稟議はビジネスにおいて一般的なものです。とはいえ「決裁」など似たような言葉があり日常的に出てはくるものの実際はよく分からない部分も多いかと思います。また稟議書は何かと効果があるものの申請の手間や承認の期間が大変で悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
しかしそれらの問題は稟議を電子化することで対処可能です。この記事では稟議の概要とメリット・デメリットについてまとめるとともに、電子化による業務効率化についても見ていきましょう。
目次
稟議とは
稟議とは自分自身で決める権利のない事柄や事項を書類にして申請し、上層部へ許可をもらう手続きのことをいいます。稟議に明確な線引きは無いので申請する範囲はそれぞれです。
会議するほどではないが上層部へ確認や許可をもらうべき事柄に対し稟議書を申請するのが有効と言えるでしょう。稟議について再確認したところで、次に書き方のポイントを少しおさえておきましょう。
稟議書は目的を明確に
稟議書を作成する際は目的を明確に記述しましょう。稟議の内容自体は理解できても目的が明確にされていなければ、許可や承認が貰える確立が著しく低下します。稟議を承認することで企業にとってどのようなプラスとなるかを書くようにしましょう。コストの削減など利益やメリットが個人でなく企業全体に働くような目的にしましょう。
重要性を盛り込む
目的と合わせて稟議の重要性についても説明しましょう。具体的な数値や費用対効果などを用いて的確に重要性を説明することで承認までの期間が大幅に縮小されます。懸念事項については解決策を記述することで理解をより深めてもらうことに繋がります。
稟議の書き方を踏まえたら次にメリット・デメリットについても見ていきましょう。
稟議のメリット
コスト削減
稟議書を申請する代わりに会議を毎回開催する方法はありますが時間や工数といったコストの面で問題になってしまいます。参加メンバーの業務時間を頻繁に奪わないためにも稟議書で対応可能な事柄は稟議書を申請しておこなうようにしましょう。
業務効率化
稟議書として申請すれば履歴として残ります。場合によっては口頭での説明よりも融通が利くのでその点でも重宝できます。稟議書は企業プロジェクトの最終意思確認としても利用できるので管理職や経営陣にとっても今後の見通しを立てやすくなるはずです。
稟議書に申請の目的や理由、経費や費用対効果、重要性がしっかりと記述されていれば上層部も内容の検討をしやすくなり、また分かりやすく記述されていればひと目で内容を確認できるため大幅な業務の短縮・効率化に繋がります。
このように様々なメリットが期待できる稟議ですが潜在的なデメリットもいくつかあります。次に見ていきましょう。
稟議のデメリット
最終承認までの期間
稟議書の申請をしてから承認結果が返ってくるまでは時間がかかります。ケースによっては承認をおこなう権限者の不在により数日からさらにかかることもあります。その結果稟議が通らずビジネスの機会を失うこともあります。稟議書を申請する時は承認権限者の予定を事前に把握し提出するようにしましょう。
責任の所在が分からない
一つの稟議書に対し承認は複数の人間によっておこなわれます。そのため責任の所在が曖昧になりがちです。トラブル発生時などは責任の押し付け合いになることも予想されます。しかし稟議書を申請した本人が権限者たちに責任を追求することも難しいです。これらのケースを考慮し問題発生時にどうすればよいか、誰に相談するべきか事前に上司に確認しておきましょう。
このようにデメリットも存在している稟議ですがグループウェアで電子化することにより改善される可能性があります。次に見ていきましょう。
グループウェアで稟議を電子化
稟議の電子化とは
現在でも紙による申請・承認は普通ですが、仕事業務における多機能ツールであるグループウェアで電子化することをおすすめします。今回はグループウェアの「ワークフローシステム」機能について見てきましょう。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは申請書を電子化しオンライン上で決裁処理をおこなうシステムのことをいいます。
この機能により稟議書の作成から申請、承認まですべてインターネット上で可能になります。承認までの期間短縮が見込まれるだけでなく、意思決定においてもプラスの影響を及ぼすでしょう。それでは次に電子化によるメリットを見ていきましょう。
電子化によるメリット
コスト削減
稟議を電子化することで紙の要らない「ペーパーレス化」が実現します。これにより印刷代が浮くだけでなく環境にとっても優しいので企業の好印象に繋がります。またオンラインのファイル上で管理するため業務短縮による工数の節約にもなります。
ヒューマンエラー防止
稟議書記入の際も電子化することでミスを防ぐことが可能です。グループウェアを使えばテンプレートが用意されていることもあるのでより正確で確実な稟議書を作成することができます。また電子上であればミスがあっても簡単に修正が可能であり時間の無駄をなくすことができます。電子上だと申請がすぐに反映されるのでその点も安心です。
申請者の負担軽減
申請側も紙で書くよりもパソコンで書いたほうが速いので、その点負担が軽減されます。また一度書いた文章を電子上ではコピー・ペーストが出来るので業務短縮にも繋がります。同じような内容の稟議書をいくつか書く必要がある時は有効といえます。
確認業務の効率化
確認・承認をおこなう側もオンライン上で申請書類がすぐに確認できる状況は理想といえるでしょう。データ上で保存していれば検索機能で簡単に書類を確認できます。紙の書類管理で発生していた保管費なども必要なくなります。
システム導入のポイント
稟議を電子化することで様々なメリットがありますが社内で適応させる必要があります。グループウェアのシステムを導入する際は社内でうまく適応させるためのポイントをおさえておきましょう。
ニーズを明確に
システム導入の際にポイントとなるのは、社内のニーズに沿ったものを選ぶということです。現状稟議の申請・承認がどうおこなわれているかを再確認し電子化が必要な理由を明確にしましょう。これにより社内に必要なシステムを導入が可能です。
適用範囲は少しずつ
導入の際いきなり社内全体に適用しようとして失敗する例はよくあります。まずは部署や部門ごとに適用させていきましょう。それに成功したら少しずつ適用範囲を増やしていきましょう。この方法を繰り返しおこない最後は社内全体に適用できるように目指しましょう。オンプレミス型のシステムを導入する際は社内の適応とともに既存システムとの連携やカスタマイズも有効です。
稟議書のメリット・デメリットを理解する
稟議についてよく知るとともにメリット・デメリットについて理解することも重要です。そこをしっかり踏まえていればグループウェアで電子化するさいもうまく行くはずです。
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