スケジュール管理は業務で仕事を行う上で重要な項目です。
業務タスクの予定を明確にすることにより、タスクの順番や必要条件が明らかになることにより時間の無駄をなくすことができ、仕事の効率化ができます。
業務タスクの予定を明確にすることにより、業務実施中の進捗が明らかになり遅延が発生した段階で打ち手を打つことができ問題を未然に防ぐことができます。
予定を他のメンバーと共有することにより、自分のタスクの後工程を実施する他のメンバーは予定を根拠を持って立てることができます。
企業ごと、業種ごとにスケジュール管理の手法は異なっています。本記事ではインタビューさせて頂いた企業の使い方から見えてきた問題点や改善策についてご紹介しています。
ホワイトボードの前まで行かないと予定がわからず変更もできない状況
今回インタビューした企業は工場のラインや商業施設などで使われている制御装置の設計や保守を請け負っています。スケジュール管理はオフィスにあるホワイトボードにみんなで書き込むアナログ的なやり方で行っています。
ホワイトボードの書き込みで行っているため、スケジュールの変更が発生すると書き直しが多数出たりするので面倒になって、いい加減な書き込みになったり、手書きなので他の人では判読できないといった事態もありました。
他のメンバーと共同で作業する場合にはオフィスのホワイトボードまで行かないとスケジュールを組むことができません。
さらに、スケジュールが最新であることをわざわざ電話で他のメンバーに確認することも必要です。
また、作業はオフィスではなく客先がほとんどですので、現場で発生した変更や進捗状況の更新などは一旦、オフィスに戻らないとできません。
結果的にホワイトボードのスケジュールは時代遅れのものとなってしまっていて、問題点に気づいた時は手遅れということもありました。
電話とホワイトボードを使ったスケジュール管理
こちらの企業ではスケジュール管理はオフィスにあるホワイトボードで行っており、各種連絡は主に電話を使っていて補助的にメールが利用されています。
案件が発生すると電話で担当者に内容などが伝えられます。その内容を受けて担当者は案件をスケジュール化してホワイトボードに書き込みます。
スケジュールを組んだ後に必要な準備をして担当者は現場に出かけて作業を行います。
現場からの報告は主に電話で行っています。
大きなスケジュール変更があった場合にはオフィスに戻ってホワイトボードを書き直ししますが、軽微な場合はそのままにすることがほとんどで電話で伝えることで代替しています。
スケジュールをクラウドで管理することにより、どこにいても予定の共有が可能
こちらの企業の問題点はホワイトボードを使ったアナログ的なスケジュール管理なので、
- オフィス以外の場所でスケジュールが確認できない
- リアルタイム性に欠ける
- 変更が面倒
- 判読性に欠ける
といった問題点があります。特にスケジュールを共有する上で障害となる問題点ばかりで、企業での業務遂行が非効率になります。
アナログ的なスケジュール管理の問題を解決するためにスケジュールをクラウドで管理するツールを利用することにより解決できます。
クラウドにより、どこからでも、いつでも簡単にスケジュールの追加、変更ができますし他のメンバーのスケジュールも参照できます。
また、今までのように大きな変更があった時にオフィスに戻って書き換えすることも不要になります。
変更をバックオフィスのメンバーに業務を中断してホワイトボードを書き換える必要もなく、漏れてしまったりすることもなくなります。
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