建築士必見!プロジェクト管理ツールでクライアントの信頼感アップ

「建築士」は、建物を築き上げるために欠かせない設計や工事監理をおもに行う仕事です。建築士の業務ではクライアントだけでなく、自社や関連会社の社員ともやり取りが発生します。非常に多くのビジネスパーソンが関わってくる仕事のため、正確・迅速なプロジェクト管理が欠かせません。

プロジェクト管理に時間がかかったり問題が発生したりすると、クライアントからの信頼を失う恐れもあります。計画通りにプロジェクトを進めてクライアントとの信頼関係を築くためには、適切なプロジェクト管理ツールの活用が必要不可欠です。

そこで本記事では、建築士がプロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントや、おすすめのプロジェクト管理ツールをご紹介します。クライアントからの信頼獲得を実現したい建築士の方は、ぜひお読みください。

建築士がプロジェクト管理ツールを選ぶ際の3ポイント

現在では多種多様なプロジェクト管理ツールが存在し、どの製品を選ぶかが大変重要です。まずは、建築士がプロジェクト管理ツールを選ぶ際の3ポイントについて解説します。なお、プロジェクト管理ツールのメリットについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

プロジェクト管理ツールとは?メリットや選ぶ際のポイントをご紹介

ポイント1:オフィスの外でも手軽に利用できるか

建築士は工事監理を行いますが、実際の施工自体は別の会社が担当することが一般的です。施工状況を把握するために、建築士が現場に出向くことも多いですよね。外出が日常的に発生しやすいため、オフィスの外でも手軽に利用できるプロジェクト管理ツールを選びましょう。

具体的には、クラウドサーバーを用いてデータ管理する「クラウド型」のプロジェクト管理ツールをおすすめします。クラウド型であれば、オフィスにいなくてもスマートフォンからプロジェクト状況の確認・更新が可能です。一方、社内サーバーでデータ管理する「オンプレミス型」だと外出中には使えず、電話などのやり取りに時間がかかってしまいます。

ポイント2:プロジェクト状況の更新・共有が素早く行えるか

建築では資材不足や計画変更などの様々な要因から、プロジェクトの状況が変わりやすいですよね。多くの人が関わる建築では、プロジェクトの状況に変更があった場合、迅速に関係者へ情報共有することが大切です。よって、プロジェクト状況の更新や共有が短時間で行えるプロジェクト管理ツールを選びましょう。

操作画面が複雑だったり、必要な機能が不足していたりすると更新作業に時間がかかってしまいます。プロジェクト状況が頻繁に変わるとプロジェクト管理の工数も増大し、他の業務に使える時間が圧迫されてしまうのです。プロジェクト管理ツールの導入前には、操作画面や操作方法を調べて使いやすいツールか確認しましょう。

ポイント3:進捗状況が把握しやすいか

建築士はニーズに沿った設計を行うために、クライアントとの打ち合わせが欠かせません。プロジェクトの進捗状況が正確に把握できないと、他のクライアントとの日程調整などにも影響する恐れがあります。そのため、プロジェクトの進捗状況が把握しやすいプロジェクト管理ツールを選びましょう。

具体的には、ガントチャート形式でプロジェクト状況をまとめて把握できるツールがおすすめです。各作業項目の開始日や終了日、進捗状況が直感的に把握しやすく、遅れている作業項目がひと目で分かります。担当者や優先度などで作業項目を検索できる機能があるツールだとより良いでしょう。

建築士にベストなプロジェクト管理ツールは「グループウェア」

プロジェクト管理ツールの導入をお考えの建築士の方には、「グループウェア」を最もおすすめします。グループウェアは、組織の情報共有やコミュニケーションを効率化するITツールです。

グループウェアには「プロジェクト管理機能」が存在し、建築士のプロジェクト管理に大変役立ちます。ここでは、プロジェクト管理のために建築士がグループウェアを導入する4つのメリットをご紹介します。

メリット1:どこにいても素早く利用できる

大半のグループウェアは前述したクラウド型で、社内ネットワークに依存せず使えます。スマートフォンからWebブラウザ経由でアクセスできるため、どこにいても利用できるのが大きなメリットです。外出中にプロジェクトの日程が変わっても、その場でプロジェクト状況を更新できます。

また、グループウェアのプロジェクト管理機能は使いやすさを重視したインターフェースで、短時間で更新作業が可能です。他のスタッフもWebブラウザから最新のプロジェクト状況をいつでも確認でき、リアルタイムに情報共有できます。

メリット2:ガントチャート形式で見やすい

グループウェアのプロジェクト管理機能は、ガントチャート形式で全作業項目の状況を表示してくれます。完了日時や進捗率がひと目で把握できるため、遅れている作業項目に対して迅速に対処可能です。また、担当者や優先度で特定の作業項目を検索することもでき、必要な情報がすぐに見つかります。

ガントチャートのメリットについて詳しく知りたい方は、次の記事もご覧ください。

プロジェクト管理をガントチャートで行うポイントとは?

メリット3:プロジェクト管理以外の機能も豊富

グループウェアには、プロジェクト管理機能以外にも豊富な機能が備わっています。代表例を挙げると、下記の通りです。

上記はいずれも、建築士の業務に役立つでしょう。これら以外の機能についても知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

メリット4:短期間&低コストで導入できる

多くのグループウェアはクラウド型のため、社内サーバーの設置・構築が不要です。そのため、初期費用や時間をかけずにスピード導入できるメリットもあります。導入後も、社内サーバーを管理するために多くの手間やコストをかける必要がありません。

クラウド型のグループウェアは基本的に定額料金となり、比較的低コストで利用できます。たとえば、グループウェア「アイポ」のプロジェクト管理機能は、1ユーザーあたり月額100円で利用可能です。使いたい機能だけを選んでコストを最小限に抑えることもできますし、複数機能をまとめたセットプランも存在します。

グループウェアで、クライアントの信頼を勝ち取りましょう!

今回は、建築士がプロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントや、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。

プロジェクト管理が上手く行かずに工期が遅れるようなことがあれば、クライアントからの信用は大きく失墜します。クライアントの信頼を勝ち取りたい建築士の方は、ぜひグループウェアのプロジェクト管理機能を活用してみてください。

アイポの「プロジェクト管理機能」

グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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