効率的な勤怠・時間管理方法!システム導入で人事総務担当の悩みを解決

2021/12/23

勤怠・時間管理はどんな仕事においてもしっかり行っておきたい業務であります。人事も漏れなく把握していくことが必須です。

さらに21年4月には働き方改革の改正によって、長時間労働や有給休暇といった従業員の適切な管理をより一層徹底しなければなりません。しかし、従業員の勤怠・時間管理するといっても既に抱えている業務で精一杯…。タスクを減らさないと対応できない状況でどうしたら良いか頭を悩ませている日々です。

本記事では、そんな人事総務部の悩みに関して解決するための労働管理についてご紹介していきます。

人事総務の悩み 「勤怠・時間管理」の必要性とは

従業員の日々の労働管理は常に正確に把握しなければなりません。正しい管理方法が求められます。

管理にあたって、主に確認しなければならない従業員の勤怠・時間内容は、主に次のとおりです。

・出勤
・退勤
・休憩時間
・欠勤、遅刻の状況
・有給休暇の消化状況

これらは勤怠・時間管理を行っていく上で必ず把握していきます。特に最近では有給休暇の取得が義務付けられましたので、休暇に関する記録も必要です。

また、労働時間を把握していくためには、従業員への指導も行っていきます。入社時に正しい勤怠・時間方法について指導していき、働いている時間を適切な記録していくことで、正確な給与計算ができるのです。

厚生労働省では、度々起きてしまう過労死問題などを防ぐためにガイドラインを設定しています。全ての企業はこの「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて従業員の働き方や健康管理をしっかり徹底していく義務が生じています。この義務をしっかり守ることで、社会的にも安心して働ける企業と認定されていくのです。

では、適切な勤怠・時間管理を行っていく上で、どんなポイントに気をつけるべきでしょうか。確認していきましょう。
1、勤怠・時間方法は適切な指導しているか
2、長時間労働になっていないか
3、有給休暇などを適切な消化できているか

以上の3つのポイントは労働管理において最も確認していきたいところです。ではどのように適切な管理していけば良いか、ご紹介していきましょう。

人事総務の悩み 「勤怠・時間管理」で把握すべき内容とは

勤怠・時間管理を行うには、以下の項目に注目して把握してきましょう。
1、勤怠・時間管理の対象者
2、管理すべき項目

それぞれについては、厚生労働省のガイドラインによって細かく定められています。

勤怠・時間管理の対象者とは、労働基準法第41条には、みなし労働時間制以外の労働者を指します。みなし労働時間制とは、事業所の責任者、すなわち店長や所長にあたります。

雇用関係の従業員やスタッフは該当すると考えて良いでしょう。

では、管理すべき項目とは一体どのようなものなのか、次で詳しく解説していきます。

管理項目

勤怠・時間管理において、管理すべき項目はいくつもあります。まずどの部分を把握すべきなのか、確認していきましょう。

1、始業・終了時刻、労働時間、休憩時間
2、時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
3、出勤日、欠勤日、休日出勤日
4、有休取得日数・残日数

会社勤めの方であれば、必ず見るような項目です。ではそれぞれについて解説していきます。

・確認ポイント1、始業・終了時刻、労働時間、休憩時間
全ての従業員の始業時間から終業時間を毎日記録していきます。遅刻や早退などもここでしっかり把握していきましょう。
休憩時間は昼休みなどが該当します。フルタイムのスタッフであれば、しっかり休憩が取れているかもここで確認していきましょう。

・確認ポイント2、時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
どうしても契約所定時間内に作業が終わらなければ、時間外労働すなわち残業が発生します。ここでは1日にどれほど残業時間が発生したかを記録していきます。残業時間は法律に規定されており、法定時間外労働も賃金は発生するのです。

業務によっては休日出勤もあるでしょう。その際にも勤怠・時間管理に記録するよう指導することが大切です。

・確認ポイント3、出勤日、欠勤日、休日出勤日
ここでは社員が1ヶ月単位でどれほど出勤できているかを記録していきます。風邪などの体調不良で休んだ場合には、欠勤が発生するでしょう。その記録も行っていきます。

また、休日出勤の際には振替休日もあるはずです。社員やスタッフの健康管理ができているかをここで確認できます。

・確認ポイント4、有休取得日数・残日数
従業員の有休消化状況を確認していきます。社員から有休の申請が入り、それが記録として残っているかを把握することが大切です。

2019年より有給休暇の取得が義務化されました。法律に則って消化できてるかを確認し、できていなければ部署と連携を取って取得させるよう指導していきましょう。

どれも確認すべき大切な項目です。決して見落としはせずに、厚生労働省のガイドラインを参考に勤怠・時間管理を行っていきましょう。では、管理方法はどのような手法があるのでしょうか。面倒なやり方ではなかなか管理はできませんよね。気になる管理方法について、解説していきましょう。

