勤怠管理のミスをなくし、情報入力の手間を減らすためには

どんな企業にも、勤怠管理は必要不可欠です。勤怠実績が給与に直結するため、正確な管理が求められます。

勤怠管理には、紙のタイムカードで管理する方法と、オンラインで管理する方法の2つがあります。近年は、オンラインでの勤怠管理が増えていますが、紙のタイムカードで勤怠管理している企業も多く存在します。

しかし、紙のタイムカードを使った勤怠管理は、時間がかかり、ミスが発生しやすいものです。

今回は、実際に紙のタイムカードで勤怠管理をしている企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

勤怠管理に時間がかかり、ミスも多発

今回インタビューした企業は健康食品メーカーで、健康食品の製造、包装、販売を行っています。

本社工場と営業部の2拠点があります。営業部では、オンラインの勤怠管理システムを導入しています。しかし本社工場では、パソコンを持たない従業員も多いため、紙のタイムカードで勤怠管理をしています。

本社工場にはパートや派遣も含めて約200人の従業員が働いています。そのため、約200人分の勤怠情報を、総務部が手作業でExcelファイルに入力する必要があります。この作業だけで多大な時間がかかっているそうです。

また、給与はExcelファイルの入力内容に基づいて計算されます。そのため、入力に誤りがあると給与の計算も誤ってしまうことになります。実際、打刻漏れや残業代の計算ミスのために、給与の計算ミスが発生したことも複数回あるそうです。

紙のタイムカードでの月次処理は複雑で、多大な人件費がかかる

本社工場では紙のタイムカードで勤怠管理している、とのことでした。タイムカードは決まった場所に部署やチームごとに保管しています。

驚くべきは、月次処理の複雑さです。

まず、月の初めに部署やチームの責任者が、メンバーのタイムカードに漏れやミスがないかチェックをします。この時不備があれば、当該メンバに修正を依頼します。チェックの結果問題なければ、総務部へ提出します。
タイムカードを受け取った総務部は、Excelファイルへ勤怠情報を手入力します。打刻漏れなどの不備が見つかった場合は、当該チームの責任者に、電話や対面で確認をとります。
さらに、給与の計算ミスを避けるため、総務部内で入力内容をダブルチェック(入力者とは別の人が確認)します。ダブルチェックで不備が見つかった場合、当該入力者に修正依頼します。

この一連の処理が、毎月発生します。処理の中で、実に3回ものチェック作業が発生しています。

  • 責任者によるチェック
  • 総務部入力者によるチェック
  • 総務部ダブルチェック

タイムカードの記入やExcelファイルへの入力が手作業であるために、ミスが発生しやすいのです。そのため、念入りなチェック作業がどうしても必要となってしています。また、チェック作業で問題が見つかると、その都度確認や修正依頼の手間が発生します。しかも、パート従業員の場合すぐに確認が取れず、処理が遅れてしまうこともあります。

これでは、多大な人件費がかかってしまいます。

グループウェアの勤怠管理機能で、スマートフォンでも打刻可能に

このような問題を解消するには、グループウェアで勤怠管理するのがベストです。
グループウェアの場合、パソコンだけでなくスマートフォンからでも日々の打刻が行えます。これなら、パソコンを持っていない従業員でもオンラインで打刻可能です。しかも、手作業のようなミスが発生しにくい上に、スピーディに打刻できます。

また、グループウェアなら勤怠情報をエクスポートして、給与計算ソフトと連携できます。そのため、Excelファイルに入力して給与計算する必要がなくなります。

さらに、勤怠情報に不備があった場合でも、グループウェアのシステム上で修正依頼ができます。そのため、最小限のやり取りで済みますし、何度も繰り返しチェックをする必要がなくなります。

この他にも、IPアドレスによるアクセス制限や、ICカードや指紋による認証などさまざまな機能があります。そのため、運用上の不正対策もバッチリです。

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