バックオフィス業務で情報共有の重要性は高いのか?情報共有ツールを5つご紹介

2022/02/09

バックオフィス業務において、情報共有の重要性は高いのでしょうか?バックオフィス業務の情報共有を軽視していると、業務効率や生産性が下がるリスクがあります。この記事では、バックオフィス業務における情報共有がなぜ重要なのかや、情報共有を促進するITツールをご紹介します。 この記事を参考にすることで、バックオフィス業務の情報共有の重要性がわかります。結論、グループウェアを導入することでバックオフィスの情報共有を促進できます。

バックオフィス業務とは?具体的な職種や業務例も紹介

バックオフィスは直接利益を生み出さない業務のことで、「経理」「人事」「総務」などがバックオフィスに該当する職種です。一方、見込み顧客や既存顧客への営業担当者や、問い合わせ対応するカスタマーサポートといった、直接利益を生み出す業務はフロントオフィスと呼ばれています。 バックオフィスはフロントオフィスの業務をサポートしたり、企業活動を継続するために必要な手続きをするなど、企業運営に関わる重要な役割を担っています。 例えば「決算業務」や「支払い・請求処理」、「保険や税務の手続き」など、企業活動を継続する上で欠かせない業務を担うのがバックオフィスです。

バックオフィス業務における情報共有の重要性【なぜ必要?】

情報共有とは、社員が業務で得た情報を、会社全体や部門内で共有することを指します。バックオフィスにおいて、情報共有は業務を効率良く進めるために必要なものです。 バックオフィスは様々文書やデータを扱うため、それらの情報を適切に共有しなければ、業務効率が下がったり、生産性が下がってしまいます。ここでは、バックオフィスにおける情報共有の重要性について詳しく見ていきましょう。

業務内容や進捗を可視化できる

情報共有することで、業務の内容や進捗を可視化できます。なぜなら、情報共有することで、誰がいつどこで、どの業務をどこまで進めているかを見える化できるためです。 各社員が進めている業務の進捗を把握できれば、問題が起こった際の対策立案や原因究明がスムーズにできます。また、進捗が遅い業務を特定し、改善のために施策を打つこともできます。 チームワークが求められるバックオフィスで、業務の内容や進捗を可視化するためにも、情報共有は重要です。

ノウハウの蓄積や活用ができる

情報共有することで、ノウハウの蓄積や活用につながります。バックオフィス業務において個人が得たノウハウは、他の社員が業務を進めるうえで有益な情報です。 業務方法や手順等のノウハウは、会社や部門内で蓄積し、いつでも共有状態にしておくと、他の社員が効率的に業務を進められたり、新たな気付き得るきっかけになります。 逆にノウハウを共有せずに、各個人が持ったままにしていると、他人のノウハウを活かせず、業務効率が悪くなってしまいます。バックオフィスが効率化するうえで、ノウハウの蓄積や共有は欠かせないものです。

コミュニケーションが活性化する

情報共有によって、バックオフィスのコミュニケーションが活性化します。 従来は直接の会話、電話、メールなどでコミュニケーションすることが一般的でしたが、それらの方法では既に面識がある社員同士のコミュニケーションに限定されてしまうデメリットがあります。 しかし、社内SNSやWiki、掲示板などを活用して、多くの社員に簡単に情報共有ができるようになると、疑問や質問、依頼、要望、相談など、様々な種類の社内コミュニケーションが活発になります。 コミュニケーションが活性化し、良好な人間関係が構築できると、バックオフィスのポジティブな雰囲気にもつながるでしょう。

業務の属人化を防げる

情報共有によって、バックオフィス業務の属人化も防げます。情報共有が十分にされていない状況では、特定の社員しか業務が進められない「属人化」が発生してしまいます。 情報共有によって特定の社員が個人で持っている知見やノウハウをシェアすることで、属人化を減らせます。 属人化を減らせれば、担当社員の退職時や不在時でも問題なく業務を進められるので、普段から業務の知見やノウハウを共有しておく必要があります。

