建築士のスケジュール管理はデジタルがおすすめ!メリット8つと導入のポイント

「スケジュールをデジタルで管理すると、どんなメリットがあるの」
と感じている建築士の方もいるのではないでしょうか。
紙の手帳でも不便を感じていないのであれば、
「デジタルにするメリットってある?」
と思ってしまいますよね。

そこで今回は、デジタルでスケジュールを管理するメリット8つをご紹介します。
「そろそろスケジュールをデジタルで管理したい」
という方に向けて、導入のポイントもお伝えしておりますので、
ぜひチェックしてみてください。

建築士がデジタルでスケジュール管理するメリット

どこでもチェック可

カレンダーアプリは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも確認できることが多いです。
そのため、外出先であっても簡単にチェックできます。

アラート機能で予定忘れを防止

デジタルのカレンダーで便利なのが、アラート機能です。
予定の1日前、1週間前などにスマートフォンやパソコンに通知がいくよう設定できます。
これにより、予定忘れを防止できるのです。
仕事に集中すると、つい忘れがちな家族や友人との予定。
アラート機能をぜひ活用してみてください。

共有しやすい

デジタルでスケジュール管理をすると、他メンバーと予定を共有しやすいのがメリットです。
「今○○さん都合いいかな?」
「○○さんに頼んだあの業務、進捗はどうだろう?」
そう思った時に、カレンダーが共有されていればサッと確認できます。
時短にも効果的。
メールや電話で尋ねる手間も省けます。
建築士の場合、複数のメンバーでプロジェクトを動かすことがほとんどですよね。
誰が手が空いているかを素早くチェックできるので、
業務の割り振りも簡単になります。
その結果、以前よりもスムーズにプロジェクトを進められるようになるでしょう。

日程調整を時短化

デジタルでスケジュール管理をすれば、日程調整も時短できます。
例えば、クライアントとの打ち合わせ。
専用のページURLを用意し、打ち合わせメンバーで共有します。
そのページには、簡単操作で都合の良い日にちが選べるようになっています。
ツールがメンバー間でベストな日時を集計してくれるため、
・一人一人に個別で予定を尋ねる
・回答をみて、候補日をメールで送る
・決まった日時を再度連絡する
といった工程を省くことができるのです。
決まった日時をカレンダーに自動反映させたり、
1習慣前にアラートをかけたり、なども可能。
建築士は、さまざまな現場や打ち合わせに出かけることが多いでしょう。
そのため、デジタルでの日程調整はとてもおすすめです。

他アプリとの連携で業務効率アップ

デジタルならではの強みが、他のアプリと連携できることです。
タスク管理アプリや、先ほどの日程調整ツールと連携することで、
当日にタスクリストを表示させたり、
日程調整で決まった日にちを自動的にカレンダーに反映させたり
することができます。
予定の記入漏れやダブルブッキングを防ぐのにも効果的。
デジタルに移行するのなら、ぜひ他アプリとの連携も試してみてください。

たくさんの情報を書き込める

アナログの手帳を書いていて、マス目をはみ出してしまったことはありませんか。
建築士の方は、打ち合わせ場所や必要な道具など、書き込む内容も多いかと思います。
そんな時、デジタルで管理していれば必要な情報をスッキリまとめて記入できます。
内容の加筆・修正も簡単にできるので、
「修正液を使ったら、ごちゃごちゃして予定が見づらくなった」
というアナログならではのストレスも減ります。

荷物を減らせる

仕事用の手帳、プライベート用の手帳、プロジェクト管理用のノート…
と、さまざまなノートを持ち歩いている建築士の方も多いのではないでしょうか。
デジタルでスケジュール管理をすれば、それらを持ち歩く必要がありません。

繰り返し機能で入力時間を短く

「毎週水曜は○○の打ち合わせ」
と、繰り返し予定を書き込むこともありますよね。
アナログでは、その予定ごとに書かなければなりません。
一方でデジタルで管理していれば、「毎週○曜日は△△」と設定するだけで
今月以降のカレンダーに自動的に反映されます。
地味な機能に思われるかもしれませんが、意外と便利!
日常業務のちょっとしたストレスを解消できます。

デジタルでスケジュール管理する際のポイント

複数のアプリを試してみる

デジタルでスケジュール管理を始める際は、
いくつかのアプリを試してみましょう。
大まかな機能は一緒ですが、使いやすさや欲しい機能は人によってさまざまです。
特に企業内で統一するのあれば、最初に複数のアプリを試すことは大切です。
企業全体で契約するとなると、コストがかかることがほとんど。
(無料のカレンダーアプリもあります)
契約後、
「使いにくくて、社内に浸透しなかった」
「欲しい機能がなかった」
となってしまっては、かけたコストが無駄になってしまいます。
そのため、複数のアプリを使ってみて
・使いやすさ
・必要な機能が入っているか
・サポート体制
・コストパフォーマンス
等をチェックした上で契約することをおすすめします。

グループウェアも検討してみる

アプリでスケジュール管理をしたいと考えている建築士の方の中には、
・タスク管理
・打ち合わせ
・契約書などの書類管理
もデジタルに移行したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
そんな時は、「グループウェア」の導入がおすすめです。
グループウェアとは、上記の機能をひとまとめにした業務効率化アプリのようなもの。
それぞれ個別のソフトを契約すると、
画面切り替えや連携など、手間取ってしまうこともあります。
グループウェアなら一契約で済み、連携も簡単です。
また、初期費用や運用費用など、コスト面でもお得なことが多いのが特徴。
そのため、スケジュール以外にもデジタル移行したいとお考えの場合は、
グループウェアも候補に入れてみてはいかがでしょうか。

クライアントへ丁寧に説明する

打ち合わせ日時の調整に便利な日程調整ツール。
これはあなたのいる会社だけでなく、クライアントにも説明をする必要があります。
デジタルに慣れている人であれば、操作は簡単でしょう。
しかし、日頃から電話や紙の資料でやりとりしているクライアントは負担に感じてしまうかもしれません。
そのため、日程調整ツールを始めた背景やお互いにとってのメリットを説明し、
相手に納得してもらうことが大切です。
一方的に、
「これからはこのツールでやりとりします」
と伝えられると、嫌な気持ちになる方もいるでしょう。
丁寧に説明し、操作でわからない点はサポートするなど、
クライアントの負担にならない対応を意識して導入することをおすすめします。

建築士のスケジュール管理はデジタルでサクサクと

建築士は、打ち合わせや現場訪問など、外出の頻度が高い職業でしょう。
そのため、予定の情報量をたっぷり書き込め、スマホやタブレットからもチェックできる
デジタルでのスケジュール管理がおすすめです。

無料体験を実施しているカレンダーアプリも多数出ているため、
まずは使い心地を実際に体感してみてはいかがでしょうか。
今よりも業務をスムーズに進められるアプリがきっと見つかるはずです。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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