行政書士はテレワークできない？ITツールで解決！おすすめツールとポイントも

「行政書士はテレワーク難しそう」
「事務所をデジタル化したいけど、どうすればいい？」
とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
専門的な業務だからこそ、デジタル化は何から始めればいいのか迷ってしまいますよね。

そこで今回は、行政書士事務所がテレワークする際に
・おすすめのツール
・実施のポイント
をご紹介しまをご紹介します。

1 行政書士もテレワークはできる
2 行政書士におすすめしたいテレワークツール
3 テレワーク導入時のポイント
4 ツールを活用すれば行政書士もテレワークできる

行政書士もテレワークはできる

行政書士もテレワークはできます。
全ての業務という訳ではありませんが、デジタルツールを活用することで可能になるでしょう。
「でも今のやり方でもそこまで不便はないし…」
と思われる方もいるかもしれません。
また、「テレワーク＝コロナ対策」と考えられがちですが、
そのほかにも多岐にわたるメリットがあるのです。

例えば

①　テレワークにより業務ストレスが減る
→離職率が低下する
②　印刷など、事務作業を短縮できる　
→業務を効率的に進められる

などが挙げられます。

行政書士におすすめしたいテレワークツール

オンライン会議ツール

テレワークが推奨されるようになり、浸透し始めたのがオンラインミーティングです。
事務所のコスト節約にも効果的で、ぜひ導入したいツールとなっています。

行政書士の方は、クライアントを訪ねる機会も多いかと思います。
午前にA社、午後はB社というように、1日に複数箇所を訪れることもあるでしょう。
オンライン会議を導入すると、それらにかかる交通費と時間を省略できます。
往復1時間かかっていた時間を、その分別の業務に充てたり、リフレッシュに使ったりすることも可能です。
その結果、業務の効率が上がることも期待できます。

ただし、オンライン会議はクライアントにも了承してもらうことが大切です。
・お互いにとってこのようなメリットがある
・やり方はこのように
など、丁寧に説明し、快く応じてもらえる環境を作ってみてはいかがでしょうか。

カレンダーツール

事務所内のスケジュールをアナログで管理していて、
「今、○○さんはどこにいるの？」
「この業務、今なら誰が余裕持ってできるだろう？」
と感じたことはないでしょうか。
ホワイトボードなど、アナログでスケジュールやプロジェクトの管理をしていると、
このようなケースになってしまうこともありますよね。
そこでおすすめしたいのが、デジタルのカレンダーアプリです。

・予定を事務所内で共有できる
・外出先でもスマートフォンやタブレットからチェックできる
・スケジュール変更がリアルタイムで反映される

といったメリットがあります。
「デジタルのカレンダーは見にくそう」
と思われる方もいるかもしれません。
しかし、近年のカレンダーアプリは見やすさも抜群です。
スマートフォン用、タブレット用に使いやすいデザインに調整されていることも多く、
簡単に操作できると感じる方も多いでしょう。
行政書士は、扱う案件やクライアントによって多くの予定を書き込むことが多いでしょう。
アナログだとマス目が足りなかったり、小さい文字で書くために見づらくなってしまったりすることもあります。
デジタルでは文字数が多くても、アイコンや文字色等でパッと見てわかりやすく調整できます。

・予定の1日前、1週間前などにアラートを設定できる
→予定忘れを予防する
・業務ごとに進行度を％で入力できる
→プロジェクトの進捗を管理しやすくなる

などの効果も期待できます。

電子契約

電子契約を導入することで、
・収入印紙にかかる費用
・事務作業に割く時間
の削減ができます。
契約にもよりますが、印紙は数万円以上になることもあるでしょう。
それが丸々いらなくなるのは、事務所にとってメリットです。
また、契約書作成には意外と時間がかかるもの。
・契約書の印刷、製本
・宛名書き、発送
など、1つ1つの工程は短時間かもしれませんが、重なると他業務を圧迫していることもあります。
電子契約にすることで、そうした手間も省けるのです。

業務の効率化も目指すなら、専門の電子契約システムの導入がおすすめです。
コストがかかってしまいますが、
・契約書作成にかかる時間を短縮できる
・関連する過去の契約書をキーワードで検索できる
などの利点があります。
利用者数やサービスによっては、初期費用は数万円で済むこともあります。
コストパフォーマンスも踏まえながら、ぜひ検討してみてください。

日程調整ツール

行政書士はお客様の元を訪れることも多いでしょう。
複数人で日程を調整し、打ち合わせをする機会も多々あるかと思います。
そんな時に便利なのが「日程調整ツール」です。
参加者で共有した専用ページの画面をタップ(クリック)することで、
候補日時を決めることができます。
・「ご都合はいかがでしょうか」など、個別に調整メールを送らなくて良い
→日程調整にかかる時間の短縮
・連携しているスケジュールアプリに自動反映
→ダブルブッキングの予防
・候補日前にリマインダーを設定できる
→予定忘れの予防
といったメリットがあります。

業務間にメール対応をすることで、仕事へのストレスが高まるという調査もあります。
日程調整ツールを使えば、そうしたストレスの軽減にも役立つでしょう。
他のツールよりもコストが低めのアプリも多いため、
事務所内のデジタル化を図りたい方は、こちらをまず検討してみるのもいいかもしれませんね。

テレワーク導入時のポイント

まずは小規模から

テレワークを一斉に開始するのはおすすめしません。
なぜなら、業務で混乱しやすくなるからです。
まずは、小規模のメンバーまたは特定の業務など、試験的に実施していき
徐々にテレワークを事務所に浸透させていくことをおすすめします。
そのほうが、仮説・検証・改善のサイクルを回しやすく、テレワーク導入の失敗を防ぎやすくなります。

担当者を配置する

テレワークを実施するにあたり、デジタルツールを導入することも多いでしょう。
初めてのツールであれば、慣れるまでに時間がかかりますし、ストレスに感じる方もいます。
そうしたストレス解消のためにも、デジタルツール専門の担当者を配置することを推奨します。
「操作がわからなかったら、○○さんに聞けばいい」
という環境は安心感をもたらしてくれるはずです。
行政書士の場合、現在抱えている案件が忙しく、担当者の配置が難しい場合もあるかもしれません。
そのような時は、電話やメール、チャットなどですぐに回答が得られるなど、サポート体制がしっかりしているツールを選ぶことをおすすめします。

グループウェアも検討してみる

テレワークの導入と共に業務全体の効率化を狙いたいなら、
グループウェアもおすすめです。
グループウェアは、先ほどご紹介したツールをひとまとめにしたようなソフトとなっています。
「オンライン会議はこれ、電子契約はあのツール」
と、個別に複数のツールを契約するよりも、グループウェアを契約した方が費用を安く抑えられることも。
自治体が実施しているテレワークに際した補助金を利用することで、より低コストで導入できます。