バックオフィス業務の効率を上げるには?課題や解決策をご紹介

2022/01/11

顧客と直接的に関わることのない「バックオフィス」は、企業の成功を陰で支える欠かせない存在です。しかし、業務量増大や人手不足などでお悩みのバックオフィス担当者も多いのではないでしょうか。日本では労働人口が減少し続けていることもあり、バックオフィス業務の効率を上げることが急務です。

バックオフィス業務の効率を上げるためには、課題や解決策の把握が欠かせません。そこで本記事では、バックオフィス業務の効率を上げるための課題や、その解決策をご紹介します。バックオフィス業務の効率が悪いとお悩みの方は、ぜひご覧ください。

バックオフィス業務の効率を上げるための3課題

バックオフィス業務の効率を上げるうえで解決すべき課題は、主に3つです。それぞれ、順番に解説します。

課題1:ルーティンワークの無駄・ミス削減

バックオフィスでは、様々な業務を限られた時間の中でこなしていく必要があります。よって、時間管理のようなルーティンワークに無駄やミスがあると致命的です。ルーティンワークをいかにして正確・迅速に行うかが大きな課題といえます。

しかし、バックオフィスの業務量は増大しやすいため、どうしても1つひとつの業務を正確に行うことは難しくなります。結果として、ルーティンワークでミスが発生しやすくなるのです。またアナログ方式のルーティンワークだと、そもそも時間がかかりやすいでしょう。

バックオフィスの時間管理にお悩みの方は、次の記事をぜひ参考にしてください。

バックオフィスの時間管理には問題多し!効率化する方法をご紹介

課題2:フロントオフィスや他部署との連携強化

バックオフィス業務は、顧客と直接関わるフロントオフィスの社員を効率よくサポートすることが大切です。それに加えて、他部署からの問い合わせ対応なども発生しやすいでしょう。こうした業務に多くの時間を費やすと、本来予定していた業務が時間内に終わらなくなってしまいます。

よって、フロントオフィスや他部署との連携を強化し、スムーズにやり取りができるようにすることも課題です。しかし、外出が多いフロントオフィスの社員や、席が離れている他部署の社員とスムーズに連携することは簡単ではありません。電話やメールでは、多くの無駄が発生しやすいでしょう。

課題3:属人化を防ぐためのノウハウ共有

バックオフィス業務は幅広いため、ある業務を特定の社員しかこなせない「属人化」に陥りがちです。属人化が起きると、1人ひとりの社員にかかる負担が大きくなります。その社員が体調不良などで不在となった場合、業務効率低下どころか業務自体が完全停止してしまいます。

このような事態を防ぐためには、普段から業務のノウハウを社内で共有しておくことが大切です。しかし、ノウハウを共有するために紙のマニュアルを作成するのでは、コストや手間がかかります。とはいえ、ExcelやWordなど作成手段が社員によってバラバラだと、ノウハウを効率的に共有することはできません。

ビジネスの属人化について詳しくは、こちらの記事をご一読ください。

ビジネスにおける属人化とは?3つの問題点や防ぎ方をご紹介

バックオフィス業務の効率を上げるなら「ITツール」がおすすめ

バックオフィス業務の課題を解決し、効率を上げるなら「ITツール」の活用をおすすめします。ITツールとは、業務効率化するためのオンラインツールのことです。ここでは、バックオフィス業務の効率化におすすめのITツールを3つご紹介します。

ITツールの基礎知識について詳しく知りたい方は、次の記事をお読みください。

ITツールとは?社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介

その1:スケジュール管理ツール

バックオフィスのルーティンワークの中でも、スケジュール管理は特に重要です。「スケジュール管理ツール」を使えば、オンラインで効率的にスケジュールの管理・共有が行えます。予定の追加や変更が専用のインターフェースで行えるため、ホワイトボードなどを使うのと比べて時間がかかりません。

またカレンダー形式のため視認性が高く、フロントオフィス社員の予定も正確に把握できます。「外出」「訪問」といった予定のカテゴリー表示もあり、他社員の状況がひと目で分かります。ルーティンワークの効率化に加えて、他社員との連携強化にもつながる一石二鳥のITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、オンラインチャットで任意の社員とコミュニケーションが取れるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけというシンプルな操作で、手軽にメッセージを送信できます。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、外出中のフロントオフィス社員とも連携しやすくなります。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:社内Wiki

「社内Wiki」は、社内のノウハウをオンラインで登録・共有できるITツールです。表や画像の挿入、フォント調整などが簡単に行えるため、ノウハウを分かりやすく蓄積できます。登録されたノウハウは全ての社員がパソコンやスマートフォンから閲覧できるため、属人化の防止につながります。

アイポの「社内Wiki」

ITツールを導入して、バックオフィス業務の効率を上げましょう!

今回は、バックオフィス業務の効率を上げるための課題や、その解決策としてITツールをご紹介しました。

バックオフィス業務の効率を上げることで、フロントオフィスや他部署をしっかりサポートでき、全社的な生産性向上につながるでしょう。しかしアナログ方式の業務では無駄やミスが発生しやすく、効率を上げることは困難です。バックオフィスの業務効率化には、ITツールの活用が欠かせません。

これからITツールを導入する場合には、多機能な「グループウェア」をおすすめします。今回ご紹介した機能はもちろん、他にも情報共有やコミュニケーションに役立つ様々な機能を持つITツールです。グループウェア「アイポ」なら、低コストな月額料金でスピード導入できます。

また、シンプルで使いやすいインターフェースのため、バックオフィスへの浸透が加速するでしょう。バックオフィス業務の効率を上げたい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

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