稟議書は、購入申請や交通費精算など社内で必要な申請を行うための書類です。申請を通すためには上長の承認が必要です。そのため、作成した稟議書は上長に提出する必要があります。
自社で作業をしている社員であれば、稟議書を直接手渡しすることもできます。しかし企業によっては、社員が他社に常駐している場合もあります。稟議書提出のために帰社するのは手間がかかるため、多くの企業では、稟議書を電子ファイル化しています。
しかし、ファイルの運用はセキュリティリスクを抱えている上に、電話やメールでのやり取りが多く発生し、非効率的です。
今回は実際に稟議書をファイル運用している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、運用上の問題点とその改善点をお伝えしていきます。
稟議手続きに手間がかかる上に、不安要素も
今回インタビューした企業はIT系人材派遣会社で、システム開発やWebサイト制作を行っています。他社に常駐している社員が多く、簡単に自社に戻ることができません。
そのため、購入申請や交通費精算などの事務手続きは、独自フォーマットの稟議書ファイルを使用しています。稟議書ファイルに記入し、共有フォルダ経由でファイルを本社の管理部へ受け渡しています。
手続きを進めるうえで、電話やメールでのやり取りが多く発生するため、とても手間がかかるそうです。また、共有フォルダへはどの社員でもアクセスできるため、書き換えられてしまうセキュリティ上の不安もあるそうです。
現在の稟議書運用の流れと問題点
こちらの企業では、日々の事務手続きは稟議書ファイルを使用している、とのことでした。
社員は稟議書ファイルに記入し、記入したものを本社の共有フォルダに格納します。その後、本社の管理部に稟議書を格納したことを電話またはメールで連絡します。
本社の管理部は、連絡を受けた稟議書をチェックします。この時不備があった場合は、社員に修正依頼メールを送ります。
これら一連の流れを、数十人分行うことになります。
管理部は、電話を受けるかメールを開くまでは、稟議書が格納されたことを把握できません。そのため、数十人から稟議書格納メールが一度に送られた場合、チェック漏れが発生するおそれがあります。また、管理部が電話に出られず、チェックが遅くなってしまうおそれもあります。
さらに、稟議所に不備があった場合、修正依頼返信→修正版送付→再チェック結果返信、とメールで逐一やり取りをすることになります。これでは、とても手間がかかってしまいます。
グループウェアなどのクラウドツールで稟議書を管理して、安全かつ効率的に
グループウェアの「ワークフロー」機能を使って稟議書を作成、管理することがオススメです。
ワークフロー機能を使うと、それぞれの申請内容にあったオリジナルの稟議書フォーマットを作成できます。稟議書の提出、チェック、承認、差し戻しはすべてワークフロー機能のシステム上で実施できます。しかも、提出や差し戻しを実行すると、該当人物に確実に通知が届きます。そのため、逐一メールを作成してやり取りする手間が大幅に削減できます。また、メールと違って別の業務連絡などで稟議書のやり取りが埋もれてしまうことも防止でき、スピーディに手続きできます。
さらに、ファイル受け渡しではなくクラウド上で管理することで、他の社員が内容を書き換えることも防止できます。ワークフロー機能では、作成者以外の人が稟議書の内容を変更できないようシステムで制限できるため、セキュリティの向上につながります。
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