気になる管理方法とは 手法を解説

勤怠・時間管理を行っていく上で、主に下記の方法があります。それぞれを確認していきましょう。

1、紙の出勤簿
2、タイムカード
3、エクセル管理
4、勤怠・時間管理システム

以上は厚生労働省の「ガイドライン」に則った手法です。またこのガイドラインには次の指定がされています。

1)管理監督者が、直接確認し、適正に記録すること
2)タイムカードやICカード、パソコンで適正に記録すること。

以上のように紙媒体の他に、現代において電子媒体によって管理することが認められています。
ではそれぞれの管理方法について、ご紹介していきましょう。

管理法その1 ペーパー出勤簿

1枚の紙ですべての情報を記入していきます。出勤時間や休日取得など、あらゆる情報を書き込めます。

紙の出勤簿使用する際のメリットは次のとおりです。

1、カレンダーなどフォーマットがわかりやすい
2、全ての項目を記入できる
3、1ヵ月単位で管理ができる

主に派遣雇用などではこの方式が利用されています。

では、紙仕様においてのデメリットは何があるのでしょうか。確認していきましょう。

1、自己申告
2、適正な労働時間の管理が難しい
3、管理が大変

基本的には、自己申告になります。そのため、いつ出勤したかを自分で判断しなければなりません。不正申告やサービス残業が起こりやすいので、定期的な指導やチェックをする必要があります。厚生労働省のガイドラインでは、自己申告性の特例措置として認められていますが、客観的な出勤データとしてはもの足らないのが実情です。

管理法その2 タイムカード

打刻機械であるタイムレコーダーを使った出勤記録方法です。紙の出勤簿と同様に1ヵ月分のシートで記録をしていきます。タイムレコーダーを使用する際のメリットは次のとおりです。

・端末でかんたんに記録できる。
・市販されている用紙で利用可能なので低コスト

打刻端末があれば、それに専用の用紙を差し込むことでかんたんに記録を取れます。主にオフィスや飲食店での職場で利用されることが多いでしょう。では、タイムレコーダーにおいてのデメリットは何があるのでしょうか。確認していきましょう。

・休日や残業時間の記録が難しい
・テレワークの記録が物理的に難しい
・手書き修正は客観的なデータが必要

打刻端末では主に出勤時間と退勤時間の記録となるため、残業時間の記録は全くできません。また、端末がなければ記録が打てないので、テレワーク時にはタイムレコーダー以外で記録を取る必要性があります。

そして、打刻された時刻の修正には、入退室のICカード記録やパソコンの使用記録など客観的なデータが必要です。これは厚生労働省の「ガイドライン」では打刻された時刻の修正には、必ず他の記録を参照するように指導されていることから、必要な作業になります。

また、テレワークの打刻出勤には残念ながら対応していません。端末がないため物理的に記録ができないためなのです。したがって、在宅勤務の際には別途異なる方法で記録が必要でしょう。

人事総務におすすめ 勤怠・時間管理システムとは

勤怠・時間管理システムを使った管理方法です。打刻方法は簡単で、ICカードを使った打刻方法であったり、スマートフォンやパソコンを用いて出勤時間や退勤時間を記録していきます。

では、勤怠・時間管理システムを使用する際のメリットは何があるのでしょうか。確認していきましょう。

・手入力はなく、全てシステム側が記録
・残業時間や休日出勤の記録もかんたん
・打刻修正は上司の承認など、不正申告の防止策が取れる
・集計や分析ができるので、部署ごとの残業時間の分析なども可能

システムを使った管理方法になるため、従業員が手入力で打刻をすることはありません。また、残業時間の記録もシステム側が行うので、こちらの手間は一切かからないのです。

さらに従業員の出勤データが取れるので、それをもとに集計などもできます。部署ごとの残業時間はどれくらいなのか、違法な残業時間になっていないのかも確認ができるのです。

では勤怠・時間管理システムにおいてのデメリットは何があるのでしょうか。確認をしていきましょう。

・導入コストがかかる
・従業員にやり方などの指導が必要

勤怠・時間管理システムは導入コストがかかります。企業規模や従業員数によってコストは変わりますが、30万円から300万円ほどのコストがかかると見積もって良いでしょう。

コストはかかるものの、導入後の面倒な作業等は発生しません。また、トラブル時には専門スタッフが対応するため、万が一の時も安心です。厚生労働省のガイドラインを照らしても最も適しているため、導入する企業が急速に増えています。

適正な勤怠・時間管理を心がけていく

効率的な勤怠・時間管理方法について理解は深められたでしょうか。

昨今の働き方改革でより一層の勤怠・時間管理が求められています。また、2019年4月の法改正で残業時間などの規制も強まり企業としての責任が大きくなっていく一方です。

従業員の働き方満足度を上げると、社会からの印象も良くなり業績もアップしていきます。ぜひこの機会にITシステムの導入で勤怠・時間管理の適正化・効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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