通常、組織内で重要事項を決める際には会議にて検討することになりますが、細かな決定の際には稟議書を作成し、上長に確認を取ることになります。
いちいち会議を開かずとも関係者全員に内容を把握してもらうことができるので、全員の時間を使うことなく、情報の共有が可能になります。
今回インタビューした企業でも稟議書はよく作成していましたが、そこから見えてきた稟議書の問題点や解決策をお伝えしていきます。
稟議の際、決裁者から承認をもらうまでに時間がかかってしまう
今回インタビューした企業は建設をメインとしており、そのため多くの社員が現場に出て業務を行なっています。
そのため稟議書を確認してもらおうにも、上長がオフィスに戻らず現場から直接帰宅したり、出張で数日間社内にいないということも多く、承認をもらうどころか稟議書に目を通してもらうことがまずは大きな関門となっているようでした。
そのため稟議が通るまでにとても時間がかかってしまい、予定していた業務の進捗に支障をきたすといったこともあったそうです。
どのように稟議書を回覧しているか
こちらの企業では、稟議書はエクセルのテンプレートを使用して作成しているとのことでした。その後完成したものを紙に印刷し上長確認、その後役員を経て承認が下りるといったフローのようです。
承認する側は稟議書が回覧されてきた場合、もちろん迅速に対応しようとはしますが、前述したようにこちらの企業は社員がオフィスにいることが少なく、昨今ではテレワークの社員も増えてきたことでより稟議の承認スピードが落ちてきていました。
それでも自分が承認しないと上に稟議書を回せないということで、稟議書に印鑑を押すためだけに出社することも少なくありません。
また上長と家が近い社員の場合、稟議書を上司宅のポストに入れておき、電話で一報を入れて承認作業を行なってもらうこともあったようです。
グループウェアで稟議書の申請フローを簡潔にし、承認までの時間を大幅に短縮
稟議書には起案者と決裁者の間に複数の人間が入ることはよくあることです。
場合によってはその数はとても多くなることもあります。
稟議内容がどれだけシンプルなもので、すぐに確認できるものだとしても決裁者までの全員が承認する必要があるので、時間を短縮するためには稟議書が素早く回覧されなければいけません。
また人数が多くなればなるほど、今稟議書がどこで止まっているのかも把握しづらくなってしまいます。
それを確認するためにまた口頭や電話、メールで承認経路を辿って確認する必要が出てくるので、かなりの時間と手間がかかることになってしまいます。
そこで稟議書の申請には紙ではなくクラウド型のグループウェアを使用することがオススメです。
グループウェアの「ワークフロー」機能には稟議書はもちろん、様々な申請フローを作成することができます。
あらかじめ申請経路を案件ごとに作成しておけば、次回同じ申請を行う際に迷いなく稟議書や報告書を作成することが可能です。
クラウド型のグループウェアであればどこにいても、PCやスマートフォン、タブレットにて確認することができるので、たとえ出先や出張中でもすぐに稟議書を確認して承認することが可能になります。
また申請書が回覧された場合はPCやスマートフォンに通知が来るので、見落とすこともありません。
グループウェアのAipoでは、シンプルで直感的に操作ができる「ワークフロー」機能により、稟議書の確認作業の時間を短縮することができ、たとえどこかで確認が遅れていても、誰が止めているかをひと目で把握することができるので大幅なコストの削減が可能になります。
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