行政書士事務所がホワイトボードのIT化で紙がなくなる!?ペーパーレスで業務効率化!

2021/07/09

行政書士にとって、会議や連絡事項を事務所内で共有するため、ホワイトボードを活用するシーンは多いと思います。事務所の人数規模にもよりますが、紙、ホワイトボード、付箋などを日常的に活用していて、IT化しきれていない行政書士事務所も多いのではないでしょうか。

本記事では、グループウェアを導入した行政書士事務所が、ホワイトボードをIT化したことでどのような効果が得られたかについてご紹介しています。現在、事務所で黒板やホワイトボードを利用されている方やデジタル化に興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

行政書士がホワイトボードを利用するメリット

今回は普段のホワイドボードの活用状況を例に、関連したITツールについて触れていきます。まずはホワイトボードを利用するメリットについてご紹介していきます。

一目で理解できる

行政書士事務所の業務内容にレジュメ、議事録などの作成があります。チームでプロジェクトや法務顧問をしている場合は、皆の見えるところに書かれているだけで、進行が分かりやすいというメリットがあります。進捗状況は逐一連絡するより、一目でわかるほうが効率的です。

また、議題と発言内容を色で分けたり、結論が何であるかを強調するような書き方も可能です。ホワイトボードを利用することで議事録を確認するための時間を短縮できることに加えて、有意義な意見交換の場を提供できるメリットがあります。

あきさせない会議が可能

ホワイトボードの利用は参加者の意識向上、集中力UP、雰囲気UPも見込めます。紙の資料で皆が下を向いているだけだと発言も少なく、暗い場になります。目線を上にあげ、発言しやすい雰囲気を作っておくことで、刺激も増え、良い意見もでやくすくなる効果が期待できます。

一定時間の記録が残る

記録作業についてもメリットがあります。会議後、若手の社員が何時間もかけて、会議録音から文字に起こすような作業があります。一方、ホワイトボードを利用すれば、写真や文字データが一瞬で保存でき、ミスや記録漏れなどの心配がなくなります。なにより、文字起こし時間の短縮になるため、大幅な作業改善・効率化に繋がるのです。

行政書士がホワイトボードを利用するデメリット

ここまでホワイトボードのメリットについてご紹介してきましたが、デメリットについても考えていきましょう。事務所の規模によっては、考慮すべき点も変わるため、ホワイトボードのデメリットについてもしっかりと理解しておきましょう。

ホワイトボードを置く場所が必要になる

1つはスペースの問題です。会議室に、ぴったりサイズのホワイトボードがあれば見やすいですが、事務所の規模やチーム人数、作業内容によってもホワイトボードの大きさは異なります。

小さすぎても見えませんし、頻繁に消して書いての作業が発生します。かといってあまり大きなものを選ぶと、足場や台が必要だったり、壁掛けのコストもかかるため、小規模事務所での利用はおすすめしません。

情報が蓄積されない

電子的な保存機能がない場合は、写真にとらないとデータを残しずらいというのも手間に感じることがある1つの要因です。学校の先生のノートを取るときと同じで、「書いている途中なのに消されてしまった!」などというシーンと同じ現象が起こり得ます。各自がメモを取らないと残らないという懸念点はデメリットといえます。

情報共有が難しい

ホワイトボードの場所が必要であることにも通ずるところがありますが、外出時に共有が難しいという点もデメリットです。いくら見やすいとはいっても、会議室や事務所の壁に置いているだけでは、効果を発揮できない場合も当然あります。

いつでもどこでも確認できるホワイトボードで随時更新されても、ほぼリアルタイムに情報共有できるホワイトボードが理想の形といえます。

ホワイトボードに変わるITツールによる行政書士業務の効率化

ここまで述べてきたようなメリット、デメリットを踏まえ、ホワイトボードに変わるようなITツールを導入するとしたらどのようなものがあるでしょうか。今や数人の規模の中小企業でも導入されている、グループウェアを例に見ていきたいと思います。

自由な場所でスケジュール管理ができる

予定の共有の目的でスケジュール・カレンダー機能があります。今日所長は何をやっているのか?明日の同行は空いているメンバーはいないか?といったものがリアルタイムに一目で分かります。

もちろん各メンバーが自分の予定をきちんと登録しておくことが前提になります。その上で、事務所に戻らないとわからない事例や電話してみないとわからないといったトラブルも未然に防ぐことができます。大事な商談の機会を逸するといったこともなくなるのです。

また、TOPのページには共通のリンク機能が付いているものもありますので、良く見る法令集や便利サイトを載せておくと、より高い効果が期待できます。

情報管理がカンタン

グループウェアの活用が進めば、紙資源の削減も見込めます。製品によっては更新履歴を保持できるものもありますので、電子帳票の法令が進んでいる昨今、利便性、信頼性が上がることに期待できます。

急な依頼でもグループウェアにアップロードしておけば、事務所に戻る間の時間で内勤スタッフが書類のチェックをしておくこともでき、関係しているメンバーとダブルチェックするようなこともなくなります。

情報漏洩リスクが抑えられる

グループウェアでは、メニューごと、情報ごとの権限についても一定の制限を設けることができます。このフォルダは上長しかアクセスできない、この会議の資料は関係メンバーしかアクセスできないフォルダに保管する、といった運用が可能になります。これにより、手持ちの資料を無くしてしまった、事務所への来訪者に情報を見られてしまった、という心配がなくなるのです。

ペーパーレスの実現

新規導入した後、過去の資料の電子化により、紙資源、保管スペースの削減にも効果があります。使いたいときに、紙だと倉庫の段ボールを開けて、コピーして、配って、という手間のかかる作業が付きものでした。グループウェアであれば対象者を決めて共有、アップロードするだけで作業完了です。

また、事務所内で承認、決裁を履歴管理したいときにはワークフロー機能がおすすめです。金額の稟議、提案方針の承認など、上長がいる時でないと進まないようでは、競合他社に遅れをとってしまいます。外出先でもスマホで押印ができるようなサービスもありますので、スピードが上がるだけでなく、今どこにあるのか、どのような経緯で決済に至ったかといった履歴も残しておけます。

ホワイトボードのIT化の重要性

ホワイトボードのIT化するメリットについての理解は深められたでしょうか。

本記事では行政書士事務所を例にホワイトボードのIT化に伴うメリット、デメリットをご紹介してきましたが、他の仕業事務所でもグループウェアの便利機能は有効です。

ただし、利用者の年齢層、ITリテラシーの向上も考慮の上取り組む必要があります。特定の人だけ使うといった部分導入という選択肢もあるとは思いますが、全体導入できた方がメリットが大きいので、できる限り事前にアンケートや根回しをして、反対意見を抑えておくこともスムーズな導入を実現するためには重要です。

利便性が高いといっても、生かすも殺すも各担当者の意識次第のところがありますので、全体の意識レベル向上と同時にホワイトボードのIT化も導入してみてはいかがでしょか。

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