企業が勤怠管理をIT化する理由とは?おすすめITツールも紹介

2022/02/09

企業の一員として働いていく上で、勤怠管理は避けて通れません。給与に関わる作業のためミスが許されない上に、日々発生する作業のため効率良く行うことも求められます。しかし実際には、勤怠管理に課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。 以前は紙のタイムカードを用いたアナログな勤怠管理が一般的でしたが、最近ではIT化する企業が増えています。勤怠管理の課題を解決するためには、勤怠管理のIT化について理解を深めることが大切です。そこで本記事では、多くの企業が勤怠管理をIT化する理由や、おすすめのITツールをご紹介します。

多くの企業が勤怠管理をIT化する理由4つ

多くの企業が勤怠管理をIT化する理由は、突き詰めれば「業務改善」でしょう。つまり、アナログ方式における問題点を解消して、より良い勤怠管理を実現するためです。もう少し詳しく言えば、勤怠管理のIT化には4つの理由があります。1つずつ、順番に解説します。

理由1:ルーティンワークを効率化するため

勤怠管理は、業種に関わらずビジネスでは欠かせないルーティンワークです。毎日の出勤時・退勤時の打刻に加えて、毎月1回は勤怠実績の締め作業が必要となるでしょう。しかし、紙のタイムカードによる勤怠管理では、こうしたルーティンワークに時間がかかりやすいのです。 たとえば日々の打刻では、必ず打刻機の場所まで行く手間が生じます。社員のタイムカードを1か所にまとめて保管している場合は、自分のものがすぐに見つからないことも考えられます。さらに、勤怠の締め日には残業時間などの手計算が必要です。 1回あたりは大して時間がかからない作業でも、日々積み重なるとかなりのタイムロスとなってしまいます。その点、IT化すればスマートフォンのタップ操作で打刻ができますし、集計作業も自動化できます。結果として勤怠管理の無駄がなくなり、業務効率化につながるのです。

理由2:ミスや不正を防止するため

勤怠管理は、給与に直結するミスの許されない作業です。しかし、紙のタイムカードでは残業時間などの集計が手作業となるため、どうしても人的ミスが発生してしまいます。また、社員によっては打刻機を不正に書き換えたり、別の社員に打刻をお願いしたりすることも考えられます。 その点、IT化すればこうしたミスや不正を防止することが可能です。残業時間などを自動で集計してくれるITツールを活用すれば、手計算の必要がありません。また、打刻できるIPアドレスを制限する機能などもあるため、不正な打刻の防止にもつながります。

理由3:リアルタイムに情報共有するため

勤怠管理における毎月の締め作業では、総務部や管理部の負担も大きなものとなります。全社員の勤怠実績を集めて、給与計算などの処理を実施しなければならないのです。しかし、紙のタイムカードでは社員が直接手渡しする手間が生じます。締め日に社員が不在だった場合、締め作業が遅れてしまうこともあるでしょう。 その点、IT化すれば勤怠実績をオンライン管理できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。タイムカードを手渡しする必要がなく、スピーディーに締め作業が行えます。また、テレワークや外回りでオフィスにいない部下の勤怠状況を、上司が把握することも容易です。

理由4:ペーパーレス化によりコスト削減するため

紙のタイムカードだと繰り返し利用することはできず、毎月新しいものを用意する必要があるでしょう。1枚あたりは大した金額でなくても、全社員分のタイムカードを毎月用意するのでは、軽視できないコストになります。もちろん、締め作業などにも多くの人件費がかかります。 その点、IT化により勤怠管理をオンライン移行すれば、紙のタイムカードが不要です。ペーパーレス化を実現することで、タイムカード自体のコストはもちろん、日々の勤怠管理で発生する人件費も削減できます。紙の消費量を抑えることで、環境保全にもつながります。 ペーパーレス化のメリットについて詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。ペーパーレス化による4つのメリットを解説!おすすめツールも紹介

勤怠管理をIT化するなら「勤怠管理ツール」がおすすめ

勤怠管理をIT化するなら、「勤怠管理ツール」を活用するのがおすすめです。勤怠実績の管理・共有をオンラインで効率化するITツールで、多くの企業が活用しています。ここでは、勤怠管理ツールを用いる3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:打刻や締め作業が簡単になる

勤怠管理ツールを使えば、スマートフォンのタップ操作で手軽に日々の打刻が行えます。また、残業時間などの集計作業も自動で行われるため、締め作業の際に手計算する必要がありません。日々の勤怠管理にかかる時間を大幅に削減し、業務効率化につながるのは大きなメリットです。

メリット2:タイムカードや勤怠表が不要

勤怠管理ツールなら勤怠実績をオンライン管理できるため、紙のタイムカードを使う必要がありません。総務部や管理部も、Webブラウザさえあればパソコンから社員の勤怠実績を閲覧することが可能です。エクセルでの勤怠管理のように勤怠表を印刷する必要もなくなり、ペーパーレス化によるコスト削減が期待できます。

メリット3:様々な働き方に対応できる

クラウド型の勤怠管理ツールによりオンライン移行すれば、様々な働き方に対応できるのもメリットです。社内ネットワークに依存しないため、テレワークでも独自のネットワークを構築することなく勤怠実績の管理・共有が行えます。外回りの仕事でもスマートフォンから利用できるため、柔軟な勤怠管理が実現します。

勤怠管理をIT化して、業務効率化しましょう!

今回は多くの企業が勤怠管理をIT化する理由や、おすすめのITツールをご紹介しました。勤怠管理をIT化することで多くのメリットを享受でき、業務改善につながります。最近ではテレワークが増えているため、勤怠管理のIT化が今後より重要となるでしょう。 勤怠管理ツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションを効率化するITツールで、勤怠管理機能はもちろん、スケジュール管理機能なども備わっています。グループウェアを導入すれば、より幅広い業務の効率化につながるでしょう。 勤怠管理をIT化して業務効率化したい方は、ぜひグループウェアをご導入ください。アイポの「勤怠管理」

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