業務効率化や生産性向上につながる

情報共有によって、バックオフィスの業務効率化や生産性向上につながります。 バックオフィスで情報共有を進めると、部署内の報告業務や、他の部署からの問い合せ対応を効率化できます。 例えば、資料は電子化してグループウェア上で共有したり、全社に展開が必要な情報は社内掲示板に掲載すると、従来はメール等で行っていた作業時間が短縮され、業務効率化や生産性向上につながります。 情報共有を積み重ねることで、バックオフィスが効率化されると、自社の業績改善にもつながります。

バックオフィス業務を効率化するための情報共有ツール5選

ここでは、バックオフィス業務の効率化を実現できる情報共有ツールを5つご紹介します。 情報共有ツールを活用することで、効率的にバックオフィス業務の情報共有を活性化できます。 結論、情報共有ツールの中でも、バックオフィスの情報共有にはグループウェアが最適です。

グループウェア

グループウェアは様々な機能を持った業務改善ツールで、バックオフィスの情報共有に最適です。 バックオフィス業務には、共有すべき様々な文書や知見、ノウハウが幅広く存在しますが、それらを共有するための最適な機能や方法は異なります。 グループウェアには「タイムライン」や「社内Wiki」、「社内掲示板」など、様々な機能が実装されていますので、バックオフィスに存在する様々な情報を最適な方法で共有できます。 それらの機能を複数のITツールを使い分けて活用している方にとっても、グループウェアであれば1つのツールでまとめて実現できるためメリットがあります。

文書管理システム

文書管理システムは電子化した文書を格納したり、アクセス権を付与したり、他の社員に共有するためのシステムです。 バックオフィスでは注文書や請求書、領収書など様々な文書を扱いますので、文書管理システムによって文書を管理し共有することは業務効率化につながります。 業務を効率化するだけでなく、バックオフィスに存在する文書を厳格に管理するためにも必要なツールとなります。

社内wikiツール

社内wikiはWikiページを作成・編集することで複数の社員に情報共有ができるツールです。 社内wikiを導入すると、様々な部署や社員が個別に持っている知見やノウハウを共有できます。 例えば、社内の誰かが既に経験済のトラブルや、解決済の課題に関する知見が共有されれば、同じ問題が発生した際にスムーズに解決策を立案・実行できます。 各社員が持っている暗黙知をバックオフィス内だけでなく社内全体に共有することで、社内の生産性を向上できます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールも、バックオフィス業務を効率化するための情報共有ツールです。 以前はExcelで課題や進捗を管理し、それをメールで共有する方法が多かったですが、プロジェクトメンバーのメールチェックが遅れるとリアルタイムに情報共有できず、プロジェクトが遅延する問題もありました。 しかし、プロジェクト管理ツールに課題や進捗を記録していけば、他のメンバーはログインするだけで現状を把握できます。 通知機能やステータス管理、アクセス管理などの機能だけでなく、操作性も優れているため、バックオフィスの情報共有を促進できます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは社内外のメンバーと気軽にコミュニケーションできるチャットツールです。 ビジネスチャットを活用することで気軽に素早くコミュニケーションができ、情報共有も加速します。 例えば、メールでは都度「お世話になります」を記載するなど、ビジネスマナーを意識しなければなりませんが、ビジネスチャットでは挨拶文などを省き、要件だけを端的に伝えやすいです。 また、あえて返信する程でもないメッセージに対しては絵文字だけでも返せるため、メールよりも気軽にスピーディーにコミュニケーションできるのが特徴です。

まとめ

本記事では、バックオフィス業務における情報共有の重要性や、バックオフィス業務を効率化するための情報共有ツールをご紹介しました。 バックオフィス業務において業務効率や生産性にも影響する情報共有ツールは非常に重要です。 グループウェア等の情報共有ツールを活用し、情報共有を促進することは、企業の業績にも良い影響を及ぼします。 まずは自社のバックオフィスに最適なITツールを検

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