バックオフィスの時間管理には問題多し!効率化する方法をご紹介

2021/12/08

企業の存続・発展を陰で支える欠かせない存在がバックオフィスです。バックオフィスとは、直接的に顧客と関わることのないチームや業務を指します。反対に、営業などの顧客と直接関わるチームや業務はフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスでは、フロントオフィスの社員をサポートするために正確・迅速な時間管理が欠かせません。しかし、多くの職場で行われている時間管理方法には様々な問題点があります。こうした問題点を把握し、時間管理を効率化する方法を知ることが大切です。

そこで本記事では、バックオフィスにおける時間管理の問題点や、時間管理を効率化する方法をご紹介します。時間管理に課題を感じるバックオフィス担当の方は、ぜひご一読ください。

バックオフィスの時間管理における問題点【時間管理・共有方法別】

バックオフィスで時間管理・共有を行う方法は様々ですが、それぞれに問題点が存在します。まずは、バックオフィスでポピュラーな4つの時間管理・共有方法についてそれぞれの問題点を解説します。

方法1:ホワイトボード

アナログ業務の代表格ともいえるのがホワイトボードです。外出の少ないバックオフィスでは、時間管理にホワイトボードを用いている職場も多いでしょう。ホワイトボードでの時間管理では、場所の制約が最大のネックとなります。

ホワイトボードの前にいないと予定の確認・更新が行えないため、時間管理のために毎回移動しなければなりません。また、外出時やテレワークでは時間管理がそもそも不可能です。時間管理のためにオフィスに連絡するようでは、他社員の時間も浪費することとなります。

方法2:エクセル

エクセルで時間管理しているバックオフィスの職場も多いのではないでしょうか。エクセルはデータの集計や分析に役立つ表計算ソフトですが、時間管理にはあまり適していません。予定の確認や更新のたびに、ファイルを開いて目的のシートやセルを探す必要があるため手間がかかります。

また、エクセルでチームの予定を共有する場合共有ファイル化しないと同時編集できません。かといって共有ファイル化すると、動作が重くなったり競合が発生したりして時間がかかります。社内ネットワークに格納された共有ファイルには社外からアクセスできないのも不便です。

方法3:電話・メール

中小企業などではフロントオフィス・バックオフィスを区別せずに、同一の方法で時間管理しているケースもあります。外出の多いフロントオフィスの社員は、オフィスにいないとホワイトボードやエクセルの予定を確認・更新できません。そのためバックオフィス社員は、電話やメールでフロントオフィス社員から予定の確認・更新を依頼されがちです。

しかし電話では、バックオフィス社員がすぐに対応できるとは限らず、相手の居場所によっては通話がスムーズにできないことも。またメールでは、バックオフィス社員が確認するまでの待ち時間が発生し、最悪の場合見逃すことも考えられます。いずれの連絡手段にしても、バックオフィス社員には手間が発生するのです。

方法4:FAX

複数の拠点を持つ企業の場合、拠点間の予定を共有するためにFAXを用いるケースもあるでしょう。FAXで予定を共有する場合、事前に予定表を印刷する必要があります。送信側・受信側の双方でコピー用紙やインクを消費することとなり、頻度が高いと軽視できないコストになります。

また、FAXでは印刷した時点の予定表しか共有できません。後で予定が変更となった場合には、再送信したり電話やメールで連絡したりする手間が生じるのです。さらに、FAX番号の入力を間違えて、誤送信してしまうリスクもあります。

バックオフィスの時間管理には「スケジュール管理ツール」がおすすめ

このように、バックオフィスにおける時間管理・共有方法には、様々な問題点が存在します。こうした問題点を解消するベストな方法は、「スケジュール管理ツール」を活用することです。オンラインで時間管理・共有が行えるITツールで、バックオフィスのチームでも導入が進んでいます。

ここでは、バックオフィスでスケジュール管理ツールを活用する3つのメリットについて、順番に解説します。なお、スケジュール管理ツールの効果をより高めるなら、時間管理のコツを把握することも大切です。詳しくは、次の記事をご覧ください。

ビジネスで時間管理するコツ4選!おすすめITツールもご紹介

メリット1:どこでも手軽に時間管理できる

大半のスケジュール管理ツールは、予定をクラウド管理できます。社内ネットワークに依存せず使えるため、どこでも手軽に時間管理できるのが大きなメリットです。Webブラウザさえあればパソコン・スマートフォン問わずアクセスできるので、テレワークや外回りでも利用できます。自社サーバーの設置・構築・運用といったコストが発生しないのも嬉しいポイントです。

メリット2:時間管理の手間を大幅に減らせる

スケジュール管理ツールは、時間管理に特化したインターフェースとなっています。そのため、予定の確認・更新にかかる手間を大幅に削減できるのもメリットです。予定には繰り返しや終日など様々な設定が用意されているため、エクセルのように手作業で体裁を整える必要がありません。その場で時間管理できるので、ホワイトボードのように移動が発生しないのも魅力です。

メリット3:リアルタイムに予定を共有できる

スケジュール管理ツールだと、カレンダー形式で自分やチームメイトの予定を把握できます。共有ファイルなどを使うことなく、リアルタイムに予定を共有できるのもメリットです。テレワークや外出時でもスマートフォンから予定の確認・更新が行えるため、急な状況変化でも心配ありません。FAXのように予定表の印刷が不要なので、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。

スケジュール管理ツールで、バックオフィスの時間管理を効率化!

今回はバックオフィスにおける時間管理の問題点や、効率化する方法としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

時間管理を効率化すれば、フロントオフィス社員をより手厚くサポートできるでしょう。それだけでなく、バックオフィス社員自身の負担を軽減することにもつながります。時間管理を効率化する上で、スケジュール管理ツールの活用が鍵といえます。

これからスケジュール管理ツールを導入する方には、多機能な「グループウェア」がおすすめです。スケジュール管理はもちろん、ビジネスチャットや勤怠管理などの情報共有・コミュニケーションに役立つ機能がそろっています。

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