新しいAipoカレンダーは予定共有をもっとカンタンに【ToDo編】

Aipoカレンダーは2019年7月にデザインを大きく変更いたしました。
すでに新カレンダーをご利用いただいているお客様からは「デザインがより洗練された」「自社では新デザインが人気!」といった嬉しいお言葉を沢山いただいております。

今回はいくつかある変更点のひとつ「カレンダー内におけるToDo表示」についてご説明いたします。

ToDo機能とは?

Aipoにはカレンダーの他にさまざまな機能がございますが、その中のタスク管理ツールの「ToDo」はカレンダーと連携しています。

ToDoは「今週の金曜日までに新規プロジェクトの資料を作成しなければいけない」など「いつまでに何を終わらせたい」といったタスクがある場合に非常に便利な機能です。

このように「タスク内容」「優先度」「担当者」「期限」「進捗状況」などを一目で把握・共有することが可能です。

ToDoについてもっと詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

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旧カレンダーでのToDo

ToDoを設定することにより、カレンダー内でタスクを確認・共有することができます。旧カレンダーでは「ブロック表示」でタスクが表示されないので赤枠部分で日付表示を変更します。

「日表示」と「週表示」では以下のようにタスクが表示されます。

日表示の場合

週表示の場合

また、月表示では個人のスケジュールのみの表示となるので、タスクを確認するにはグループを選択してからひとりづつタスクを確認します↓

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新カレンダーではToDoとの連携がとても便利に!

新カレンダーではToDoの利便性も大きく向上しました。
旧カレンダーでは見ることのできなかった「ブロック表示」でもタスクを確認することができます。

もちろん色もユーザーが設定した色でタスクが登録されるので、すぐに誰のタスクなのかを把握することが可能です。

また、旧カレンダーと同様に「日表示」「週表示」でも確認することができますし、旧カレンダーではひとりづつしか確認のできなかった「月表示」でも、以下のようにグループ(部署など)ごとに確認することも可能になりました。

新カレンダーでのToDo活用例

 

カレンダー上で進捗率などのToDo内を変更させることが可能です。
完了したタスクはカレンダーからは消えるので(ToDo画面の「完了したToDoへ移動」)タスクがカレンダーにたまっていくことはありません↓

このように全員がそれぞれのタスクや進捗具合を可視化して共有することが可能になります。

■個人的にタスクを管理したい場合

タスクをチームに公開せず自分だけで把握しておきたい…という場合もあるかと思います。

例えば「プレゼン資料作成」という大きなタスクは全体に公開しつつ、それを達成するための小さなタスクは自分だけが把握していても問題はないかもしれません。

そういった場合、ToDo画面でタスクを追加する際に以下のように公開区分を「非公開」にします。カレンダーへの表示は「公開」にします。

そうすると自分のカレンダー画面では以下のようになります。

赤枠で囲まれた鍵マーク🔒の付いているものが自分にしか見えていないタスクになります。こちらは個人的なタスクとして常に確認することができます。

また、他の人のカレンダー画面では以下のようになっています。

赤枠の部分に注目していただけると、鍵錠マーク🔓の付いているタスクは見えないことが分かります。

ToDo機能をカレンダーとうまく連携させることでプロジェクトの進捗具合をチーム全体で共有することができ、各々が仕事の優先度を考えられるなど、結果として全体の業務効率化につなげることができるでしょう。

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新しくなったAipoカレンダーをまだご存知ない方はぜひこの機会に一度お試しいただけましたら幸いです。

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