プロが教える7つの業務効率化手法と3つの注意点を徹底解説

2021/01/21

働き方改革を進める中で業務の効率化は必須要件。ただし、闇雲に業務効率化手法を実践しても結果はついてきません。本記事では、業務効率化手法を以下の流れに沿ってご紹介します。

  • 業務効率化にやること
  • 業務効率化する7つの手法
  • 業務効率化の失敗しない3つのポイント

本記事を一読して、自社にあった業務効率化手法を実践してみましょう。

業務効率化にやること

業務効率化を試みるもなかなか改善できないといった悩みを持つ会社もおおいのではないでしょうか。実際、業務効率化はいくつかの手順を踏まえたうえで実践しなければ、業務改善前より悪くなるといったケースが発生します。

この章では、業務効率化する前の準備段階として押さえておきたいポイントをご紹介致します。

業務フローの現状把握

業務効率化で失敗しないためには、業務効率化前の「現状把握」が必須です。どの部分をどのように改善する必要があるかを理解しないまま、業務効率化ツールを利用しても効果はでません。

まずは、部署ごとに「担当名」や「担当者数」、「作業時間」、「社内業務」、「社外業務」などをできるだけ詳しくまとめることからはじめましょう。

社内全体を把握できれば、何をどのようにどう効率化すればいいかが見えてきます。

業務効率化するポイントの選択

社内業務の全体像が把握できた後は、効率化するポイントを見つける作業に移ります。業務効率化の効果が顕著に表れやすい業務は以下のとおりです。

  • 単純業務
  • 発生案件が多い業務
  • マニュアル化しやすい業務

まずは業務の効率化が目に見えてわかる業務を選択し、実践している業務効率化手法が自社に適合しているか否かを判断しましょう。

業務効率化する7つの手法

効率化するポイントを明確にした後は、いよいよ業務効率化するのに有効な7つの手法をご紹介致します。

必要のない業務の削除

業務の効率化で最も手っ取り早いのが無駄をなくすという作業です。例えば、長く続いている大企業などによくあるケースが無駄な会議が多くなっているといった事例です。一言に「会議」といっても会議に使用する会議場を探す手間や資料を作成する労力も会議の開催には欠かせない付随業務になります。

まずは、そもそも会議の回数を減らせないかを考え、減らせないのであれば、オンライン会議等を利用することにより、無駄をなくしたうえで会議時間を確保できます。さらに、移動時間や会議にかかる諸経費の削減にも繋がるため、企業全体の効率化に繋がります。

このように「必要のない業務の削除」が企業全体の業務効率化へと近道となりえるのです。

業務の自動化

これまで人間の手で行っていた業務を自動化することで業務の効率化が期待できます。例えば、エクセルを利用して会社の利益を算出したいときに、売上と必要経費を入力しますが、

関数を利用するか否かで業務スピードが全く異なります。システム会社であれば、問い合わせ対応をAIのチャットボットに切り替えることで人手をかけずに業務の効率化を図っています。

このように、発生件数が多く、マニュアル化しやすい日常的な業務は自動化することをおすすめします。

業務フローの見直し

業務フローが正常に機能しているか否かを見直すことは業務の効率化には欠かせない作業です。ここでいう正常に機能しているかというのは、業務を最短で行われているか否かです。

より効率化したい場合は、一旦業務を分業化して各担当者が自身の役割を最短でこなせているかを確認します。この分業化により、担当者一人一人が主体性をもつようになります。さらに、それぞれが業務の改善や最適解を導くきっかけになるなど、結果的に従業員のモチベーション向上にも繋がります。

つまり、業務フローの見直しは、人材の育成をしながら企業全体の効率化を図ることができます。

業務の組み合わせ

業務フローの見直しの次のステップとして、分業化した各担当者の組み合わせを変えることも効率化において有効な手段です。

よりよいチームを作るためには、個々の特性を踏まえた相性が重要になります。担当者の組み合わせや業務工程の組み合わせをひとつ変えることで業務効率が上がるケースも珍しくありません。

もちろん、組み合わせを変えることで以前より悪くなってしまうことも十分考えられるので、何通りもの組み合わせをあらかじめ準備して実践することが大切です。

外注に依頼

社内で行わなくてもいい、単純な業務やマニュアル化しやすい業務は外注に依頼することで効率化を図ることができます。

現在は、クラウドソーシングサイトの需要も高まり、会社を通さずフリーランスと直契約する企業も多いです。単純業務を外注へと依頼することで、コアなタスクに集中できるといったメリットもあります。

さらに、外注を依頼するなかで、質の高い納品物を提供してくれる優秀な人材の確保にも期待できます。

タスク管理

タスク管理により、各担当者に割り振られた業務を明確に管理することができます。タスクの内容や進行スピード、納期の確認などもタスク管理をしていれば一目瞭然です。

ビジネスチャット等のツールを活用すれば、グループごとにコミュニケーションをとりながら情報を共有できるので、テレワークを導入している企業にもおすすめです。

業務効率化の失敗しない3つのポイント

業務の効率化を進めるためにコストをかけても効果がでていなければ失敗と同じです。業務効率化で失敗するリスクを少なくするためには、これからご紹介する4つのポイントを抑えましょう。

スピードにとらわれて質が低下する

業務効率化に囚われ、スピードを意識するあまり、お客様や企業に提供するサービスの質が低下してしまうケースが発生します。さらに、「無駄を削除」するために、従業員の作業時間や業務の作業時間を短縮する会社も多いです。

これをやってしまうと従業員への負担が重くなるだけで、業務効率化の目的とは異なります。業務の効率化は生産性をあげることを目的としているのに対して、従業員への過度な負担が大きくなると退職者が増える要因にもなり得ます。

十分な作業時間の確保かつ品質を落とさない状態が維持できてはじめて業務効率化の成功といえます。

社内全体への共有

業務効率化の準備が整っていない状態で、業務効率化ツールの導入を強行してしまうと失敗する確率が大幅に上がります。

例えば、業務の効率化を進めるにあたって、残業をなくしても作業量自体は変わっていないので、自宅で仕事をする従業員が増えているだけです。現場の実情をきちんと把握し、その業務効率化手法が自社に合っているかを社内全体に共有することが業務効率化の成功へと繋がります。

業務効率化ツールの導入選定

業務効率化を目指す企業が導入している「グループチャット」と「ビジネスチャット」。

グループウェアとは、さまざまな機能を駆使して作業効率を向上させるために作られたサービスです。ビジネスチャットもグループウェアと同様に社内の情報共有やタスク管理をサポートするシステムです。

自社にどういったシステムが必要かを考えたうえで、適合する業務効率化ツールの選定を慎重に行ってください。

自社にあった業務効率化ツールの選択がポイント

本記事を読んで業務効率化手法について理解を深められたでしょうか。

業務効率化は企業の成長に欠かせない取り組みです。労働環境の改善や魅力的な企業への成長にも繋がるため、積極的に体制を整える企業も多く存在します。

自社にあった業務効率化を選択して、自社にあった手法をお試しください。

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