一級建築士事務所の方必見!日程調整を効率化する方法をご紹介

2021/05/25

どんな建物でも設計できる一級建築士事務所は需要が高く、勤めている方は忙しい日々を送られていることでしょう。一級建築士事務所の業務では顧客や現場との直接的な関わり合いが欠かせないため、正確なスケジュール管理が求められます。

とはいえ、様々な方が関わる工事の日程は変わることも多いですし、顧客の都合で打ち合わせの日程が変更となることもありますよね。このように日程が変わりやすい仕事の中で、スケジュールを正確に管理しながら効率的に日程調整するのは困難です。日程調整がスムーズにできないと、通常業務に支障が出る恐れもあります。

一級建築士事務所の日程調整を効率化するためには、現状の課題や解決策を把握する必要があります。そこでこの記事では、一級建築士事務所で発生しやすい日程調整の課題や、その解決策をご紹介しましょう。建築士の方はもちろん、一級建築士事務所に勤めている日程調整にお悩みの方はぜひご覧ください。

一級建築士事務所の日程調整で発生しやすい3つの課題

一級建築士事務所の業務では日程調整の必要が生じやすく、様々な課題も存在するのではないでしょうか。一級建築士事務所で日程調整する際に発生しやすい3つの課題について、解説します。

課題1:顧客と現場の板挟みで制約が多い

一級建築士事務所に勤める建築士は、顧客と現場の板挟みになることが多いのではないでしょうか。顧客からは設計に関わる要望を正確にヒアリングするために、対面での打ち合わせが欠かせません。また、建築士は現場の工事監理も担当することが多く、さまざまな工事現場に出向くことになるでしょう。

顧客先や現場、事務所と多くの場所へ移動しなければならない仕事柄、日程調整上の制約が多いのが課題です。しかも、多くの人が関わる現場の施工スケジュールは変更となることも多く、複数の日程調整が同時に発生することもありますよね。移動時間なども考慮した日程調整を並行して行うのは、容易ではありません。

課題2:非効率的なやり取りが何度も発生する

一級建築士事務所では、顧客や現場の都合で日程調整が必要となりやすいですよね。日程調整ではお互いの都合を考慮しなければならず、多くの場合は何往復もやり取りが発生してしまうのではないでしょうか。このようなやり取りに時間を取られてしまうと、本来の設計や工事監理業務に影響するリスクがあります。

また、一級建築士事務所の日程調整には電話やメールを使う方が多いでしょう。しかし電話では声が通りにくいことも多く、現場の相手とスムーズにやり取りすることは難しいですよね。また、メールについても確認待ちの時間が発生する上に、何度もメールを作成するのは時間がかかります。

課題3:日程が変わりやすく、従業員と連携しづらい

一級建築士事務所には、管理建築士以外にも多くの建築士や事務職員が所属しているのではないでしょうか。様々な人と関わっていく仕事柄、日程調整はそれぞれの従業員にいつでも発生しうる業務と言えます。従業員の日程調整が多いと最新スケジュールを事務所内で共有するのが難しく、誰が何をしているのか分からなくなる恐れも。

特に、顧客・現場ともに関わっていく建築士にとっては、従業員との連携が大切になってくるでしょう。従業員のスケジュールが把握できないと、依頼事があっても対応できる人がいない、といった事態もあり得ます。業務をスムーズにこなすためにも、日程調整が発生してもスケジュールをリアルタイムに共有することが重要です。

一級建築士事務所の日程調整には、「グループウェア」がおすすめ

日程調整が発生しやすい一級建築士事務所の業務では、このように様々な課題が発生しやすいと言えます。日程調整を正確かつスピーディーに行うには、グループウェアの「日程調整機能」を使うのがおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールで、豊富な機能が備わっています。

日程調整機能は、候補日程や開催場所を設定して相手にメールで共有し、都合の良い日程を選択してもらうだけで日程調整が完了する機能です。日程調整機能を一級建築士事務所で導入するメリットを3つ、解説します。

メリット1:顧客・現場問わず簡単に日程調整可能

相手が顧客や現場の人間でも日程調整機能で発行したURLにはアクセスできるので、所内外問わず日程調整が可能です。相手が事務職員であれば、候補日程などを設定するだけで日程調整メールが自動送信されるので、より手軽となります。候補日程には最新スケジュールで埋まっている時間帯は設定できないため、予定が重複する心配もありません。

また、日程調整機能はパソコンだけでなくスマートフォンからでも利用可能です。そのため、自分や相手が現場にいる場合でも手軽に日程調整を行えるメリットもあります。さらに、候補日程の選択はシステムで自動設定することも可能なので、複数相手との日程調整でも安心です。

メリット2:1往復のやり取りだけで日程調整が完了

日程調整機能を用いた日程調整に必要なステップは、「候補日程などの送信(自分)」と「都合の良い日程の選択(相手)」だけです。この1往復のやり取りだけで日程調整が完了するため無駄がなく、相手が複数でもスムーズに日程調整しやすいメリットがあります。

日程調整を最小限の時間で行うことで、本来の業務に専念しやすくなるでしょう。データとして残らない電話よりも正確ですし、メールで長文を繰り返し作成する必要もなく、日程調整の手間を大きく削減できます。

メリット3:事務所内で最新のスケジュールを共有可能

グループウェアの「カレンダー機能」を使うと、事務所内のスケジュール管理・共有もオンラインで行えます。日程調整機能で確定した日程は、カレンダー機能のスケジュールに自動で反映されるため、手作業でのスケジュール更新が不要です。

日程調整が頻発しても事務所内の従業員が最新のスケジュールを共有できるため、チームワークの強化につながるでしょう。従業員の最新スケジュールを正確に把握することで、不測の事態にも対応しやすくなります。

グループウェアで、一級建築士事務所の日程調整を効率化しましょう!

今回は、一級建築士事務所で発生しやすい日程調整の課題や、その解決策をご紹介しました。様々な業務を抱える一級建築士事務所では、日程調整をいかにして効率化するかが重要です。そうすることで本来の業務をしっかり遂行でき、より事務所の信頼性向上につながるでしょう。

一級建築士事務所に勤務する方で日程調整に課題を感じる方は、ぜひグループウェアの日程調整機能の導入をご検討ください。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

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