行政書士業務の案件管理を効率化!IT導入で管理方法はどう変わる?

2021/07/30

IT化の進む現代において、技術力の向上に伴い、さまざまな分野でITの導入による業務の効率化が進められています。行政書士の業界でもIT導入によるクラウド化は一般的になりつつあります。

今回は、業務の効率化、競合に負けない仕事力を手に入れるために推奨するITツールを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

行政書士事務所が抱える課題

書類の保存方法

行政書士事務所で働いている人の多くが感じていることだと思いますが、保管しておかなければならない重要書類の保管・保存に頭を悩ませることはありますでしょうか。数か月ならまだしも、書類によっては、数年間保管しておかなければならないものもあり、事務所設立から年数を増やすほどに、書類の数も増えていってしまいます。

また、過去の書類を引っ張り出さなければならない時の大変さといったら相当なものになります。これらの課題を解決するのが、ITツールの導入による書類の区分けです。図書館を想像してもらうと分かりやすいですね。

紙媒体の保存・管理

上記のことから紙媒体での保管・管理というのはとても効率が悪いことが分かります。紙で残さなければならないものでもパソコン内に保管場所の正確な位置が登録されていれば、検索してすぐに探し当てることが出来ます。

書類をデータとして保管する手法も、多くの事務所で使われています。どちらにしてもITツールの導入は業務効率化の上で、必須と言えるでしょう。

個人情報に関するセキュリティ管理

事務所で保管している個人情報や業務のデータなどを外出時に、USBメモリやSDカードに保存して持ち歩くのはとても危険です。万が一に紛失してしまった場合、大変なことになってしまうのは想像できると思います。

仮に、各記憶デバイスの持ち運びをする場合、簡単に中身を見ることが出来ないようにプロテクトをしっかりとかけておきましょう。

ITを駆使した行政書士事務所の案件管理方法

顧客情報の一括管理

行政書士の業務のなかには、顧客との打ち合わせや会議があり、一度に何組もの顧客と話をしていかなければなりません。顧客情報やスケジュールを紙に書いていたのでは、情報の引き出しに時間がかかり、予定の重複も考えられます。こういった無用のトラブルを避けるためにもクラウド上での顧客情報の一括管理方法はとても有効になります。

インターネットの繋がる場所であれば、どこに手も情報を引っ張り出すことが出来、編集や新規作成も可能です。

バックオフィス業務のマニュアル化

経理や人事、総務などの「顧客と直接かかわらない部門」であるバックオフィスですが、業務内容は、書類の作成が大半を占めます。これをマニュアル化することにより、簡単に誰でも出来るようにします。また、ITツールの導入で、単純作業をAIに任せるといった作業の自動化を進めることも可能です。これにより、人件費の削減にもつなげることが出来ます。

会計・人事管理の簡略化

毎月の会計処理、人事の管理は手作業で行うと時間がとてもかかってしまいます。
また、ミスも多く出てしまうため、効率化とても悪い業務です。これをクラウド化することで、作業時間と作業人数の削減になり、作業者のストレスの大幅な軽減をすることが出来ます。各業務のチームでの情報共有もスムーズに行えるので、作業効率の向上にも繋がります。

過去データの持ち運びがスムーズ

書類での保管・管理をしている場合、持ち運びたい書類やデータを探すのはとても時間がかかってしまいます。オフライン上での管理はセキュリティ対策にもコストが多くかかってしまいます。

クラウド化による管理では、データをすべてまとめて置けるので、そこに厚いセキュリティ対策を施しておけば、よほどのことがない限り、データが漏れることはありません。反面、セキュリティ対策を怠ってしまうと、データを一括で管理している以上、とても危険であるといえます。

コストの削減という理由でセキュリティ対策を疎かにするのは大変危険です。しっかりとしたセキュリティを施しましょう。

行政書士業務のIT化による業務効率化

共同プロジェクトの連絡がスムーズに

行政書士は、案件ごとに複数人でチームを組むことも多い業務です。内部だけでなく、外部の専門家とも連携を取ることも多いので、情報の共有はとても大事であり、連絡やスケジュールの調整もスムーズに行いたいです。

グループでの情報共有を可能にするITツールを導入すれば、一つのシステムですべてを解決してくれます。

動画による教育ツール

行政書士事務所に勤める多くの新人が、業務の複雑さ、大変さに耐えられず、辞めていってしまいます。こういったことの理由の多くは、仕事が細かく、理解することが難しいからです。これを解決するのが動画を利用した教育ツール。

これにより、動画で実際の作業の流れを確認することができ、分からないところは何度も確認することが出来ます。これにより、圧倒的に業務の理解度が上がり、ミスが減ったという声もあがっています。最近では、YouTubeにアップしておき、視聴できるようにしていることも多いです。URLを共有すれば、関係者は誰でも閲覧することが出来ます。

グループチャットによりやりとりがスムーズ

Chatworkなどのコミュニケーションツール、グループチャットツールもとても便利です。
グループごとに部屋を作ることができることに加えて、情報(文章・ファイル・画像・動画)を共有・管理することも出来るので、とても便利です。

抱える案件の件数が増えるほどにこのような部屋分けの出来るコミュニケーションツールは重宝されます。業務効率化、ダブルブッキングや情報の漏れ等がなくなり、業務効率化になります。

ペーパーレス化の実現

過去数年分の膨大な書類を見てわかる通り、一つの案件で使われる紙の数はとても多いです。これをメールやファイルなどデータでやり取りすることで、環境に優しい業務としてアピールすることが出来ます。

紙資源の削減を行うとともにデータでのやり取りなので、連絡を取り合う時間も短縮することが可能です。ペーパーレス化によるコストの削減も出来るので、クラウド化はおすすめです。

行政書士の案件管理をIT化!

行政書士事務所の案件管理のIT化について理解は深められたでしょうか。本記事でご紹介した行政書士の案件管理IT化は、行政書士だけでなく、多くの士業・職業におすすめできる方法です。

業務のIT化は、顧客の信頼度、従業員の業務効率化、資源の削減、経営コストの削減といったように導入メリットの方が圧倒的に多いです。クラウド上でのデータの一括管理で、セキュリティ対策をしっかりと行い、バックオフィス業務の自動化をすすめ、チームとの情報共有の円滑化といったように自社の目的と用途に合ったツールを導入していきましょう。

クラウド化するうえで気を付けなければならないのは、セキュリティ対策です。これは、企業の生命にも関わるので、必ず導入し、安心度を上げておきましょう。

また、従業員のストレス軽減、能力向上のためのツールとしても利用できるので、業務に対するモチベーションの上昇にもつながるでしょう。ぜひ、ITツールの導入を検討し、必要な個所への導入を検討してみてください。

ただし、不要なツールの導入と従業員に説明なく、急な導入は反発を買いますので、やめましょう。事前に従業員に相談の上、導入の時期や規模を検討しましょう。ITツールの導入をすすめてみてください。

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