に、かつ効率的に行いたいですよね。

海外に拠点を持つ企業だと、本社で勤怠データを取りまとめるケースも少なくありません。このような場合、勤怠データのやり取りはシンプルに済ませたいものです。

しかし、拠点ごとに勤怠管理や連絡方法がバラバラであることも多く、勤怠データの取りまとめは容易ではありません。
今回は、海外拠点を複数持つ企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

全拠点の勤怠データの取りまとめは膨大で、時間がかかる

今回インタビューした企業はグローバル人材サービス会社で、外国人をメインとした人材サービス、グローバル人材の採用支援を行っています。

本社は日本にありますが、海外にも複数の拠点があります。全拠点での勤怠管理は、本社フォーマットに合わせたExcelファイルを使用しています。

給与計算は各拠点の管理部がそれぞれ行いますが、海外拠点の勤怠データは全て本社管理部がメールで受け取っています。そして、場合によっては本社管理部の方でもダブルチェックを行うこともあります。

しかし拠点数も勤怠データの量も多いため、本社管理部での取りまとめにとても手間がかかっているそうです。

拠点ごとに個別の勤怠管理のため、やり取りに時間がかかる

こちらの企業では、勤怠管理はExcelファイルで行い、勤怠データの共有はメールで行っている、とのことでした。

各拠点管理部は月の初めに、前月分の勤怠データを取りまとめ、チェックします。その後、本社管理部に勤怠データをメールで送付します。メールを受け取った本社管理部は、海外分の勤怠データも取り込み、必要であれば勤怠データのダブルチェックを行います。

拠点ごとに個別のExcelファイルで勤怠管理しているため、勤怠データを共有するためにメールのやり取りが発生しているのです。また、Excelファイルで給与計算するのは複雑な数式を使うことになりやすく、ミスが発生する恐れがあります。それに、社員数が多いとかなり時間がかかる作業です。

グループウェアの勤怠管理機能で、勤怠管理を効率化

グループウェアの勤怠管理機能を使うことで、勤怠管理や給与計算を効率化できます。

グループウェアだと、クラウド上で勤怠管理ができます。海外拠点の勤怠情報でも容易に確認できるため、メールで勤怠データを送付する必要がなくなります。また、残業時間を自動集計してくれるため、勤怠入力でのミスを減らせます。

さらに、クラウド上の勤怠データをCSV形式でファイル出力する機能もあります。拠点ごとにCSVファイルを出力して給与計算ソフトと組み合わせれば給与計算でのミスが発生しにくい上に、格段にスピードアップできるのです。

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