こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
この記事をご覧の方は、建築業において現場やオフィスの予定共有を効率化したいとお考えではないでしょうか。
現場とオフィスの予定共有を効率化するのは重要です。予定共有がスムーズにされていないと、トラブルや業務効率が低下する原因になる可能性があります。
この記事では現場とオフィスで予定共有するコツや、予定共有アプリの選び方を紹介しましょう。
目次
建築業の現場とオフィスで予定共有するコツ
ここでは建築業において現場とオフィスで予定共有するコツを紹介します。
予定がわかったらすぐに電話やメールで現場やオフィスに予定を共有するのではなく、ここで紹介するコツを踏まえることで、より効果的な予定共有を行えるはずです。
抱えている予定をすべて書き出す
現場とオフィスで予定共有するコツは、まず抱えている予定をすべて書き出すことです。
漏れがある状態で予定を共有してしまうと、手戻りが発生して非効率になってしまいます。
まずは現時点でわかっている予定やタスクをすべて抽出して書き出し、その後に納期などの補足情報を書き足しましょう。
漏れなく予定を書き出すと、プロジェクトやチームで抱えているタスクが可視化されるだけではなく、やるべき事項とやらなくて良い事項の仕分けができるはずです。
さまざまなタスクを並行して進めているプロジェクトにとっては、特に必要な作業となります。
優先順位を付けて予定共有する
優先順位を付ける点も、建築業の現場とオフィスで予定共有する際のコツです。
優先順位付けがされていない状態で予定を共有されても、共有された側はその予定をどの順序で進めたらいいのかわかりません。
まずは洗い出したタスクの優先順位を決めたうえで予定共有すると、おおよその行動計画が把握できます。
優先順位の認識が違っている場合も協議ができるので、予定だけではなく優先順位も合わせて共有しましょう。
作業時間を見積ったうえで予定共有する
作業時間を見積ったうえで予定共有する点も、予定共有する際のコツです。
タスクを終わらせるために必要な時間が算出されていると、予定が立てやすくなります。
逆に必要な時間が算出されていないと、予定を共有された側で作業時間を試算する必要があり、全体のスケジュールが崩れてしまうリスクがあるでしょう。
予定を共有する側は、作業時間を見積ったうえで予定を共有すると良いです。
ITツールやアプリを活用する
ITツールやアプリを活用する点も、予定共有する際のコツです。
メールでの予定共有では、予定の受け手側が別途スケジュール転記する必要がありますし、リアルタイムに最新の予定を把握することが難しいでしょう。
ITツールやアプリを使うと、関係者のスケジュールに対して一括で予定の設定ができますし、設定した予定の納期が近づいた際にリマインダー機能で通知してくれます。
ITツールやアプリは多機能で複雑なものもありますので、自社のITリテラシーに適合するツールを選ぶことが重要です。
建設業における予定共有アプリの選び方とは
ここでは建設業における予定共有アプリの選び方を紹介します。
予定共有アプリは無料のものも含めてたくさんリリースされていますが、その中から自社に最適なアプリを選定する方法をご紹介します。
目的を満たせる機能が実装されているか
予定共有アプリを選定する際は、導入目的に沿った機能が実装されているかを事前に確認する必要があります。
まずはアプリの導入目的を考え、達成したい目標や解決したい課題を明確化したうえで、必要な機能を備えているか確認すべきです。
例えば資料を使った打ち合わせの予定が多い会社の場合は、予定を共有して日程を調整する機能だけではなく、会議室の予約や使用する資料を併せて格納できる機能が実装されているかどうかを確認しましょう。
導入目的を明確化すると、自社の目的達成や課題解決に必要な機能を実装したアプリを選べるはずです。
アプリの操作性が現場に受け入れられるか
アプリを導入する際には、アプリの操作性や使いやすさが重要です。
さまざまな機能を備えたアプリは便利ですが、操作が複雑でわかりづらかったり、必要な機能にたどり着くまでに時間がかかったりする場合があります。
便利なアプリでも使われなければ意味がありません。アプリを浸透させるためにも、ITが苦手な社員でも簡単に使えるアプリが望ましいでしょう。
無料のお試しプランがある場合は、事前に何名かの現場の社員に使ってもらい、結果をヒアリングしたうえで本格導入するかを決定すべきです。
ランニングコストが予算内か
アプリを選ぶ際には、コストが自社の予算内に収まるかどうかもチェックすべきです。
無料のアプリであれば費用はかかりませんが、機能が十分でない場合やサポートが存在しない場合も多いです。そのため、無料ツールでは十分に本来の目的達成や課題解決ができない可能性もあります。
有料であっても、必要な機能を備えており、サポートを十分に受けられるアプリの導入を検討することをおすすめします。
有料アプリでもお試し期間が設定されているアプリもあるので、無料アプリと比較して使い勝手や機能差などを含め、目的を十分に達成できるかどうかを確かめるのがポイントです。
予定共有アプリのメリットとは
ここでは予定共有アプリのメリットを紹介します。予定共有アプリは、電話やメールでの予定共有と比較してさまざまなメリットを持っていますが、その中でも特に大きなメリットを3つ紹介しましょう。
プロジェクトメンバー間で予定を共有できる
プロジェクトメンバー間で予定を共有できる点が、予定共有アプリのメリットです。
メンバーとリアルタイムに予定を共有してプロジェクトを進めていけるので、急な予定変更にも柔軟に対応しやすくなります。
また、プロジェクトの進行状況を全員が常に把握できます。「これは完了したの？」「これはどこまで進んでいるの？」とわざわざメールや電話などで確認する手間が不要で、本来の業務に集中できるでしょう。
またアプリ内で予定を管理しておけば、メンバーが急な欠勤や離職してしまった場合でも、他のメンバーに迅速に予定を共有することでリカバリーがしやすくなります。
予定忘れの抑止
予定共有アプリであれば、スマートフォンなどで場所や時間を問わずに最新のスケジュールを確認できるため、予定していた作業を忘れるリスクを低減できます。
また予定共有アプリは予定を可視化するだけではなく、リマインダー機能を活用してタスクやアクションの抜け漏れを抑止することも可能です。
個人だけではなくプロジェクトメンバー全体で予定を共有できる環境が整えられることで、万が一予定を忘れていた場合でも、他のメンバーがフォローできるようになります。
最適なアクションが取れる
予定共有アプリで予定を共有できていれば、予定に合った最適なアクションを取れます。
数か月後などの予定も共有されていると、その予定から逆算して最適なアクションプランを立てられるはずです。
またプロジェクトが遅延している場合も原因を突き止めやすくなり、リスケジュールの調整やフォローアクションがスムーズに進められるでしょう。
まとめ｜予定管理アプリで予定共有を効率化！
この記事では現場とオフィスで予定共有するコツや、予定共有アプリの選び方を紹介しました。
現場とオフィスの予定共有を効率化するのは重要です。予定共有がスムーズにされていないと、トラブルや業務効率が低下する原因になる可能性があります。
この記事を参考に、現場やオフィスの予定共有を効率化するアプリを比較検討してはいかがでしょうか。
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