バックオフィス業務の効率化を図るにはグループウェアが効果的!

経理や会計など事務作業がメインのバックオフィスはルーティーンが形成されやすく、生産性をあげたり業務効率化を図りたいと思っても中々改革が難しい職種です。とはいえ働き方改革により長時間労働や過酷な残業が罰則対象となり上限規制も設けられたことで現状維持がどの職種や部署でも簡単でなく業務改善の必要性が叫ばれています。

業務改善と言っても刑事罰を恐れただ労働時間を減らしたりするだけでは生産性を維持できません。労働時間や残業を減らすとともに、今までの生産性を維持するためには業務の「効率化」が必須となります。

バックオフィス部門も例外ではありませんが、営業の影に隠れがちなこともありどのように業務効率化が出来るのか分かりづらいですよね。この記事ではバックオフィスを業務効率化し生産性をあげていく方法について見ていきましょう。

そもそもバックオフィスって?

バックオフィスとは経理・会計・総務・庶務などの総称です。職種を見たら一目瞭然ですが社内業務が中心で顧客と直接関わらないため利益に直結するわけではありませんが、営業などを後方から支える重要な役割を果たします。

ちなみに営業など顧客と直接やり取りし利益に直結する職業はフロントオフィスと呼ばれます。バックオフィスはフロントオフィスのサポート役といえばわかりやすいですね。バックオフィスが機能しているかどうかは企業全体の労働環境に影響します。逆にバックオフィスが機能していないと課題を抱えることになります。

バックオフィスの課題

人手不足

バックオフィスが機能しない原因としてあげられるのが深刻な人手不足です。バックオフィスの中でも会計などの職業は専門知識が必要で他部署が代わりに対応というのが難しいという事情があります。

企業の売り上げが上がればバックオフィスの業務量も比例して増えます。例えば売り上げが5倍になればバックオフィスの業務量も5倍になります。そうなると従来一人でおこなっていたものを単純に5人でおこなえば問題はありませんが、現実的に4人新たな人材を雇うことは簡単ではありません。

大企業ではそれほど問題が無いでしょうが労働人口が減少傾向にある中スタートアップや中小企業では人材を簡単に雇えるわけでもないので、結果的に人手不足に繋がってしまうのです。またバックオフィス自体人材の流動性は高くなく現状は人材の取り合いをしているともいえます。

企業にとって非常に重要なバックオフィス部門ですが利益に直結する営業などのフロントオフィスの影に隠れてしまってもいます。実際転職サイトでも営業職と比較するとバックオフィスは25%程度の募集しかかかっていません。普段から人材確保の優先順位が低いこともいざとなった時に人手が集まらない原因となってしまっているようです。

またバックオフィスとしてある程度実績を積んだ人であれば、即戦力として必要とされている大企業にキャリアアップを望んでいるのも現状で、スタートアップや中小企業にとっては人材流出による人手不足も深刻な問題であるといえます

問い合わせ対応

バックオフィスはフロントオフィスの事務作業やサポートが主な業務となるため、彼らからの突然の問い合わせはよくあることです。またトラブル対応などを要求されることもあり結果的に多方面での業務をしているのです。

他部門からの問い合わせにより主要業務がいちいち中断されることは好ましくありませんが、フロントオフィス側が問い合わせを形式化していることもありその場合問い合わせに対し何度も同じ対応をしなければいけません。対策として社員用のFAQページを作るなどしても定着には至らず解決しないことも多いようです。

このように重要であるにも関わらず何かと不遇な状況に置かれやすいバックオフィス部門ですが、業務改善の余地はたくさんあります。ではどのような解決策があるか次に見ていきましょう。

グループウェア導入によるバックオフィスの業務効率化

グループウェアとは?

グループウェアはオンライン上の業務改善ツールです。紙媒体での書類管理や電話やメールでの対応は紛失や情報伝達のミスを招きやすく生産性を下げる原因とされてきました。グループウェアではそれらを全てオンライン上で電子化することで業務の無駄を省き効率化しようとしたものです。

バックオフィスの事務作業に必要な機能は標準搭載されています。ファイル管理やスケジュール管理をオンライン上のいくつかのツールに分けて実践している方にとっても、一つのツールで全てを管理できることで業務効率化に繋がります。

次にバックオフィスの業務をグループウェアでおこなうことによるメリットを見ていきましょう。

ヒューマンエラー防止

バックオフィスの業務はデータを扱うものが多く集計や入力のほかにも目視でチェックするといったもので従来は集中力の要するものでした。そのためヒューマンエラーによるミスが生じやすいという問題がありました。決算時などは普段より忙しくそのためミスも増加する傾向にありました。

グループウェアを導入することでこれらのヒューマンエラーを防止することに繋がります。全てをシステム上でおこなうため正確性が上昇するとともに10件でも100件でも同じようにAIが処理をしてくれるのでミスを防ぐとともに業務時間の短縮となり生産性の上昇に直結します。

従業員のモチベーション上昇

従業員のモチベーションは過小評価できません。生産性にそのまま直結するからです。バックオフィスの場合は特に集中力を求められる業務が多いので従業員のモチベーションが下がってしまうと作業量が著しく下がる傾向があります。給与の計算などに時間がかかってしまうケースでは従業員のモチベーション低下に原因がある可能性もあります。

では何故従業員のモチベーションが低下してしまうかというと、業務が効率的に進められていないからです。業務が効率化することでバックオフィス担当従業員の作業量も大幅に増え、成果が目に見えてくるとモチベーションも上昇していきます。グループウェア上で業務をおこなうことでミスが減り作業量が増えると従業員の満足度やモチベーションに繋がります。

コスト削減

経理業務における自動化やファイル管理を電子化することで一人で対応可能な業務量が増え結果的に人件費を削減できます。企業としては利益に直結するフロントオフィス部門の採用に力を入れることも可能になります。

レシートや書類、印鑑などを紙媒体でおこなっている場合グループウェアで全て電子化することで保管費や印刷代などのコストを削減できます。

生産性向上

上記のようにバックオフィスの業務効率化をおこなうことで企業の売り上げに貢献することが可能です。営業担当者としてもバックオフィスがより機能していることで仕事がしやすくなることは確実です。

グループウェアでバックオフィス業務を効率化

バックオフィスは人手不足になりやすい業種であることからも業務を効率化することは非常に意義があります。各部署からの問い合わせ対応も、グループウェアの掲示板や概要部分にQ&Aを載せておくことで認識してもらえるでしょう。

集中力を要するためヒューマンエラーも起こりやすく、グループウェアのAIを活用することはミスの減少に繋がります。グループウェアの導入費用は企業の人数に合わせ融通が聞くなどコストの面でも安心です。この機会にバックオフィス部門でもグループウェア導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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