建築設計や工事監理のスペシャリストが所属する一級建築士事務所は、需要が高い仕事のひとつです。建築士が多くの仕事をこなしていく上で、アシスタントの存在が欠かせません。一級建築士事務所アシスタントは、主に事務所内で設計業務などのサポートを行う場合が多いでしょう。
そして、外出の多い建築士に代わって一級建築士事務所アシスタントが顧客と打ち合わせ日程の調整を行うケースも良くあります。建築士が業務をスムーズにこなすためには、アシスタントの正確かつ迅速な日程調整が重要です。とはいえ、設計業務などをこなしつつ多くの顧客と日程調整していくことは、容易ではありません。
一級建築士事務所アシスタントがスムーズに日程調整する上で、現状の課題や効率的な日程調整方法を知っておくことが必要不可欠です。そこでこの記事では、一級建築士事務所アシスタントの日程調整で発生しやすい課題や、その解決策をご紹介します。日程調整を効率化したい一級建築士事務所アシスタントの方は、ぜひご覧ください。
目次
一級建築士事務所アシスタントの日程調整で発生しやすい3つの課題
まずは、一級建築士事務所アシスタントの日程調整で発生しやすい3つの課題について解説します。
課題1：電話やメールのやり取りが繰り返し発生する
一級建築士事務所の日程調整では、電話やメールを使うことが多いですよね。日程調整ではお互いのスケジュールを考慮しなければならないため、これらのやり取りが何往復も発生しがちです。電話やメールのやり取りには時間がかかりやすく、他の業務時間を圧迫しやすい課題があります。
電話の場合、スケジュールを確認しながらのやり取りとなり時間がかかる上に、メモを正確に取らないと日程を取り違える恐れも。またメールの場合、候補日程など多くの情報交換が必要となるため、作成にも確認にもやはり時間がかかります。
課題2：建築士とのスムーズな連携が難しい
一級建築士事務所アシスタントが日程調整したとしても、実際に顧客と打ち合わせするのは多くの場合、建築士です。当然ながら、建築士の最新スケジュールを把握した上で正確に日程調整する必要があります。新しい打ち合わせ日程が決まったら、迅速に建築士と情報共有しなければなりません。
しかし、建築士は工事監理などで外出することも多いため、スムーズに連携しづらい課題があります。対面でのやり取りができないと電話やメールを使うことになりますが、リアルタイムな情報共有は難しいでしょう。また、現場の都合で建築士のスケジュールが急遽変更となった場合は、予定が重複する恐れもあります。
課題3：自分のスケジュール管理がおろそかになることも
一級建築士事務所アシスタントには日程調整だけでなく、設計など他の業務もあるでしょう。日程調整に時間を取られると、自分のスケジュール管理がおろそかになりやすい課題があります。とはいえ、自分が担当している他の業務を優先しすぎると、日程調整でミスが発生しかねません。
Excelやホワイトボードといったスケジュール管理方法では、日程調整時にスケジュールを手作業で更新しなければなりません。よって建築士の日程調整を行う場合、当然ながら建築士のスケジュールを確認・更新する手間が発生します。それに加えて自分のスケジュールも確認・更新しなければならないため、どうしても煩雑になりやすいのです。
一級建築士事務所アシスタントの日程調整なら「グループウェア」
一級建築士事務所アシスタントの日程調整には、多くの課題が存在することをお伝えしました。このような課題をすべて解決するには、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、一級建築士事務所に役立つ多くの機能が備わっています。
日程調整には特に、「日程調整機能」や「カレンダー機能」を使うのが効果的です。これらの機能を一級建築士事務所アシスタントが利用するメリットを3つ、ご紹介します。
メリット1：最小限のやり取りだけで日程調整が完了する
日程調整機能を使うと、候補日程や参加者を設定して日程調整依頼メールを相手に送信し、日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。何往復も電話やメールのやり取りをする必要がなく、スピーディーに日程調整できるのが最大のメリットです。
候補日程など多くの情報を直接入力する必要がないので、普通にメールでやり取りするよりもはるかに効率的です。また、文字データとして残らない電話よりも確実で、手違いにより無駄なやり取りが増えることも防げます。日程調整に余計な時間がかからないので、他業務に専念しやすくなるでしょう。
メリット2：建築士と連携しつつ、自分のスケジュールも管理可能
日程調整機能は、オンラインでスケジュール管理・共有できるカレンダー機能と連携しています。日程調整機能で確定した新しい日程はカレンダー機能に自動反映されるため、手動でのスケジュール更新が不要です。しかも建築士のパソコンやスマートフォン上にも通知されるので、リアルタイムに情報共有できます。
外出中でもスマートフォンからスケジュール更新できるため、建築士の急な予定変更にも対応可能です。また、カレンダー機能では当然ながら自分のスケジュールもオンラインで管理できます。建築士の日程を更新する手間が不要となるので、自分のスケジュール管理もしっかり行えるでしょう。
メリット3：候補日程の自動設定により、正確な日程調整が可能
日程調整機能では、相手に日程調整依頼する際の候補日程をシステムにより自動設定することも可能です。所要時間や移動時間、時間帯などの情報をもとに最適な日程を選定してくれるため、自分で検討する手間が不要となります。
候補日程は建築士の最新スケジュールで空いている時間から選ばれるため、予定が重複する心配はありません。しかも確定した日程は、他の顧客と日程調整する際の候補日程から除外されます。そのため、複数顧客と並行しての日程調整でも正確に行うことが可能です。
日程調整を効率化して、建築士の業務をサポートしましょう！
今回は、一級建築士事務所アシスタントの日程調整で発生しやすい課題や、その解決策をご紹介しました。
日程調整を効率化することで他の業務に専念でき、建築士のサポートをしっかり行えるようになるでしょう。日程調整に効率の悪さを感じている一級建築士事務所にお勤めの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。
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