「勤怠管理や給与計算のミスを減らし、効率化したい」と考える企業の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
業務効率化が求められるこの時代、少しでもシステムを導入して業務量を減らし、割くべき仕事に時間を割くのは喫緊の課題とも言えるでしょう。
そこで役立つのが、勤怠管理システムと給与計算システムを組み合わせて利用する手法です。
本記事では勤怠管理システムと給与計算システムについて、以下の内容を紹介します。
- 勤怠管理システムと給与計算システムの機能について
- 勤怠管理システムと給与計算システムを連携・一体化させるメリット
労務管理の効率化に役立つ内容となっていますので、ぜひご覧ください。
目次
勤怠管理システムと給与計算システムの機能について
勤怠管理システムの機能は大きく4つ挙げられます。
- 打刻機能
- 残業超過の通知
- ワークフロー機能
- 他のシステムとの連携機能
以下の章で順番に紹介します。
機能① 打刻機能
1つ目が「打刻機能」です。
近年はICカードと連携させたり、スマートフォンからアクセスしたりして勤怠管理をできるシステムが増えています。
従来使われていたタイムカードは他人が勝手に打刻できてしまい、不正な労務管理が行われる事例も多々ありました。
しかし勤怠管理システムでは基本的に本人以外が不正に打刻できないよう設定されている場合が多いので、より正確な労働形態を把握できます。
また2019年4月より始まった「働き方改革」の影響で年間5日以上の有給休暇の義務化が定められており、休暇などの管理もより効率的に行えるのも魅力の1つです。
機能② 残業超過の通知
2つ目が「残業超過の通知」です。
残業時間が超過した場合に通知が出る勤怠管理システムもあります
過労死問題や働き方改革の影響で残業時間の規制がますます厳しくなっており、正確に社員の残業時間を把握し、業務量の配分・ペースなどを考えなければなりません。
そこで残業時間を管理し、通知をしてくれる勤怠管理システムは労務管理にも役立つシステムではないでしょうか。
またサービスによっては社員、パートなど就業形態の違う職員別に残業計算を行える機能も搭載されており、労務管理の手間が省ける一面も兼ね備えています。
機能③ ワークフロー機能
3つ目が「ワークフロー機能」です。
ワークフローとは業務の手続きの際に必要となる「申請→承認」の流れを指します。
勤怠管理システムには出勤簿の承認、残業、休暇の申請がスピーディーに行えるシステムが搭載されており、ペーパーレス化にも大いに役立ちます。
またクラウド型の勤怠管理システムであれば、社外にいてもスマートフォンやパソコンから申請・承認ができるため、意思決定の速度も上がり、生産性の向上にも貢献してくれるでしょう。
機能④ 他のシステムとの連携機能
最後が「他のシステムとの連携機能」で、以下のようなことが実現化します。
- 人事管理システムと連携させて社員の所属部署や勤務地を取り込み、データベースを効率的に作成できる
- シフト管理システムと連携させて休暇日を把握しつつ、最適なシフトを組むこともできる
また本記事での題材でもある「給与計算システム」との連携も可能です。
勤怠データや残業時間が自動で記録されて、計算されるため給与計算の効率化を図れるとともに、未払い賃金防止といったコンプライアンスに基づいた給与支給ができます。
この勤怠管理システムと給与計算システムの連携、もしくは一体化したサービスの利用は企業にとっても非常にメリットがあるのです。
そこで次の章から「勤怠管理システムと給与計算システムを連携・一体化させるメリット」を紹介します。
勤怠管理システムと給与計算システムを連携・一体化させるメリット
勤怠管理システムと給与計算システムを連携・一体化させるメリットは以下の4つです。
- 人事部の負担が軽くなる
- 勤怠管理がより楽になる
- 自動で給与計算がされる
- 法改正の対応がすぐに行える
順番に見ていきましょう。
メリット① 管理部門の負担が軽くなる
1つ目が「管理部門の負担が軽くなる」です。
なぜならシステムが自動で社員の勤怠を記録しているため、確認作業の工数を削減できるからです。
勤怠管理システムと給与計算システムを今まで導入していなかった場合は人事や総務担当者が給与計算を行っていたのではないでしょうか。
給与計算を行う際は打刻が正確に行われたか、残業代の計算、保険料など、細かく確認する箇所も多いですよね。
また特に連休の多い月は給与計算に追われてしまい、ミスや残業が増えてしまう事例もよくあります。
そこで勤怠管理システムと給与計算システムを導入することで、自動的に社員の労務管理が可能になるため、給与計算の労力を大幅にカットできます。
社員の給料支給は生活もかかっているため、ミスは許されません。
しかしシステムを導入することでスピーディーに、かつミスを最小限に抑えつつ給料の支給ができるのです。
メリット② 勤怠管理がより楽になる
2つ目が「勤怠管理がより楽になる」です。
システムを利用することで、わざわざ出退勤時時間を名簿やエクセルファイルに入力する必要がなくなり、一目で社員の労働時間を把握できます。
また「働き方改革」によって導入が進んでいるフレックスタイムやテレワークでの勤務状況も簡単に把握できるのも魅力の1つでしょう。
勤怠管理が楽になると他の仕事に手が回るようになり、更に休暇や残業の偏りなどもシステムを見たら把握できますので、コンプライアンスをより意識した組織運営にもつながります。
メリット③ 自動で給与計算がされる
繰り返しになってしまいますが、自動で給与計算が行われるのも魅力の1つです。
勤怠管理システムで記録をした社員の出退勤情報をCSVデータで出力し、そのデータを給与計算システムに入れることで、自動で給与計算を行ってくれます。
またアルバイトの時給計算、残業代、各種手当なども設定をしておくことで、自動で計算が行われるため、給与計算担当者の負担も減りますし、アウトソーシングの手間が省ける可能性もあります。
メリット④ 法改正の対応がすぐに行える
最後が「法改正の対応がすぐに行える」です。
労働基準法や税率など、労働関連の法律はよく改正されます。
紙やエクセルなどで勤怠管理をしている場合は、法改正が行われる度に計算方法や管理の手法を変える必要があり、大がかりな作業となってしまいますよね。
しかしシステムを導入している場合は法律改正に合わせて、都度アップデートされるのです。
なので特段何も対応しなくとも、施行されている法律通りの給与計算が可能になります。
システムによってはアップデート時に有料の場合もあるため、事前の確認をしつつ、導入を検討しましょう。
まとめ
本記事では勤怠管理システムと給与計算システムについて、以下の内容で紹介をしました。
勤怠管理システムと給与計算システムの機能について
勤怠管理システムと給与計算システムを連携・一体化させるメリット
もちろんシステムの導入には社員数分の金額がかかったり、場合によってはシステムを利用するためのマニュアル作成、研修などを行ったりする必要があるでしょう。
しかしそれらのコストを回収できるレベルで業務効率の改善に貢献してくれるシステムともいえます。
労働生産性の向上がより求められる令和時代。
ぜひ勤怠管理システムや給与計算システムを駆使して、業務効率化を図りましょう。
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