従業員の勤怠管理業務をエクセルで行っている事業者もおおいのではないでしょうか。実際、従業員のシフト管理や工程管理、労務管理にはエクセルの利用は必須とされてきました。
その一方、グループウェアを使用した勤怠管理システムを利用する事業者がおおくなっていることも事実。普及率は85％以上という驚異的な数字です。
この数字が表しているのは、グループウェアの導入が当たり前になりつつあることに加えて、業務の効率化が望めることです。
本記事では、エクセルで勤怠管理業務を行っている事業者がグループウェアに乗り換えている理由について以下の流れでご紹介しています。
・エクセルで勤怠管理する3つのメリット
・エクセルからグループウェアに移行する5つの理由
・グループウェアの便利な機能
勤怠管理システムを導入して日常業務である勤怠管理を簡単にしてみてはいかがでしょうか。
目次
エクセルで勤怠管理するメリット
勤怠管理ツールとしてエクセルが利用されていたのには理由があります。この章では、勤怠管理としてエクセルが利用されている理由を解説致します。
導入費用が安価
エクセルの購入費用は単体価格で16,000円前後とリーズナブルでありながら、バージョンアップ無料で利用し放題。単体購入やセット購入、サブスクリプション購入など、用途に合わせた購入ができるのもエクセルのメリットといえます。
認知度が高い
認知度があるのはいうまでもありませんが、エクセルの知識は万国共通であることもエクセルを利用するメリットです。マイクロソフト社が提供しているPCにも初期ツールとして導入されていることも珍しくありません。
表計算を利用できる
エクセル本来の使い方でもある表計算。勤怠管理において表計算は必要不可欠なツールのひとつです。勤怠管理に限らずデータの集計や分析、グラフなどが簡単に作成できることに加えて、計算式を利用することで自動計算してくれる便利なツールです。
表計算だけではなく、見積書や経費明細書、顧客リストなどさまざまな書類に活用できます。
エクセルからグループウェアに移行する5つの理由
エクセルならではのメリットはあるものの、グループウェアの勤怠管理システムを利用する事業者は年々増加しています。その理由は、エクセルにない機能がグループウェアにはあるからです。
では、グループウェアの勤怠管理でできることをご紹介していきます。
複数人で共有できる
グループウェアの勤怠管理システムは複数人で同時利用できるため、リアルタイムで情報を確認することができます。部署・チーム・プロジェクトごとにファイル形式で管理表を送らなくても自由にどこでも利用できるのはグループウェアの強みです。
テレワークなどの在宅勤務が主流になりつつある現代において、とても便利な機能のひとつといえます。
自由にカスタマイズできる
多様な勤務形態がある現代において、勤務形態が変わるごとに勤怠管理表を作成するのは時間と労力がかかります。地域性や業種が変われば、さらに多様なニーズに合わせた機能が必要になります。一方、グループウェアの勤怠管理システムは、さまざまな勤務形態に対応しているため、その勤務形態に合わせた勤怠管理が簡単に行えます。
現場に合わせた機能を追加し、利用しなくなった機能はすぐに削除できるよう自由なカスタマイズを可能とします。
リアルタイム共有が可能
勤怠管理システムは、管理者が従業員全員の勤務状況等をリアルタイムで確認できます。スマホやPCから好きなタイミングでシフトが変更できるため、急な変更にも対応可能。これまで人の手で確認していた勤怠管理の手間と労力を軽減することに加えて、管理者の負担を減らすことにも繋がります。
お知らせ・通知機能
勤怠管理システムにあらかじめメールアドレスを登録することで、出退勤管理をお知らせしてくれる通知機能があります。システムにログインしていなくてもメールに通知がくるため、連絡漏れや確認漏れリスクも防ぐことができる機能です。
システム連携ができる
グループウェアの勤怠管理システムと外部サービスを連携させることも可能です。例えば、給与計算ソフトと連携することで、給与を自動で計算してくれるため、集計作業と労務事務作業の削減に繋がります。
上手く外部サービスとの連携を計ることができれば、オフィス業務の大半が自動化でき、事務作業を最小限に抑えることも可能です。
グループウェアの便利な機能
グループウェアの勤怠管理システムが便利であることは、おわかりいただけたでしょうか。グループウェアを導入している多くの企業は、グループウェアの勤怠管理機能だけではなく、さまざまな機能を駆使して業務効率を実現させてきました。
この章では、グループウェアで行える便利機能の一部をご紹介致します。
スケジュール管理
スケジュール管理は、仕事の効率を上げる重要なポイントです。一方、従業員ひとりひとりのスケジュール管理となると膨大な労務管理となるため、時間と労力がかかります。
グループウェアのスケジュール管理は、簡単操作で予定を入力できるため、効率的なスケジュール作成を可能とします。さらに、複数人の同時使用ができるため、日程調整に時間をとられることもありません。
チャット機能
グループウェアのチャット機能は、社内間のコミュニケーションツールとして活躍します。メールよりもリアルタイムなやりとりを可能とし、ファイルなどの添付ファイルも簡単に添付することができます。
チームやプロジェクトメンバー間の情報交換ツールとしても有効です。チャット機能を利用することで、急ぎの要件である場合に相手が確認しているかどうかの判断も一目でわかります。
ビデオ会議機能
ビデオ・音声会議ができることもグループウェアを利用するメリットです。オンライン会議では会場を必要とせず、準備資料も事前に送信できるため、会議を開催する側にとっては紙代などの経費削減にも繋がります。
テレワークや緊急事態にも対応できるツールとして現在は、このツールを目的にグループウェアを導入する企業も少なくありません。
ファイル共有機能
ファイル共有機能により、送受信したファイルを一元管理できます。ファイルの変更履歴や送信者の情報を残すこともでき、管理ファイルを整理しながら利用できる便利な機能です。過去ファイルを探す手間も省けるため、効率的な作業管理が行えます。
日報機能
日々の業務を管理する日報管理業務。グループウェアの日報管理機能はさまざまな業種に対応したフォーマットを用意しているため、理想に近い日報管理を実現します。日々の業務連絡や引継ぎの時の重要な情報となるため、多くの企業が導入・利用しています。
勤怠管理をより正確かつ簡潔に
グループウェアで勤怠管理を行う事業者が増えている理由についての理解は深められたでしょうか。グループウェアでできることは年々増加し、多くの企業で業務の効率化・改善を実現しています。
グループウェアの導入で得られる効果は運営会社によって異なり、自社の課題を改善できるグループウェア選びがポイントです。一度試してみたいと思われた事業者は、トライアル期間を設けているグループウェア会社で試運転することをおすすめします。
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