行政書士は他士業に比べて、広い業務範囲を扱います。中でも許可認可に関わる書類は１万種を超えると言われています。IT技術の普及の影響で、この数は今も増え続けています。そのような業種の特性から、行政書士は時にはあまりにも多くの案件を抱えてしまうことがあります。特に、更新手続きが集中する繁忙期などは、作業に追われ深夜まで働く日も珍しくありません。
このような多忙な状況は、ヒューマンエラーの温床となります。チェックに割ける時間の不足、疲労の蓄積などで、業務の質を保てなくなってきます。特に、スケジュール管理はミスが生まれやすいとされます。予定は絶えず変わっていくので、突発的な変更も頻繁に起こります。日程調整を誤れば、整合性が取れないスケジュールができてしまいます。特に、複数の顧客と同じ時間に打ち合わせを行ってしまう、ダブルブッキングは致命的です。顧客との信頼関係に深刻な影響を与えてしまうため、なんとしても避けなければなりません。
スケジュール管理のために、多くの職場ではサポートツールが利用されています。サポートツールは日程調整作業を簡易にしたり、ヒューマンエラーを未然に防げるよう設計されています。この記事では、ダブルブッキングが発生する原因と、それを解消する日程調整ツールの特徴を説明します。
目次
ダブルブッキングがおこってしまう原因
ダブルブッキングはヒューマンエラーですが、必ずしもその人のみに原因があるわけではありません。実は、作業環境がミスを誘発しているということも少なくありません。
たとえば、下記のような状態はミスが生まれやすいとされています。もしも思い当たるものがあれば、すぐに改善を行う必要があります。
候補日がスケジュールを圧迫している
メールで日程調整を行う場合、こちらから面会の候補日を挙げ、顧客に都合のいい日時を選んでもらう、という方法が取られます。最もシンプルな方法ですが、候補日が保留状態になり他の予定が入れられない、というデメリットがあります。複数の顧客と同時に日程調整すると、候補日で予定が埋まってしまう事態になることも。
なにより、このような実在しない予定が大量に増えると、管理が複雑になってしまいます。日程確定後にスケジュールから削除すべき候補日を残してしまったり、別の顧客の候補日を取り除いてしまう、などが起こりやすいミスです。このようなミスが、ダブルブッキングの原因になってしまいます。
日程が常に変化している
スケジュールが絶えず変わる状況は、ヒューマンエラーが発生しやすいとされます。忙しくてスケジュール表にすぐに書き込めず、とりあえずメモなどで記録する、記憶だけしておく、ということは多くの人がやっています。しかし、この行為は危険です。記録は一つスケジュール表に統一しなければ、いずれは漏れが生まれてしまうからです。
予定が常に変化する環境は、記録媒体の統一を難しくします。そのため、いつでもすぐに記録できるようなツールが必要です。
補助者との情報連携がうまくいかない
補助者を雇用して業務をサポートしてもらう時も、注意が必要です。複数人での業務は、新しい問題を起こすこともあります。最もありがちなのが、行政書士と補助者がそれぞれ別のアポイントを取ってしまうというものです。あとになって慌てて修正して、余計な時間をかけてしまうことになってしまいます。
このようなトラブルは、同じ職場にいる時はまず起こりません。お互いが離れた場所にいて、予定の確認がすぐにできない時に起こってしまいます。行き違いがないように頻繁な連絡を行うようにしている職場もありますが、これはあまり得策ではありません。連絡作業は意外と作業負荷が高く、業務を圧迫します。また、連絡を受ける側は対応をおろそかにしがちで、ミスが発生しやすい傾向にあるからです。
日程調整機能のメリット
日程調整ツールは、インターネット上でスケジュールデータを共有・操作できるサービスです。日程調整機能は下記のような手順で、顧客自身がスケジュールを追加できるようになっています。
1.自身のスケジュールが保存されたサイトurlを送る。
2.顧客はスケジュールを確認して、空いている時間帯を選び予定を追加する。
3.直ちに追加された予定がスケジュールに反映される。
このように、日程調整ツールは作業手順を必要最低限にしており、煩雑なメールでのやり取りを必要としていません。また、予定の変更を即時反映できるので、高速で情報共有できるのも特徴です。これにより、これまでに述べた問題点を解決することができます。
複数の日程調整を容易に進行できる
日程調整ツールは、候補日を挙げる作業が不要です。顧客自身がスケジュールの空き状況を確認し、予定を追加するため、こちら側で行う作業は最小限になります。さらに、候補日の選定が不要になったことで、複数の顧客との日程調整が容易になりました。顧客は常に最新の情報を確認できるので、ダブルブッキングなどの心配はありません。
また、スケジュールが確定した際の通知機能を利用すれば、報告作業なども省略できます。今までメールのやり取りに使っていた時間は、本当に必要な業務に回すことが可能になります。
スケジュール情報を一元化できる
日程調整ツールにはスマホさえあればいつでもアクセスできるので、手軽に予定を追加することができます。出先でオフィスのスケジュール表に書き込めない、移動中なのでスケジュール帳に記録できない、ということもなくなります。
インターネット上のスケジュールに情報を一元化することで、予定を一元管理することができます。メモに残したまま忘れた、一旦記憶して後で予定表に書くつもりが忘れた、ということはもう起こりません。
リアルタイムに最新のスケジュールを共有できる
離れた場所からでも同じスケジュールを見ることができるので、補助員との行き違いがなくなります。行き違いがないように頻繁な連絡を行うようにしていた職場では、その連絡作業の負担がなくなります。
また、スケジュール管理機能を利用すれば、予定に関する詳細な情報も連携できます。必要な資料を添付することで、面倒だった資料のやり取りを簡易化します。その他、定例の予定を一括で設定するなど、煩雑な作業を最小限で済ませることができます。
日程調整ツールでミスがでない環境づくりを！
行政書士の仕事は調整が難しく、手が回らないほど多忙になる事態が発生しやすい業種です。多くの人が休みを返上し、作業量に任せた働き方で対応しようとします。しかし、それはヒューマンエラーが発生しやすい状況を作り出してしまうというリスクがあります。そのような状態に陥らないためにも、可能な限り業務の負担を小さくするよう考えるべきでしょう。
日程調整ツールは、日々の煩雑なやり取りを簡易化・自動化することで、ミスのうまれにくい環境を作ります。ストレスフリーな作業環境を作り、本来の力を発揮できるよう、現在の職場環境を見直してみましょう。
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