近年、アパレル業界でも業務のIT化が進んだことにより、業務効率化や働きやすい環境を作ることが可能になりました。その中でもグループウェアは、ITリテラシーを気にせずに直感操作が可能なツールも存在し、アパレル業界でのDX化も推進しやすくなりました。
業務のIT化で、なんとなく便利になるのは分かるけど、
「店舗と本社が離れてるから、導入しずらい」
「各ポジションごとに、どの業務でグループウェアの活用ができるの？」
と疑問を持つポイントもあると思います。
この記事では、「アパレル業界全体でグループウェアの導入は可能か？」「グループウェアをうまく業務に落とし込む方法」を解説しています。
現状の業務の問題点を一緒に洗い出しながら1つ1つ解説していくので、グループウェア導入の参考になれば幸いです。
目次
アパレル業界の各ポジションごとの問題点
店舗スタッフ
・スタッフ全員がITツールを扱えるか
店舗スタッフと言っても、契約社員、派遣社員、アルバイトと色んな雇用形態のスタッフが在籍していると思います。
そのためスタッフ全員がITツールを扱えるかが1つの問題点になります。
・マニュアル確認の手間
店舗では、退職者やスタッフの入れ替わりが激しい特徴があります。入れ替わりのタイミングで使う教育マニュアルや、新作.季節ごとにディスプレイの装飾マニュアルが存在します。
基本紙ベースで確認するため、マニュアルの確認のたびにPCデータを探して、印刷するなどマニュアル確認の手間が発生します。
店長
・本社とのやり取り
毎日の本社との業務連絡（イベント情報、在庫情報など）は、基本的に電話やメールで行っています。
業務連絡が電話になってしまうとメモ取りが必要だったり、電話中は他の業務を進められなかったりと、本社とのやり取りが業務効率の妨げになっています。
・店舗同士の在庫確認
店舗同士のやり取りも基本的に電話やメールで行われてきました。
お客様の要望で他店舗に在庫確認をする際は、電話で１店舗ずつ確認を行ってるため時間がかかりお客様を待たせてしまうことが1つの問題となっていました。
本社
・会議室、撮影スタジオの予約
本社では会議や撮影などが多く、会議室、撮影スタジオ、撮影機材を抑えておく必要があります。
会議なども頻度が多いため、他の会議で予約が入ってたりと会議室1つを予約するのにも手間がかかります。
・スケジュールの管理がされているか
アパレル業界は幅が広く、本社社員、管理職、店長、店舗スタッフ、バイヤーなど仕事内容が違うためスケジュールもバラバラです。
全体のスケジュールが共有管理されていない状況で、会議のセッティングを行なうには電話やメールで確認するため全体の出欠が確認できるまでのロスタイムがかさみます。
アパレル業界でのグループウェア活用法３選
業務連絡を効率化
グループウェアのチャット機能などを活用することで、業務連絡を簡単に共有できるようになります。
グループウェアには、「グループチャット」「タイムライン」「掲示板」と情報の共有に特化した機能がいくつも存在します。
グループチャット機能などを利用することで、各店舗の店長と本社の業務連絡も全体に一括共有する事ができます。共有内容にはマニュアルなどのファイル添付も可能です。
グループウェアを活用することで情報の一括共有が簡単にでき、かかる時間も減るため業務効率化にもつながります。
業務のオンライン化でコストカット
グループウェアを活用することで、1つ1つの業務がオンライン化しデータのやり取りがメインになり、ペーパーレス化が実現できます。
グループウェアには、「ワークフロー機能」「勤怠管理」「ファイルデータ共有」などの機能が存在し、スマホなどのモバイル端末を使ってツールを管理できるようになります。
ワークフロー機能は、企画提案や有給申請などの申請業務をオンライン化し、承認の進捗も確認できデータもクラウド上に保管可能です。
グループウェアで業務のオンライン化がされることにより、ペーパーレス化では紙、データのクラウド管理では書類保管場所など、コストカットも可能になります。
予約状況の見える化
グループウェアを活用する事で、組織全体のスケジュールを管理することが可能です。
グループウェアには、「スケジュール管理」「組織のスケジュール共有」「設備予約」などのスケジュール管理が得意なツールも存在します。
設備予約機能は、会議室の予約の際に全体スケジュールを見てシンプルに予約可能で、会議に参加するスタッフのスケジュールにも会議予定が反映されます。
グループウェアを活用してスケジュール管理することで、設備予約状況だけでなく組織全体のスケジュールの見える化がされ、各スタッフに確認する時間が減り業務効率UP が期待できるでしょう。
グループウェアの導入ポイント
直感的な操作
アパレル業界でのグループウェア導入のポイントは、いかに直感操作可能なツールかが大切でしょう。
本社スタッフは日常的にPCに触れているので、ITリテラシーは申し分ないと思われます。ですが、店舗スタッフになると接客メインでPC操作になれてない方が多いでしょう。
スマホで直感操作可能なツールだと、通知をオンにした状態でスマホを持ち歩くことで、共有事項などにもリアルタイムの対応ができます。
このような理由から、組織全体で扱える直感操作可能なツール選びがポイントです。
ツール同士の連携
現在利用している既存ツールと連携できるのかも大切なポイントになります。
グループウェアの活用で業務の効率化が可能ですが、他のツールとの連携ができないことでツール間作業の手間が掛かり、業務効率が落ちてしまいかねません。
例えば、グループウェアのタイムカード機能と別ツールの給与計算の連携が取れるかが、更なる効率UPが期待できるか？ムダ業務が増えるか？が決まってしまいます。
グループウェアを選ぶ際は機能面だけでなく既存ツールとの連携は可能か、なども意識しましょう。
セキュリティ
グループウェアを活用して情報を共有を行なうということは、情報漏洩には細心の注意を払う必要があります。
確認すべき点は主に以下の2つが挙げられます。
・機密ファイルの送受信を禁止できるか？
テレワークも取り入れられてる近年、組織全体でのファイル共有可能なグループウェアにおいて、ファイルの送受信の規制をかけられるかで情報漏洩リスクを減らす事ができます。
・不正アクセスがされないセキュリティか？
IPアドレスが取り入れられているツールを使う事で、組織外端末からの不正アクセスもブロックできます。サーバー自体の管理がしっかりされているかも確認しましょう。
IT化１歩目はグループウェアがおすすめ
アパレル業界全体を見てもグループウェアをうまく活用することで「業務の効率化」「コストカット」が望めます。
各店舗、本社含めた組織全体のグループウェアの導入は、簡単なことではないでしょう。
まずは「部署」「店舗」ごとの導入から始めて、業務効率化などの効果が感じられたら徐々に組織全体にグループウェアを広めることもできるので、現在の組織状況を見て導入することが大切です。
https://aipo.com/blog/ittools-introduction-importantpoint/
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