こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスの現場において、誰しもが「調整業務」を経験したことがあるのではないでしょうか。
「調整業務」といっても、会議や会食のスケジューリング、設備の予約など多岐にわたります。そんなビジネスパーソンであれば密接に関わる調整業務ですが、「スケジュール共有が効率化されておらず、スピーディーに調整ができない」といった悩みを抱える企業も多いようです。
今回は社内外問わず、調整業務も多い不動産コンサルティングを行っている企業にインタビューを行いました。
そこで明らかになった調整業務の課題・解決策をご紹介します。
スムーズなスケジュール共有ができず、予定が重複することも
今回インタビューをした会社は、不動産の売買、賃貸の仲介、不動産有効活用のコンサルティングを行っています。
日々の業務には社内外での打ち合わせの日程決め、会食のスケジューリング、社用車や会議室の予約などの調整業務も多く含まれています。
調整作業の際は自身のスケジュール帳や共有ホワイトボード、メールなどを用いて行う場合が多いようです。
しかし調整作業を行うたびに関係者全員に連絡をし、自身のスケジュールと照らし合わせる作業は時間もかかり、ミスも発生しやすいとのことでした。
実際にスムーズに調整業務を行えなかったのが原因で、予定の重複が発生し、仕事の効率も落ちてしまいそうですよね。
スケジュール帳やホワイトボード、メールを用いた情報共有で効率が悪くなることも
今回インタビューをした企業は「自身のスケジュール帳や共有ホワイトボード、メール」などを用いて情報共有をしています。日々の業務では、社内外の打ち合わせのスケジューリングや社用車の予約など、調整業務も多いとのことです。
「自身のスケジュール帳や共有ホワイトボード、メール」などを用いて情報共有をしていると、何か予定を立てる際は共有のホワイトボードを確認したり、1人ひとりに予定を聞いたりする必要があります。
まず、ホワイトボードに書いてある情報は常に最新とは限りません。なぜなら、ある社員が長期出張に出かけている際などに、予定の変更があるかもしれないからです。またメールや電話で予定を聞いて回っても、すぐに回答をしてもらえるかわからないですよね。
そのためインタビューをした企業では、最新のスケジュールを把握しにくく、調整業務に時間がかかったり、再調整をしたりする場面も多かったようです。調整作業が多い会社だからこそ、スピーディーに情報共有をし、生産性を高めていく必要性があります。
グループウェアを用いてスケジュールの可視化を図る
調整業務を効率良く行うためには、常に社員の最新情報を共有しておくことが大切です。ホワイトボード等を用いたスケジュール共有は手軽にできるものの、「スピーディーな調整業務ができる」とは言い難いですよね。
そのようなときに役立つのが「グループウェア」といったITツールの活用です。
グループウェアには以下のような機能が搭載されています。
- 掲示板機能
- ファイル共有
- 共有カレンダー
- グループチャット機能
特にインターネット経由でログインするだけで利用できる「クラウド型」のグループウェアは、場所を問わず、柔軟にスケジュールの変更が可能です。ですので出張先からでもわざわざ帰社することなく、即座にスケジュールを変更し、情報共有を行えます。
またグループウェアでは社員のスケジュールが一元管理できるため、調整業務の際も、1人ひとりにスケジュールを聞く手間が省けます。以上のようにグループウェアを使用することで、無駄な作業を省きつつ、スピーディーな調整業務が実現化するでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
