終日のスケジュールを社内で管理・共有するには

予定の管理は、社会人には欠かせない作業です。お客様やチームメンバーと良好な関わりを持つためには、正確な予定の管理が求められます。

時には、同じ予定を1日中登録したいこともありますよね。最近ではリモートワークのように、1日中オフィスにいない働き方も増えています。終日の予定を登録する機会も多いのではないでしょうか?

終日オフィスにいない場合は予定をしっかり登録しておかないと、他の社員に思わぬ迷惑をかけてしまうかもしれません。終日の予定を手軽に登録できるような工夫が求められます。

今回は、出張やリモートワークなど、終日の予定が多く発生する企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

終日の予定を登録するのが面倒

今回インタビューした企業は化学薬品メーカーで、化学薬品の開発・生産を行っています。

出張やリモートワークなど、終日オフィスに顔を見せない社員も珍しくありません。出社状況を把握する意味でも、終日不在となる予定は社内での確実な共有が必要です。予定が共有できないと、社員に直接用事がある場合に状況が分からず、困ってしまいます。

社員の予定は、Excelの共有ファイルで管理しています。しかし、終日の予定を登録するのは面倒な上に、ファイルサイズも大きくなってしまいます。結果として、予定の編集にとても時間がかかってしまうそうです。

Excelファイルでの予定管理は、細かい調整作業が発生する

こちらの企業では、Excelの共有ファイルで社員の予定を管理している、とのことでした。

Excelファイルの予定表は縦軸が社員名、横軸が時間となっており、社員各自が予定を記入します。終日の予定を入れる場合は、その日付に矢印のオブジェクト(⇔)を貼り付け、予定の内容をコメントで追加します。

Excelファイルで図形などのオブジェクトを追加するとファイルサイズが大きくなり、処理も重くなりやすいのです。それに、終日の予定を入れるためには矢印のサイズや位置を調整する必要があります。

終日の予定が多く発生する職場で、毎回この作業を行うのは面倒ですよね。予定の編集が面倒だと管理が雑になりやすく、思わぬ認識違いの恐れもあります。

グループウェアのカレンダー機能で、終日の予定も簡単に登録

Excelファイルで終日の予定を登録しづらい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、予定をWeb上で管理・共有できます。専用の設定を行うだけで、時間を指定することなく簡単に終日の予定が登録可能です。

データはクラウド上で管理されるため、Excelファイルのようにファイルサイズや処理負荷を気にする必要もありません。また、カレンダー形式で表示されるため見やすく、他社員の予定もひと目で把握できます。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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