建築事務所と現場の行き来が多くても!タスク管理ができるポイントを解説

2021/09/07

建築事務所でタスク管理が重要な理由

建築事務所の仕事は種類も多く、デスクワークだけで済むわけではありません。常に多くの仕事を抱えるため、現場を行き来しながらでも、今やらなければいけないことを認識していく必要が出てきます。タスク管理能力も問われるのが建築事務所の仕事なのです。だからこそ、タスク管理を意識して業務改善を目指すことが、将来的な効率化への道につながります。

建築事務所で今やらなければいけないことの重要性

建築事務所では、現場の行き来を含め、さまざまな仕事が発生します。その中で大切なのは、今やらなければいけないことです。わかっているようで見逃すのが、今やらなければいけないことです。

人間には集中力が欠かせません。世の中ではマルチタスク型と呼ばれる人もいますが、できることは限られています。まずはやらなければいけないことに集中し、終わらせるのが大切です。

スケジュールを余計に詰め込むとストレスがたまり、やがて生産性は落ちていきます。意識がバラバラになり、結果として非効率な状況しか生まれません。タスク管理が問われるのは、結果として情報整理を進め、集中できる環境を作るためです。

今やるべきことは、優先順位の意識にもつながります。なにが大切なのか、時間軸に合わせて捉える能力が、タスク管理といっていいでしょう。

建築事務所でタスク管理がうまくいかない理由 マルチタスクの失敗

建築事務所でタスク管理の失敗原因として挙げられるのが、マルチタスクの捉え方の間違いです。何でもできるのがマルチタスクと思いがちですが、現場と建築事務所を往復しながら、いくつもの仕事ができるとは言えません。

この時に、どちらの仕事も進捗度合いがはっきり認識できるでしょうか。スケジュール管理もしっかりできるかといえば、そうではないことは明白でしょう。優先順位も見えにくくなり、必ず見落としが生まれるのです。

情報の俯瞰ができていない

タスク管理で重要なことは、全体の把握にあります。優先順位を考える時に、比較対象がないなら、その仕事だけに集中すればいいでしょう。2つ、3つと重なっていくと、タスク管理しなければいけません。何から先にこなしていくのか、順番が出てくるからです。この時に情報を俯瞰できないと、いったい何が重要なのか分からなくなります。

建築事務所でありがちなのは、自分が抱えている仕事の把握ができなくなる事態です。あまりに多くの仕事が発生し、いったい何が起きているのかさえ把握できず、後追いになるケースが出てきます。珍しいことではありませんが、この問題に隠れているのは、情報が俯瞰できていない状況です。

付箋をはって、優先順位も把握する方法もありますが、結果的に目先のものだけに集中します。はっていない情報は理解できず、比較もできません。他の人との連携もつかなくなり、やがて大きな失敗につながるのです。

どんなに優れた方法でも面倒になる

IT化が進み、建築事務所でもさまざまなツールが導入されました。優れたツールを使うことは重要ですが、入力しなければそのツールも役に立たちません。
建築事務所と現場を行き来している間に、入力がおろそかになるのはよくあるケースです。優れたツールにありがちなこととして、あまりにも高機能で使い勝手が悪い状況もあるでしょう。そうなると情報の入力が行われなくなり、タスク管理がうまくいかなくなるのです。

タスク管理のツールだけが独立しており、使い勝手が悪い状況もでてきます。重要性の高いタスクの見落としや失敗につながるのです。忘れそうなことを入力しておくだけが、ToDo管理などのツールではありません。優れたシステムを導入しても、結果としてタスク管理が機能していないことも多いのです。

タスク管理を成功に導くポイント

建築事務所と現場を行き来している状況でも、タスク管理を成功に導くポイントはいくつもあります。ツールを有効に活用するだけではなく、もっと根本的な部分から見直しをかけなければいけません。

タスクを書き出していく

タスクを書き出していくのは誰でもわかることで、実行している部分でしょう。 しかし、徹底的に書き出していくことが大切です。とにかくタスクとして存在するものは全て書き出し、管理しなければいけません。

建築事務所に戻ってきて、一体何をしなければいけなかったのか、思い出せないことも出てくるのは想像に難くありません。誰でも起きることです。しかし、なんでも書き出してしまえば、このミスはなくなります。何か重要なことがあったのだけれどと考えているストレスも感じません。

実際に人間の記憶は、なんでも正確に覚えるほど有効活用できるものではないでしょう。かなり特殊な人しかできないことです。現場に着いてみたら、大事なことを見落としてしまうケースも出てきます。全て書き出していれば、人間の記憶という曖昧なことに頼らずに済むのです。これでミスは確実に減るでしょう。

重要度や実行時間などの補足情報を入れる

ツールを使った方法でも同じですか、ただの情報羅列では意味がありません。優先順位がどのようになっているのか、重要度や実行する時間納期などの情報が必要だからです。全てのタスクを書き出したのちに、補足情報を入れていきます。この情報をもとに組み替えていくことが大切です。

一人で進めるだけがタスクとは限りません。多くの人と情報共有しなければいけないこともあるでしょう。現場との連携が必要な場合も出てくれば、情報共有が必要です。ツールを使う場合でも、お互いで情報管理ができるシステムを作り、タスク管理が求められます。

情報を明確化し分類する

タスク管理では情報をいかに明確化するかにかかっています。情報があいまいなままでは、タスク管理がうまくいかなくなるからです。

あいまいなままでは優先順位も決められません。なにが重要なのかがわからなからです。こうなれば他のタスクの実行に影響を与えます。

情報が明確化していくと、ワークフローもはっきりとしてきます。見た瞬間に何が大切なのかわかるからです。手順も具体化できれば、失敗も防げます。

タスクの分類も必要です。現場で行うべきタスクと建築事務所での内容がはっきりとすれば、必要な情報を見落としにくくなるでしょう。一目見て分かるほどの分類が大切で、調べなければわからない状況では意味がありません。こうした分類をはっきりさせ、スピードを上げるためにもツールが使われてきました。

グループウェアの活用でタスク管理をさらに高める

建築事務所でのタスク管理を考えてもグループウェアは非常に役立ってくれます。情報を単一で管理するのではなく、タスク管理もさまざまな情報とともに実行できるからです。リアルタイムで情報入力が出来るようにすれば、現場にいても建築事務所での仕事のタスク管理ができるでしょう。全ての情報を入力するにあたって手間がかかるというだけでもタスクが抜けていく原因になります。手軽に使え同じプラットフォームで情報を管理できる状況は、抜け落ちていく部分をカバーしやすくなるのです。

ビジネスチャットなどを活用すれば、他との連携もとりやすくなります。同時に ToDoリストを使えば、情報管理の幅が広がります。ひとつのツールだけではなく複数のツールを有機的に活用できるため、現場事務所にいても現場のタスクを管理したりできるのです。見落としがないようなチェック機構も作り上げられるので、今何をするべきかはっきりできるところを考えてもタスク管理にはグループウェアが役立ってくれるのです。

グループウェアのタスク管理のことなら、私たちにご相談ください。

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