勤怠管理は、企業の一員として欠かせない作業です。給与計算の元となる大切な要素なので、正確に管理しなければなりません。また、勤怠管理に時間を取られてしまうと実業務に影響してしまうため、出来る限り効率的に行いたいですよね。
勤怠管理には、紙のタイムカードやExcelなどの表計算ソフトを使っている企業も多いのではないでしょうか？しかし、これらの勤怠管理方法にはデメリットが多く、課題を感じている方も多いでしょう。
そんな中注目されているのが、「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムを使うと、勤怠管理にかかる人件費を削減でき、企業の利益につながります。まずは、この記事で勤怠管理システムのメリットやデメリットを押さえておきましょう。
目次
導入企業も多い「勤怠管理システム」とは？
勤怠管理システムは、日々の勤怠管理を支援してくれるシステムです。具体的には、大きく以下2つの役割を持っています。
・出退勤時間の記録(打刻)
・作業時間や残業時間、休暇取得などの集計・管理
紙のタイムカードやExcelなどの表計算ソフトを使った勤怠管理には、多くのデメリットがあります。勤怠管理システムを使うとそれらのデメリットを解決でき、企業の人件費削減・生産性向上につながるのです。そのため、勤怠管理システムを導入する企業は増えています。
勤怠管理システムを導入することのメリット
勤怠管理システムを導入することによるメリットは3つです。順番にご解説します。
メリット1：勤怠管理の手間を減らし生産性アップ
紙のタイムカードを使った勤怠管理では、集計作業を自分で行わなければならず、手間がかかります。しかも、必要な情報を手書きしなければならず、書き間違えたときの訂正も面倒ですよね。
また、Excelなどの表計算ソフトを使った勤怠管理では、出退勤時間の打刻ができません。そのため、日々の出退勤時間を手入力しなければならず面倒です。
このようにタイムカードや表計算ソフトで勤怠管理することには、効率面での課題があることが分かります。そこで注目されているのが、勤怠管理システムです。
勤怠管理システムを使うと、ICカードやボタン操作などで出退勤時間の打刻が行えます。そのため手書きや手入力の必要がなく、日々発生する勤怠実績の記録がとても手軽です。それに、残業時間などはシステムが自動で集計してくれるため、わざわざ自分で集計する必要もなくなります。
メリット2：集計ミスなどを防ぎ正確に勤怠管理
紙のタイムカードを使った勤怠管理では集計作業を自分ですることになるため、集計ミスが発生する恐れがあります。Excelなどの表計算ソフトを使った勤怠管理でも、複雑な計算式を使うことになりやすく、やはり集計ミスが発生しやすいでしょう。
勤怠実績は給与計算に直結するため、集計ミスがあると給与計算も間違ってしまうことになります。集計ミスを防ぐためには、勤怠管理システムを使うのが効果的です。
勤怠管理システムを使うと、残業時間などはシステムが自動で集計してくれます。そのため、手作業による集計ミスも防げ、正確に勤怠管理を行えるのです。また、勤怠実績をファイル出力する機能もあるため、給与計算ソフトと組み合わせることで給与計算も正確にできます。
メリット3：不正な打刻を防げる
表計算ソフトを使った勤怠管理では、手入力で出退勤時刻を記録することになります。これは自己申告となるため、本来とは異なる不正な時刻を入力したとしても、気づけません。悪意がなかったとしても、手違いで出退勤時刻が正確に記録されないこともあるでしょう。
では紙のタイムカードを使った打刻なら大丈夫かと言うと、そんなことはありません。自分は出勤していないのに同僚に代わりに打刻してもらったり、打刻機を操作して不正に打刻したりするケースはあり得るのです。
不正な打刻を防ぐには、やはり勤怠管理システムを使うのがベストです。勤怠管理システムでは、前述のとおりICカードやボタン操作などで出退勤時間を記録します。そのため、自己申告による不正な出退勤時刻の記録を防げます。
また、出退勤時刻はシステムの時間に基づいた正確な時刻が記録されます。ですので、打刻機の操作による不正や、記録ミスの心配もありません。さらに、勤怠管理システムではWeb上で打刻を行うため、不正なIPアドレスからの打刻を防止できます。その結果、他人に打刻してもらうといった不正の心配も無用です。
勤怠管理システムを導入することのデメリット
勤怠管理システムには多くのメリットがあることを解説しましたが、デメリットも2つあります。
デメリット1：導入費用がかかる
勤怠管理システムは基本的に、月額の利用料金が発生します。とはいえ、1社員あたり数百円とローコストなものがほとんどです。そのため、導入による人件費削減や生産性向上といったメリットを考えると、プラス面の方が大きいでしょう。
ただし、勤怠管理システムによっては自社にサーバーの設置が必要な「オンプレミス型」というものがあります。このようなシステムは初期費用がかなりかかるため、注意が必要です。
最近の勤怠管理システムの主流は、「クラウド型」と呼ばれるものです。これはWeb上のサーバーを利用できるため、サーバー設置のための高い初期費用は掛かりません。導入するならクラウド型の勤怠管理システムがオススメです。
デメリット2：慣れるまでは使いこなせないことも
勤怠管理システムは、オンラインで使うのが大きな特徴です。これは紙のタイムカードや表計算ソフトとは大きく異なるため、最初は使い慣れないかもしれません。
とはいえ、勤怠管理システムは使いやすさを重視したインターフェースのものが多くあります。そのためパソコンに疎い方でも、数日使えばすぐに使い慣れるでしょう。
まとめ
今回は、勤怠管理システムのメリットやデメリットをご紹介しました。内容を振り返りましょう。
・勤怠管理システムとは
⇒日々の勤怠管理を支援してくれるシステム。大きく2つの機能を持つ。
①出退勤時間の記録(打刻)
②作業時間や残業時間、休暇取得などの集計・管理
・勤怠管理システムを導入することのメリット
①勤怠管理の手間を減らし生産性アップ
②集計ミスなどを防ぎ正確に勤怠管理
③不正な打刻を防げる
・勤怠管理システムを導入することのデメリット
①導入費用がかかる
②慣れるまでは使いこなせないことも
今の時代を企業が生き抜くためには、無駄な人件費削減や生産性向上といったことは大切です。紙のタイムカードや表計算ソフトを使った勤怠管理に課題を感じている方も多いでしょう。そんな方は、勤怠管理システムを導入してみてはいかがでしょうか？
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