勤怠管理は、会社にとってとても重要な業務です。
なぜなら社員の給与に直結する業務であり、社員のモチベーションに直結するためです。紙ベースで管理している会社もまだ多数ありますが、そこから計算式の入ったエクセルのシートに転記をするとなるとヒューマンエラーがとても起きやすい状況となってしまいます。また、社員がどのタイミング休暇を取っているのかなどのリアルタイムでの確認も必要です。
そこで今回は、取材した会社のインタビューによって見えてきた勤怠管理の問題点と解決策を紹介します。
月初めの紙ベースをデータ化する作業に時間がかかる
今回インタビューした企業は、通販会社の専門の広告代理店です。社員数十名で、本社と地方の支社で分かれています。社内で作業する社員と社外で作業する社員で分かれていました。こちらの会社は急成長中ということもあり、人員がここ数年、毎年十数人ペースで増えてきています。初めのうちは人数も少なかったため、タイムカードからデータ化する作業は大した工数ではありませんでした。しかし、社員が増えてくると月初めに全員分のタイムカードをチェックする手間が増え、本来の業務を圧迫するまでになってきてしまいました。また、勤怠管理も労働者本人しか把握していないので実際の勤怠との整合が図れていませんでした。
どのような勤怠管理を行っているのか
この会社では、本社と地方の支社に分かれているため、それぞれの職場でタイムカードを打刻し、月初めに本社に送付し、本社で紙ベースからエクセルへのデータ化する作業をしていました。以前は数名の社員だけの管理だけですみましたが、年々増えてくる社員の数に入力担当者は数日間その作業に追われることとなってしまいました。
また勤怠の管理も正確ではありませんでした。それは、客先へ直行したり、直帰したりする機会が多く、会社への報告は後日に本人からの申告のみという状況だったためです。そのため申告された勤務と実際の勤務の整合が図れていないことが多々ありました。その解決策として外出した場合は、必ず一度会社へ戻るルールを定めましたが、無駄な移動により時間が余計にかかり、社員からの不満も膨れ上がってきてしまいました。
クラウド管理で、どこからでも申告できるように
今回のようなケースの場合、勤怠管理をクラウド上で管理することで課題を解決することが可能です。
これまでの紙ベースでの勤怠管理をクラウド上で行うことにより、データへの転記作業が無くなります。さらに給与計算も自動で行なってくれるため、ヒューマンエラーが無くなり労働者には正確な金額を支払うことが可能となります。
また勤怠の予定についてもクラウド上で申請をし、上司がその申請を確認し承認することで無駄な移動もなくなり、社員の不満を解消することができます。
予定もクラウド上で管理したことにより、人員の作業の手配や、有給休暇の取得状況の確認もいつでも、どこでもできるようにしました。業務の連絡もスムーズになることで、先の予定を見ながら工程を考えることができ、計画的に業務を進めることが可能となります。
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