バックオフィス業務をデジタル化するには？ペーパーレス化や、社内の情報共有を効率化しよう！

バックオフィス業務は、企業を支える重要な役割を果たしています。一方、業務が未だにアナログであったり課題もあるようです。また、人手不足が懸念される中、ペーパーレス化をしたり、社内の情報共有手段をデジタル化することの必要性も指摘されています。本記事では、バックオフィスに必要なデジタル化について、IＴツールの導入とともにご紹介していきます。

バックオフィスとは？

バックオフィスとは、営業などのフロントオフィス業務を後ろから支える部署のことをいいます。直接顧客と対面するわけではありませんが、事務作業などの社内業務をおこなうことで、企業に大きく貢献しています。

主なバックオフィスの業種

バックオフィスにはどのような業種があるのでしょうか？

人事

社員採用、社員研修、人事評価、異動、転勤退職の支援など、人材にまつわる業務を幅広くおこなっています。総務が兼任している場合もあります。

法務

法務は、企業における法的業務をおこないます。会社の業務が、契約内容に沿ってしっかりおこなわれているかなどをチェックします。コンプライアンス整備やトラブル対応など、法的知識を活かしてバックオフィス業務の支援もおこなっています。

経理

経理は、業務上の請求書、見積書などを確認します。プロジェクトの予算や、相見積もりの内容精査もおこないます。税理士とのやり取りも経理が担当しています。

総務

総務部門は、企業内の事務作業を多岐にわたっておこないます。他のバックオフィス業務を兼務するケースもあります。会社における備品や消耗品の発注などをおこなっています。

財務

財務は、会社の予算管理や財政的な戦略担当です。経理よりもより大枠の予算を管理しています。会社全体のお金を管理し、経済的にフロントオフィスを支援します。

バックオフィスの重要性

実際に製品やサービスを生み出すわけではありませんが、バックオフィスがいないと企業は成り立ちません。保険や税に関する手続き、決算業務などは、バックオフィスが担当しています。企業活動に必須な「生産機能」「販売機能」「事務・会計機能」のうち、事務・会計機能をになっているのがバックオフィスなのです。

バックオフィスは情報共有が大事

バックオフィスに限った話ではありませんが、バックオフィスでも例外なく情報共有が重要です。例えば営業を支援する際は、営業が必要な情報などを他部署と共有できていなければいけません。また、営業といつでもコンタクトが取れる必要があり、情報共有が大事となってくることがわかります。

バックオフィスが抱える課題

企業にとって重要なバックオフィスですが、どのような課題を抱えているのでしょうか。

業務属人化

特定の人しかおこなえない業務が多々あると、業務が属人化しているといわれます。日々膨大な量の業務をこなし、かつ専門知識も要求される総務などで起こりがちです。他の社員の手が空いているのに、その人しか業務が出来ないとなると、業務が非効率的で生産性が低下してしまう恐れがあります。

社内問い合わせ対応

他部署からの問い合わせ対応が殺到すると、他の業務に支障をきたしてしまいます。そのためＦＡＱマニュアルを作成するなどして対策を立てているところも多いでしょう。しかし、FAQマニュアルが紙媒体だったり、検索機能がついていないと、結局のところほしい情報が見つからずにバックオフィスに問い合わせるという構造を変えることができません。

人手不足

会社の利益に直結する営業などと比べると、リストラや人員削減などの対象になりやすいバックオフィス。そのため、慢性的な人手不足が目立つ企業も多いようです。

アナログな業務

請求書や見積書を大量に扱うバックオフィスですが、それらが未だに紙媒体であったりすると、管理がアナログで非効率的と言えます。特に、コロナ禍でリモートワークが進んでいる現在、バックオフィス業務もデジタル化する必要性があるのではないでしょうか。

業務幅が大きい

バックオフィスがおこなう業務は多岐にわたります。それに人手不足も相まって、膨大な業務量となってしまっているところも多いようです。そうなると、残業などが常態化してしまう恐れが出てきます。しかし、残業などを減らし、業務の効率化を推進する日本政府の働き方改革に則しているとは言えません。

バックオフィスをデジタル化することのメリット

このようにたくさんの課題を抱えるバックオフィス業務ですが、デジタル化による改善が期待できます。以下では、バックオフィス業務をデジタル化するメリットについてご紹介していきます。

生産性向上

書類が紙媒体だと、膨大なファイルの中から必要な書類を見つけることに時間がかかってしまうことがあります。書類をペーパーレス化してオンライン上に保存することで、検索機能から簡単に書類を見つけることができます。また、共有もパソコンやスマホから簡単におこなえるようになります。このように、書類をデジタル化することで、業務の効率化、生産性の向上が期待できます。

ヒューマンエラーの防止

人による作業では、どうしてもミスが起こる確率が高まります。デジタル化をおこなうと、業務をAIによって自動化できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。

社員のモチベーション向上

今までの業務にかかっていた時間がデジタル化で短縮されると、社員のモチベーション向上にも繋がります。膨大な量の業務は、デジタル化によって明確に短縮することが可能です。このことで、1日の残業などは減っていき、よりクリーンな働き方ができるようになります。業務時間が安定したり、休日をしっかりとって疲れをリフレッシュすることで、労働意欲の向上につながり、結果的に生産性が向上することもあるでしょう。

テレワークに適応

バックオフィスをデジタル化していけば、そのうちパソコン1つで業務ができるようになります。そうなると、テレワークなど新しい働き方にも対応できます。働き方の選択肢を増やすことは、人材の流動性が大きい現代にとっては非常に重要なことだと言えます。

業務の可視化

業務がデジタル化することで、業務の進行状況などがより鮮明に可視化されます。業務の状況がはっきりと見えていれば、課題なども早い段階で発見でき、対処していくことが可能となります。

バックオフィスをデジタル化するには

バックオフィスをデジタル化することは、たくさんのメリットがあることがわかりました。では、実際にデジタル化にはどうすれば良いのでしょうか。以下では、ＩＴツール導入によるデジタル化についてご紹介していきます。

ITツールの導入

ITツールとは、業務の効率化やデジタル化を目的としたインターネット上のツールのことです。カレンダーやスケジュール管理、日程調整、オンライン会議機能、ファイル管理、ビジネスチャット機能など、デジタル化に必要な機能を一式備えています。事務作業が多いバックオフィスでは、ペーパーレス化のための電子契約、カレンダー、スケジュール管理機能などが有効と言えるでしょう。社内のコミュニケーションを活性化させるビジネスチャットなどもおすすめです。