こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「紙の印刷の手間が面倒」「そろそろペーパーレス化を考えている」という会計事務所の方も多いのではないでしょうか。ですが、初期費用がかかる場合もありますし、なかなか踏み出しにくいですよね。
しかし、ペーパーレス化すると
- コストカットに繋がる
- 様々な資料を外出中も読める
といったメリットが挙げられます。
そこで今回は、会計事務所がペーパーレス化するメリット、やり方、導入のポイントをご紹介します。
目次
ペーパーレス化するメリット
コストカットに繋がる
会計事務所では、資料の印刷をする機会も多いのではないでしょうか。その都度印刷して紙で保管するとなると、以下のコストが発生します。
- 用紙代
- 印刷代、トナー代
- 資料室の維持費 など
各項目は小さなコストかもしれませんが、合わせて1年に換算すると「こんなにも資料作成に使っていたのか」と驚くこともあるかもしれません。
事務所内をペーパーレス化することで、そうしたコストをカットできます。中にはペーパーレスにして年間30,000枚以上にかかるこれらの費用を削減できた例もあります。
資料を参照しやすくなる
会計事務所では、以前のデータや関連企業の情報などをまとめて資料にしていることもあるでしょう。それらを参照したい場合は、ファイルを探し、目当ての資料を見つける必要があります。
ペーパーレス化していれば、パソコンやタブレットでキーワードを打ち込むだけで探しているデータを参照できます。そのため、業務の時短に繋がります。また、紙の資料をファイリングする時間も省けるため、専門業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう。
外出先でも閲覧できる
企業との打ち合わせに向かう間、「あの資料の内容を確認したいな」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。会計事務所内がペーパーレス化されていれば、外出先でも資料の閲覧が可能になります。
リスケジュールなどで外出先で時間が空いてしまった際も、パソコンやタブレットで別の業務をすることも可能になります。こうした利便性の高さも、ペーパーレスで得られるメリットの一つです。
ペーパーレス化の方法
ITツールを導入する
ペーパーレス化するためにも、おすすめなのはITツールの導入です。現在使っているメールでファイルのやりとりをするなど、ツールを導入せずに一部ペーパーレス化することも可能でしょう。しかし、専門のツールを入れた方が業務を効率的に行えます。そこで、ペーパーレス化に適したITツールをご紹介します。
チャットツール
メールよりも簡単にメッセージの送受信ができるツールです。これにより、ファイルの送付や受け取りも簡単に行えます。会議や打ち合わせの資料や議事録を、印刷して参加者に配布している事務所もあるかもしれません。
ペーパーレス化を機に、電子化してチャットで送るようにしてみてはいかがでしょうか。
また、会議自体を減らしてチャットで意見交換を行うやり方もできます。誰が何を発信したのかも自動的に残るため、議事録をとる必要がありません。どこにいてもパソコンやタブレット、スマートフォンがあればチャットに参加ができます。ペーパーレスだけではなく、事務所内のIT化を進める一歩としても、チャットツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、決済の申請や承認を紙を使わずに行えるITツールです。申請書などを印刷する手間も省けるほか、申請テンプレートに入力するだけなので、申請にかかる時間を短くすることもできます。導入した企業の中には、承認や申請にかかる時間がこれまでの半分以下になったという例もあります。
電子FAX
企業によっては、FAXでやりとりしているところも多いかもしれません。送受信時に、紙でファイリングするとどうしても時間がかかってしまうものです。そんなときにおすすめしたいのが、電子FAXです。
これまで通りFAX番号宛てにデータが届くのですが、既存のFAXと違うのはそれを自動的に電子化してくれるところです。届いたFAXは自動でPDF化され、メールに届きます。FAXにかかるインク代やトナー代、維持費などが不要になるため、コストカットに効果的です。
グループウェア
業務効率化に関わるITツールがまとまって提供されるグループウェア。ペーパーレスだけではなく、オンライン会議やスケジュールをデジタル共有するなど、事務所内のIT化を図るなら、断然グループウェアがおすすめです。
1契約で様々な機能が入っているため、先述のITツールを個々に契約するよりも割安になる場合もあります。まずは無料お試しでグループウェアをダウンロードして使いたい機能を把握してみる、というやり方もおすすめです。
4つの導入のポイント
小規模から始める
事務所内のペーパーレス化は、まず小規模から始めてみましょう。一気に導入し、所内全体が混乱するのを避けるためです。
あるクライアントに関わるメンバーだけ、特定の部署だけなど、10名以下のメンバーで回してみて、効果を検証してみることをおすすめします。ソフトの良し悪しや、必要な機能の選別ができるため、導入コスト節約にも効果的です。
繁忙期は避ける
決算業務や確定申告の時期など、会計事務所には繁忙期があります。その期間にペーパーレス化ツールを導入するのはおすすめしません。
なぜなら、ストレスがかかって通常業務が滞る恐れがあるためです。操作が簡単なツールだとしても、新しいものに慣れるには心身ともに負荷がかかります。やり方を覚えるのにもストレスがかかり、細かなミスが増えるかもしれません。そのためITツールの導入は、業務にゆとりのある時期に始めるのがおすすめです。
操作がわかりやすいものを選ぶ
ITツールを導入する際は、操作がわかりやすいものを選びましょう。そうすることで、導入にかかるストレスを軽減できます。どのツールが操作しやすいか確認するためにも、複数のソフトを試してみましょう。
無料試用期間があるツールも多くあります。いくつかダウンロードして小規模で運用してから、最適なものを選ぶことをおすすめします。
担当者を配置する
新しいツールを導入したあとは、操作法や運用方法に疑問が出ることも多いでしょう。各々が毎回マニュアルを参照し自己解決していると、手間がかかってしまいます。
そのため、担当者を配置することをおすすめします。わからなかったことや、運用ルールの確認はその担当者に尋ねます。数回同じ質問がくるのであれば、内容をまとめチャットやメールで周知するなど、効率的に運用できるよう工夫してみてはいかがでしょうか。
まとめ｜会計事務所でITツールを導入して業務効率化！
今回は、会計事務所がペーパーレス化するメリット、やり方、導入のポイントをご紹介しました。導入後は利便性が高くなることが予想されますが、初期段階では混乱が起きてしまう可能性もあります。
そのため、導入のポイントを抑えながら、スムーズにペーパーレスへと移行してみてはいかがでしょうか。ぜひ参考にしてみてください。
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