勤怠管理はグループウェアで!メリットや選び方、活用事例を解説

2021/02/16

時間外労働の上限規制は、2019年4月に大手企業を対象とし、2020年4月には中小企業にも適用されるようになりました。

より厳密な勤怠管理が企業に求められるなか、従来の方法では労働時間の管理に難しさを感じている、という人事担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

正しい勤怠管理には、グループウェアの使用がおすすめです。

今回は勤怠管理にグループウェアを活用するメリット、グループウェアの選び方、活用している企業の事例についてお伝えします。

勤怠管理とは何か

まずは勤怠管理がどういったものなのかを理解しておきましょう。勤怠管理とは、従業員の労働状況を把握することを指します。管理できる項目には以下のものがあります。

・出勤や欠勤、遅刻の状況

・始業から終業までの時間

・時間外労働の有無

・有給休暇の取得状況

従業員の労働時間は、労働基準法第32条で「1日8時間、1週間につき40時間を超えてはならない」と定められています。また労働時間の超過は睡眠不足や過労死、うつなどの問題を引き起こす可能性があります。

法律を守るためだけでなく、従業員の健康を第一に考えるためにも、正確な勤怠管理が必要です。

グループウェアで勤怠管理するメリット

勤怠管理にグループウェアを用いることで、どのような恩恵を受けられるのでしょうか。ここからはグループウェアで勤怠管理するメリットをご紹介します。

社員や管理者の負担を軽減できる

社員数が多い企業ではタイムカードの打刻待ちや、労働時間の調査のために朝早く出勤させるなどの問題が発生するケースがみられます。

また管理者側に負荷をかけているのが、タイムカードの集計・分析や、間違いがないかの確認作業です。

グループウェアの導入で勤怠管理をシステム化することで、タイムカードの打刻がスムーズになったり、集計・分析作業が簡易化されたりするので、勤怠管理に関する社員・管理者双方の負担を軽減できる効果が見込めます。

多様な勤務形態に対応できる

正社員だけでなく派遣、パート、アルバイトなど多様な働き方を採用している企業では、シフトの作成が難しくなりがちです。

勤務形態だけでなく、事務職や営業職などの職種によっても、労働時間が微妙に異なることもあるでしょう。

紙媒体でのアナログな手法やExcelを使うシンプルな方法では、シフト管理は非常に難しくなってしまいます。

しかしグループウェアの勤怠管理機能では、勤務形態や職種における労働パターンの登録が可能です。またシフト作成作業も自動化されるので、時間コストの削減にもつながります。

法令遵守を強化できる

労働時間は法律で定められた範囲を超えてはならない、と定められています。

もし時間外労働を命じることがあっても、管轄の労働基準監督署へ届出なければ、残業させることは認められません。

これらの法令を守るためには、労働時間の実態をつかんでおく必要があります。

グループウェアを使えば働いた時間や休憩時間などの労働状況を正確かつ容易に把握できるので、コンプライアンスの徹底をより強化できます。

勤怠管理の機能一覧

勤怠管理が可能なグループウェアには、どのような機能が搭載されているのでしょうか。一つずつ確認していきましょう。

打刻機能

パソコンのブラウザ上で出社・退社を打刻できるので、タイムカードの打刻待ちなどの負担を軽減できます。

マルチデバイス対応のグループウェアでは、タブレットやスマートフォンでも利用できるので、より手軽な打刻が実現します。

またタイムカードの押し忘れをメッセージで知らせる機能もあるので、社員へのフォローも万全です。

勤務表機能

社員ごとに勤務日や勤務時間を設定できます。

例えば夜勤のある社員とない社員のタイムカードを別々に設定可能です。時短勤務やフレックスタイムなど勤務形態が一定でない場合でも、柔軟に対応できます。

また勤務表は一覧表示できるので、社員間で勤務状況を共有できます。

アラート機能

労働時間の超過や有給の未取得などを、社員及び管理者にアラートで通知します。

社員は勤務状況を自覚できますし、管理者は状況を把握することで改善を促しやすくなります。

また時間外労働や法定休日労働の勤務状況も通知が届くので、コンプライアンスが守られているかを確認可能です。

勤怠管理ができるグループウェアの選び方

ここからは勤怠管理ができるグループウェアの選び方について解説していきます。グループウェア自体の選び方だけでなく、勤怠管理に必要なポイントも説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。

クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアの提供形態は、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられています。それぞれのメリットとデメリットは以下のとおりです。

