バックオフィスがおこなうスケジュール管理には、ITツールがオススメ!

スケジュール管理と聞くと、皆さんは何を想像しますか?ごちゃごちゃになってよくわからない紙のスケジュール表や、エクセルでの管理を思い浮かべるかもしれません。

しかし、紙やエクセルでのスケジュール管理だと、情報共有が難しい場合があります。紙の場合は紛失の恐れもありますし、エクセルではリアルタイムでのスケジュール確認が大変です。

スケジュール管理はバックオフィスの仕事というイメージもありますが、このバックオフィスの労働環境をITツールによって改善することで、会社全体の生産性向上が期待できるのです。

スケジュール管理が出来ていないとどうなる?

スケジュール管理といえば「わかっていても出来ない」という人が多いのではないでしょうか。しかし、スケジュール管理が出来ていないと、様々な問題が当然生じてしまいます。

スケジュール管理の怠慢が原因で起こることといえば、やはり残業です。日本には残業文化があり、また残業代も貰えるので、進んで残業をおこなう人もいます。しかし、残業が癖になってしまうと、「どうせお金も貰えるし、スケジュール管理もしなくていいや」といったように、社員がスケジュール管理を怠ってしまうようになります。残業代を支払わなければならない会社側にとっては、当然負担材料です。

もう一つは、時間などのリソースを無駄に消費してしまいます。スケジュール管理をしっかりおこなっていれば、「この作業はいついつまでに終わらせなきゃいけない。だから、今日はここまでやろう」といったように、作業時間を有効に活用することができ、きちんとした内容のものを期限通りに提出できます。

しかし、スケジュール管理が疎かだと、「とりあえずこの日までにやればいいと言われているから、それまでは何もしなくていいか」と、だらけてしまいます。期限ギリギリになって焦ってやることで、仕事のクオリティも低いものとなってしまい、修正依頼によってさらなる時間のロスが生まれることもあるでしょう。社員にとってはそれで良いのかもしれませんが、会社の経営陣や管理職にとっては、それでは困るのです。

このことからも、スケジュール管理の意識を社員に持ってもらうことは、企業全体としてとても大事なことだといえるでしょう。

スケジュール管理のメリット

では、スケジュール管理をおこなうことで得られる効果は、どのようなものがあるのでしょうか。

業務効率化

スケジュール管理をしっかりおこなうことで、業務全体の効率化が期待できます。バックオフィス業務は、事務作業などが多いので、スケジュール管理による業務効率化は効果も大きくなることが期待できます。

工数・コスト削減

スケジュール管理が機能してれば、業効率も自然と上がるため、人件費などの工数・コスト削減につながります。

業務の可視化

スケジュール管理が鮮明に機能していれば、どの作業からおこなえば良いかといった優先順位が見えてきます。業務全体が可視化できるため、無駄なタイムロスやミスを防ぐことにつながります。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理をおこなう際は、いくつかのポイントがあります。

作業時間や納期を明確にする

例えば、「今日中に終わらせる」との目標は、「今日の正午まで」といったように、より明確にしてくことを推奨します。「今日中に終わらせる」だと、本来は正午までに終わらせられることでも先延ばしにしてしまう、といった問題が生じかねません。

タスクの優先順位を洗い出し、どれから進めていけばよいかを踏まえます。そうすることで作業にかかる時間も判断でき、納期もより明確になっていくことでしょう。

余裕を持たせる

顧客からのスケジュール変更の要望があったとします。その時に、スケジュールに余裕が無いと、要望に応えることができません。また、魅力的な案件が入ってきても、スケジュールに空きがなければ引き受けることはできません。

このように、急なスケジュール変更やトラブル、案件依頼といったものに柔軟に対応できるように、スケジュールには余裕を持たせておきましょう。

スケジュール管理はITツールで

業務を効率化してくれる便利なITツールですが、その主な機能について見ていきましょう。

スケジュール管理

ビジネスカレンダーとも呼ばれていますが、社内打ち合わせや予定の検索、エクスポート機能で、スケジュール管理を大幅に効率化することが期待できます。同じITツール内で会議室の予約をおこなえば、ビジネスカレンダーの方にも自動的に反映してくれます。

日程調整

ビジネスカレンダーに予定を入れていくわけですが、その際の日程調整も自動でおこないます。社内会議や人事面接、イベント開催など幅広い予定を記入していくと、いつの日にちや時間帯に空きがあるか、AIが自動で抽出してくれるので、作業の手間が省けます。

また、日程が重複するとアラートで知らせてくれるため、ダブルブッキング防止の効果もあります。顧客先とアポイントを取る際は、予定の所要時間や移動時間などを考慮して、候補日程を自動でリストアップします。日程調整したリンクを顧客に送るだけで、アポイントが成立します。

バックオフィス業務に活かせる

これらITツールの機能は、バックオフィス業務でも存分に効果を発揮することが可能です。専門性が高い経理や財務といったバックオフィス職でも、スケジュール管理の重要性は変わりません。

スケジュール管理で自分の仕事が明確になることで、他の仕事を、手が余っている人に回すこともできます。このことからも、可能な限り仕事を属人化させないことが重要です。

専門性を有さないバックオフィス業務であっても、ITツールを活用することで、日々の業務効率化につながります。

バックオフィス業務におけるITツール導入事例

営業担当の動向や進歩状況を確認するのも、バックオフィスがやることは多いです。しかし、営業担当が外出中であれば、リアルタイムで状況を確認するには、いちいち電話をかけたりする必要があります。逆にバックオフィスとしては、営業担当の最新の動向を、もっと楽に知れたらよいのに、とのように思っているかもしれません。

そんな時に活躍するのが、ITツールです。

スケジュールの確認や入力がどこからでもスマホ一つでできるため、バックオフィスから鳴り響く電話に営業担当が困ることもなくなりました。一方、バックオフィスとしても、営業担当がこまめにスケジュールや進歩状況を更新してくれるため、電話をかける必要がなくなったのです。

バックオフィスによるスケジュール管理はITツールを活用しよう

AipoのITツールはクラウド型なので、インターネットさえあれば、どこからでもスケジュール管理が可能です。また、スケジュール予定の記入や変更は、すぐに反映します。

スケジュール管理などをおこなうバックオフィスにとっては、いちいち確認する必要が無く、その分ほかの業務に回ることができるので、生産性の向上も期待できます。

部署やプロジェクトごとにグループ分けもできるので、特定の社員を探し出すことも容易で、スケジュール管理や予定の確認に割いていた時間を短縮することができるでしょう。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

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