社員全員のスケジュールを効率的に把握するには

企業にとって重要なリソースの一つは、人材であることは言うまでもありません。

さらに人材を有効活用するには、1日は24時間しかない有限な時間をどのように無駄なく効率的に使っていくかが重要です。

時間の無駄を数%でも無くすことが出来れば企業全体では大きな量となるため、生み出された時間を売上増大に当てたりコストカットに当てて利益を増やしたりできます。

企業全体として時間を有効に使っていくことは、経営者として注力すべき領域の一つです。

スケジュール管理の仕方や観点は企業ごとでも職制ごとでも違ってきます。この記事ではインタビューさせて頂いた企業から見えてきた経営者サイドのスケジュール管理の問題点と解決策についてお伝えします。

社内全体のスケジュールを一目で把握するのが難しい

今回インタビューさせて頂いた企業は航空宇宙用精密部品メーカーのグループ会社で、工業用高付加価値部材の輸入販売をしています。

現在使っているカレンダーツールは米国の本部から指定されているメールとカレンダー機能が一体になっているツールを使用しています。

現在使用しているツールはメール機能や個人のスケジュール管理するには満足しているのですが、経営者として約30名いる社員全員のスケジュールを一覧して確認するには限られたモニターのサイズでは難しいです。

経営者が社員全員のスケジュールを確認するのに時間がかかっています。

また、米国との間でやり取りがあるので、時差の関係で日を跨いだ予定を入力しますがツールの制限から二つに分けた予定を登録しています。

また、終日の予定が繰り返し登録ができないので、毎回、個別に登録しているのが不便です。

社内全体のスケジュール確認の流れ

この企業の経営者は毎朝、社内でキーマンとなる社員を30名の中からピックアップして、関連する人たちを一覧可能な10名以下になるようにして確認しています。

このピックアップして一覧にするという作業を何回か繰り返して、全員のスケジュールを確認する作業を毎日していますが、忙しい経営者にとっては負担が高いです。

社員は予定が決まると登録漏れを防ぐために、その場ですぐにカレンダーに登録してもらうようにルール化しています。

記載ルールは厳密には決めていませんが外出は移動時間を含めること、会議の場合は会議室も合わせて予約するように指示しています。

スケジュール管理を視認性に優れたカレンダーツールに入れ替え

社員全員のスケジュールを一覧表示させて一目で分かるようにするために、視認性と豊富な機能を持ったカレンダーツールへ入れ替えをします。

スケジュール管理のツールに多彩なカラー表示により予定を入れているユーザの区別を行い、また、マウスオーパ時にバルーンポップアップでスケジュールの詳細をテキスト表示させるようにしたカレンダーツールに入れ替えを行います。

また、入れ替えするツールには視認性以外に、日付を跨いだ予定の登録は開始日時と終了日時の日付を別の日に設定でき、終日の予定についても繰り返し登録が設定出来る機能を標準で持っています。

スケジュールを登録する社員の負担を減らすことと入れ替え後のカレンダーツールに早期に移行してもらうために次のようなシステム的な配慮と動機づけをします。

現行のカレンダーツールからのデータ移行作業を実施することにより社員の移行作業をなくすシステム的な配慮をします。

また、日付跨ぎと終日の予定の繰り返し入力ができることを周知して、現行のカレンダーツールよりも使い勝手が向上していることをアピールして新しいツールを使う動機づけを行います。

上記のように行うことによりシステム的にも運用的にもスムースに移行ができます。

ビジネスのスケジュール管理に関しては以下の記事でも詳しく説明されていますので、是非一度ご覧ください。

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