クラウド型

メーカー側が提供するインターネット上のシステムにアクセスすることで、グループウェアのサービスを利用します。

自社でサーバやシステムを構築する必要はありません。そのため導入にかかる初期費用を抑えられますし、短期間で導入が完了します。

クラウド型のデメリットは、既に用意されたシステムを利用するのでカスタマイズ性に欠けることです。

またインターネットを介するので情報漏洩などのおそれもあり、セキュリティ面を十分に考慮する必要があります。

オンプレミス型

自社でサーバを用意して、グループウェアのシステムを構築します。

オンプレミス型はカスタマイズ性に優れており、必要な機能だけを追加できるので、ムダがありません。

利用人数や期間によって料金が変動することもないので、長期的に利用することで優れたコストパフォーマンスを発揮します。

ただし導入初期にかかる費用がクラウド型に比べて高くなりがちですし、サーバの運用・保守には高度なITスキルを有した担当者が必要です。オンプレミス型の方が導入・運用のハードルが高いといえます。

適切な料金体系か

グループウェアを選ぶ際には、最適な利用料金となっているかを確認しましょう。

基本的にグループウェアは多機能であれば費用が高くなり、最低限の機能だけであれば費用が安くなります。

自社の状況や課題にそぐわないグループウェアを導入してしまうと、費用に見合った効果を得られないでしょう。

まずは無料で利用できるグループウェアで機能を試し、有料のものに移行する、というやり方も一つの方法です。

どの程度の使いやすさか

グループウェアは従業員も使用するため、使いやすさがとても重要です。

多くの機能を有していても使いづらいグループウェアを導入してしまっては、ツールの使用に抵抗感を覚える従業員が出てくる可能性もあります。

それでは労働時間の実態を把握しにくくなり、勤怠管理がスムーズに進みません。

利用する従業員のことを考慮し、画面がシンプルで見やすい、マニュアルが充実している、など使いやすさを重視したグループウェアを選ぶようにしましょう。

セキュリティは万全か

労働時間は給与の計算に関わる重要な情報です。

勤怠管理ではその他の個人情報に該当するデータも取り扱うので、セキュリティ面を万全に整える必要があります。

セキュリティ対策に優れたグループウェアを選ぶ際には、提供会社が「ISO27001」を取得しているかの確認をおすすめします。

ISO27001とは、セキュリティ対策を徹底している企業が取得できる国際規格です。どう選べばいいか分からない場合は、この規格の有無を一つの基準とするのがよいでしょう。

勤怠管理にグループウェアを導入している企業の事例

ここからは、グループウェアによる勤怠管理を実施している事例をご紹介します。グループウェアを用いることで、勤怠管理の実情がどのように変化するのかをみていきましょう。

情報・通信業界の事例

A社は事業拡大に伴い、社員や拠点を順調に増やしていました。

ところが次第に労務時間の把握が難しくなったため、勤怠管理機能を備えたグループウェアの導入に踏み切りました。

グループウェアを活用することで、1000名以上いる社員の勤怠管理をたった2人でおこなえています。

基本的にパソコンの画面に表示されているデータを確認するだけですむので、勤怠管理に費やしていた時間が少なくなりました。

コンサルティング業界の事例

B社では二交代勤務や時短勤務の実施によって、労働時間を把握しにくいという課題を抱えていました。

そこでグループウェアを導入したところ適切に勤怠管理できるようになり、在宅勤務やフレックスタイムなど新たな働き方の導入も実現しました。

また労働時間の実態を把握できることで、コンプライアンスの徹底にもつながっています。

不動産業界の事例

C社は出勤簿を用いるアナログな勤怠管理から脱却するため、グループウェアを使い始めました。

導入前の最も大きな課題は、データの確認や集計作業に多くの時間と手間がかかることでした。

グループウェアを利用することで正確かつ迅速な勤怠管理が実現し、担当者の負担を軽減できています。

またITツールに移行することで、紙代や印刷代などのコストを削減できました。

卸売業界の事例

D社では、約100名いる社員の労働状況を把握するために1ヶ月もの期間を必要としていました。

他にもヒューマンエラーや人的負担などを軽減したいという目的があったため、グループウェアを導入しました。

ITツールを活用することで勤怠管理を楽におこなえるようになり、少人数での管理体制が実現。

また有給休暇やリフレッシュ休暇、結婚休暇などの申請状況を把握することで取得を促しやすくなったため、社員の満足度向上も実感しています。

IT業界の事例

E社の社員は9割がエンジニアで、システム運用のため勤務形態が多様化しており、勤怠管理が難しい状況にありました。

その課題を解決するためグループウェアを導入したところ、適切に勤怠管理できるようになりました。

またツールの機能を生かすことで社員は「出勤」か「退勤」を選ぶだけでよくなり、管理する側とされる側の勤怠管理にかかっていた負荷を取り除くことができています。

グループウェアを用いて適切な勤怠管理を

今回は勤怠管理にグループウェアを活用するメリット、グループウェアの選び方、活用している企業の事例についてお伝えしました。

勤怠管理は生産性の向上など企業の売上に直結するわけではありませんが、社員のワークライフバランス改善などの観点で非常に重要な要素といえます。

今回の記事を参考にして、社員や管理者にとって使いやすいグループウェアを探してみてください。

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