全国各地に複数の拠点を持つ企業も少なくありません。打ち合わせなど、拠点間でのやり取りもありますよね。拠点間でスケジュールを共有することは、業務をスムーズに行ううえで大切なことです。
また、人手が足りず他拠点にヘルプを依頼するようなケースもあるのではないでしょうか？拠点間でのスケジュール共有は、不測の事態にも対応しやすいメリットがあります。
しかし、拠点間でスケジュールを共有するために電話やメールでやり取りしている企業も多いようです。スムーズに拠点間でスケジュールを共有することは容易ではありません。
今回は、全国各地に複数の拠点を持つ企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
目次
他拠点のスケジュールを電話やメールで確認する必要があり、手間がかかる
今回インタビューした企業は設備・警備管理会社で、商業施設やオフィスビル、工場などの警備や設備管理を行っています。
警備や設備管理を行う建物はさまざまで、同じ社員が毎日違う場所へ出向することも少なくありません。各社員の出向スケジュールは責任者が決めており、社員は自社でスケジュールを確認してから仕事に向かいます。
また、こちらは全国各地に複数の拠点を持つ企業です。各拠点の責任者が集まって会議したり、他の拠点にヘルプを依頼したりすることもあります。そのため、拠点間でスケジュールを共有しておかなければ、スムーズにやり取りできません。
しかし現状、他拠点のスケジュールをリアルタイムに共有できていません。他拠点のスケジュールを把握するためには責任者間で電話やメールのやり取りをしなければならず、手間がかかるそうです。
ホワイトボードでは、その場にいないとスケジュールを確認できない
こちらの企業では、ホワイトボードで拠点ごとのスケジュールを管理している、とのことでした。
どの社員がいつどこに出向するかは、責任者がホワイトボードに記入します。各社員は当日の朝ホワイトボードを確認し、それぞれ出向先に向かいます。
ホワイトボードでは、その場にいる社員しかスケジュールを把握できません。そのため、他拠点のスケジュールを把握するためには責任者を経由しなければならず、手間がかかってしまうのです。
しかも、責任者が外出している場合は自拠点のスケジュールすら把握できません。外出頻度が高い職場のため、これではスケジュールを拠点間で共有することは難しいでしょう。
グループウェアのカレンダー機能で、拠点間でスケジュールをリアルタイムに共有
拠点間でスケジュールを共有しづらい課題を解決するためには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、全社員のスケジュールをWeb上で共有できます。他拠点の社員のスケジュールもすぐに確認できるため、電話やメールでやり取りする必要がありません。
また、パソコンはもちろんスマートフォンでもグループウェアを利用できます。そのため外出中でも社員のスケジュールを把握でき、急な状況の変化にも対応しやすいでしょう。
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