勤怠管理や給与計算を効率化するためには

勤怠管理は企業で働くうえで毎日行わなければなりません。そのため、実務に影響が出ないよう効率的に行いたいものですよね。また、勤怠実績が給与計算に直結するため、正確な勤怠管理が求められます。

企業や職種によっては深夜残業や休日出勤など、通常とは異なる勤怠ケースが発生することも珍しくありません。このような場合、給与計算も変わってくるため、勤怠管理には細心の注意を払う必要があります。

しかし現状、勤怠管理でのイレギュラーケースの対応に苦労している企業も多いようです。
今回は、勤怠ケースが多様な企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

深夜残業や休日出勤など様々なケースがあり、給与計算が大変

今回インタビューした企業は人材派遣会社で、接客業をメインとした人材派遣業を行っています。案件を分担するために複数のチームに分かれています。

接客業がメインのため、案件によっては土日に出勤したり、夜遅くに仕事が入ったりすることもあります。これらのケースでは、通常とは勤怠管理方法も給与計算方法も変わってきます。

しかし、社員によって勤怠状況は様々です。そのため、給与計算は社員ごとに注意を払わなければならず、とても手間がかかっているそうです。また、休日出勤は前日に急遽決まることも多く、管理部が把握できないことも多いそうです。

Excelファイルでは、勤怠管理の多様なケースをすべてケアするのは難しい

こちらの企業では、Excelファイルで勤怠管理や給与計算している、とのことでした。

朝の自社出勤時にExcelファイルの勤怠表を開き、前日分の勤怠実績を入力します。その後は予定表を更新し、各取引先企業に出向します。
管理部は月の初めに、各社員の勤怠表を元に前月分の給与計算を行います。また、休日出勤は判明した段階で管理部に電話で連絡します。

Excelファイルでの給与計算は、通常勤務、深夜勤務、休日出勤といった場合分けする必要があります。そのため、全社員の給与に対して細心の注意を払わなければならず、とても時間がかかる作業です。Excelの数式で場合分けする方法もありますが、これは複雑な数式になりやすく、ミスも発生しやすいでしょう。

また、休日出勤が急遽決まった場合に電話連絡だと管理部が出られず、情報共有できない恐れがあります。とはいえ、Excelファイルに記入しただけでは情報共有できないため、管理部が把握できるのは結局休み明けになってしまいます。

グループウェアの勤怠管理機能で、イレギュラーケースにも対応

グループウェアの勤怠管理機能を使うことが、勤怠管理や給与計算には効果的です。

グループウェアだと、日々の勤怠管理をクラウド上で出来ます。スマートフォンから出退勤の打刻ができるので、毎日Excelに入力するよりもはるかに手軽です。それに、急な休日出勤が発生した場合でも、管理者がスマートフォンからチェックできます。

また、出退勤時間から自動的に深夜勤務や休日出勤の時間を割り出し、月ごとの集計も行ってくれます。そのため給与の計算ミスが発生しにくく、Excelで複雑な数式を扱う必要もありません。しかも、集計データをファイル出力できるため、給与計算ソフトとの連携もバッチリです。

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