拠点間で依頼事のやり取りをスムーズに行うには

2021/02/08

ビジネスでも、助け合いの精神は大切です。離れた拠点に依頼事を頼んだり、あるいは頼まれたりすることもあるのではないでしょうか。

全国各地に拠点を持つ企業の場合、発注などの業務を本社で取りまとめているケースも少なくないでしょう。このようなケースでは直接のやり取りができないため、メールを使って依頼するのが一般的ですよね。

しかし、メールでは相手が依頼を確認してくれたか判断できないうえに、最悪の場合見逃されてしまう恐れもあります。今回は、拠点間での依頼事が頻繁に発生する企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

多くの拠点から発注依頼が届くため、見逃してしまうことも

今回インタビューした企業は学習塾運営会社で、生徒への指導やサポートを行っています。

学習に使用する教材は学年ごとに異なるため、1年ごとに新しいものを発注する必要があります。また、新規入会の生徒がいた場合やセミナーがあった場合も、教材の発注が必要です。

学習塾は全国各地にありますが、教材の発注は本社総務部が取りまとめて行っています。そのため各拠点で教材の発注が必要となった際は、本社総務部への発注依頼が必要です。

しかし、拠点の数が多く発注依頼もかなりの量となるため、本社総務部で見落としてしまうことも少なくありません。その結果、教材の発注が遅れてしまい必要な講義に間に合わないこともあるそうです。

メールでの依頼事は既読状況が分からないうえに、見逃される恐れも

こちらの企業では、教材の発注依頼は基本的にメールで行っている、とのことでした。

教材の発注が必要となった場合、各拠点の塾長が必要な教材名や発注数をメールに入力し、本社総務部へ発注依頼を出します。発注依頼を受け取った本社総務部は、発注情報を取りまとめて業者へ発注を行います。

メールでの業務連絡は、他のメールに埋もれて見逃してしまう恐れがあります。多くの拠点から発注依頼が送られてくる今回のようなケースでは、なおさら見逃しやすいでしょう。

しかも、相手がメールを確認してくれたか判別する手段がありません。放っておくと発注されないかもしれませんが、わざわざ電話で確認するのも面倒ですよね。

グループウェアの報告書機能で、依頼事のやり取りを確実かつスムーズに

拠点間で依頼事のやり取りがスムーズにできない課題を解決するには、グループウェアの報告書機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、依頼事のやり取りをWeb上で気軽に行えます。メールと切り離して管理できるので埋もれにくいうえに、依頼を受けた社員のパソコンやスマートフォンに通知されるため、確実に依頼のやり取りが可能です。

また既読状況を確認する機能もあるため、相手が依頼を確認したかどうかがひと目で分かります。さらにコメントを付ける機能もあるので、依頼を受けた相手から返信することも可能です。

グループウェアの報告書のことなら、私たちにご相談ください。

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