バックオフィス業務の課題を解決する業務効率化の方法を解説

2021/09/09

会社組織において規模の差はありますが、ビジネスを行う組織すべてに存在し、重要な役割を持っているのが「バックオフィス業務」です。バックオフィス業務がどういうものなのかを理解し、効率的に運用していくことで、組織の環境が良くなり、誰もが働きやすい場所となります。

本記事では、バックオフィス業務の概要とバックオフィス業務の効率化について紹介していきます。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、会社組織の業務において、営業や電話サポートなどの取引先と直接接点を持つフロントオフィスをサポートする後方支援を行う業務です。一般的な認識だと事務作業全般を行う業務というのが正しいでしょう。

バックオフィス業務を行う部署としては、「総務部」「法務部」「財務部」「経理部」「人事部」などが挙げられます。会社の経営に関することから、お金に関すること、人事・社内環境に関することまで、このバックオフィス業務が上手に機能しなければ、売り上げが下がるどころか倒産してしまう可能性も含むぐらいに重要な部署と言えます。

バックオフィス業務は、利益に直結することがなく、正直地味な印象を抱きがちだと思います。実際に、業務の多くは事務作業で、ひたすらに書類やデータと格闘することも日常茶飯事です。しかし、財務部が会社のコスト管理や給料管理をしなければ、社員の給料がもらえないことになりますし、人事部がいい加減な人材ばかり雇ってしまえば、働きやすい環境とは言えません。

バックオフィス業務が滞ってしまうことは、前線に立って業績を上げていく社員の能力半減に繋がってしまうことになるため、しっかりと業績を上げていく企業ほど、バックオフィス業務の効率化と安定化が進んでいるといえるのです。

バックオフィス業務に関わる問題点

バックオフィス業務は、会社組織においてとても大事な業務であることが分かったと思います。しかし、多くの企業では、バックオフィス業務に問題を抱えているのです。どんな問題点(課題)があるのか確認していきましょう。

人手不足

バックオフィス業務が円滑に機能しない原因の一つが、人材不足にあります。理由として、バックオフィス業務は部署によってある程度専門的な知識が必要になるため、部署をまたいで手伝うのが難しいことで人材不足に陥ります。新しく、人材を雇用したとしても、知識と業務を覚えるのに時間を要するため、早期の人材不足解決にはなりません。

社員の負担増加

企業の規模に関わらず、バックオフィス業務は存在すると説明しました。ある程度人数の多い会社であれば、バックオフィス業務の分担が可能ですが、人数が少ない場合、一人に対する業務の量が重くのしかかってしまいます。そのため、本来の業務に集中出来ず、時間も削られてしまいます。業務の分担、効率化は解決していく必要があります。

緊急のサポート対応

バックオフィス業務には、想定外のトラブルに対応することもあります。営業先からのトラブル対応から社内の他部署からの問い合わせなど、回答するための知識は、もちろん必要ですが、それ以上に想定外の出来事に対して、早期に解決していく力が必要になってきます。

こういった問題点から、バックオフィス業務に従事する人材の定着率は高くなく、育成の課題や業務の効率化が求められています。

バックオフィス業務の改善対策

上記の問題を抱える多くの企業で、どのように解決していけばいいのかを模索していかなければなりません。バックオフィス業務の改善には、業務に関するITツールの活用と外部委託の方法があります。それぞれ見ていきましょう。

ITツールの活用

バックオフィス業務に関係のある人材不足、業務の兼任を解決する方法の1つが、クラウドサービスであるITツールの導入です。クラウドサービスには、バックオフィス業務の自動化が出来るという素晴らしいシステムです。

特に多くの企業で導入しているシステムが、従業員の就業時間や残業、休暇などを管理する勤怠管理システム・納品書や請求書等の書類作成が出来る請求書発行システム・従業員の給料計算を行う給与計算システム・求人サイトへの人材募集管理や面接・合否状況の一括管理を行う採用管理システムなどがあります。

こういったITツールを導入することで、人材を多く投入することがなく、ITが自動で業務を行ってくれるので、人材不足の解消・人件費の削減・業務時間の短縮といった様々な恩恵を得ることが出来ます。

注意する点としては、ITツールは、ある程度決まった流れがある業務に対しては有効ですが、イレギュラーな業務に関しては対応しきれない部分があります。あくまで、業務の補助という名目で活用していきましょう。

外部への業務委託

外部委託は、その名の通り、第三者の企業に業務をお願いすることです。実は、バックオフィス業務を専門にサポートする会社が多く存在し、バックオフィス業務を代わりに行ってくれます。社内に派遣されてくる場合もあり、各分野の専門家が豊富に在籍しているので、安心して業務を任せることが可能です。

これにより、バックオフィス業務を兼任していた場合、本来の業(フロントオフィス業務)に集中することが出来、結果的に業績の向上に繋がるでしょう。

注意点として、情報管理をしっかりと行っておかないと漏洩の危険性があることと外部委託費用が掛かることを念頭に置いておきましょう。

バックオフィス業務効率化のデメリット

バックオフィス業務を効率化していく上で、気を付けておかなければいけない点もあります。デメリットを把握しておくことで、バックオフィス業務の効率化を上手に行いましょう。

導入の報告

バックオフィス業務をITツールや外部委託によって改善していく場合に必ず行わなければならないのが、従業員や関係者に伝えておくことです。というのも、ITツールも外部委託も導入することで、これまでバックオフィス業務に従事してくれていた方を困惑させてしまうからです。業務のやり方が大きく変わるので、育成が必要な場合もあります。

また、取引先にもこれまでのやり方と変わることは伝えておきましょう。書類の様式等が変わるためです。どちらも導入前に講習会や報告会を行い、認知してもらいましょう。

導入後の手間

これまでバックオフィス業務に使用していたシステムや手法を変えていくわけなので、新たな業務方法の設定や準備といった作業に時間や手間がかかります。導入するシステムによっては、サポート体制が整っているので上手に活用して、新たなバックオフィス業務方法の導入に手間がかからないようにしていきましょう。

バックオフィス業務の相談を活用

いきなりバックオフィス業務の形態を変更することに抵抗がある場合、専門家に相談するという選択肢もあります。バックオフィス業務のである財務や法務、税務には専門的な知識を要します。税理士や司法書士などの専門家に相談し、業務のサポートを受けましょう。

まとめ

バックオフィス業務の課題を解決する業務効率化の方法と注意点について理解は深められたでしょうか。

企業の成長には欠かすことが出来ないバックオフィス業務の効率化は、規模に関係なく、全ての組織で必要になります。バックオフィス業務の重要性と効率化する方法を踏まえて、無理なく、効率的な業務進行を目指しましょう。

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